電子帳簿保存オプションスマートOCRに関するパッケージ情報と、様々な連携オプションをご紹介します。
電子帳簿保存法とは
電⼦帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について、電⼦データでの保存を認める法律です。
各税法では帳簿・書類については原則紙での保存が義務付けられていますが、電⼦帳簿保存法が定める⼀定の要件を満たせば電⼦データにて帳簿・書類の保存が可能となります。
電帳法の要件はどう変わった？
保存要件の緩和
1.タイムスタンプ要件の緩和
要件に対応したクラウドシステム等を活用しタイムスタンプ付与を省略可能に
2.入力期間要件の緩和
書類の受領者が行う署名が不要になり、入力期間も2か月＋7営業日以内に緩和
3.検索要件の緩和
電子データの必須検索項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」のみに限定
税務署長の事前承認制度の廃止
これまではスキャナ保存制度の利用開始3か月以上前に所管税務署へ申請を行う必要がありましたが、廃止され申請不要なります。
適正事務処理要件の廃止
従来は適正事務処理要件として書類の受領者以外によるダブルチェックが必要でしたが、こちらも廃止となりました。これにより、スキャナ保存制度の利用における業務負荷が低減されます。
電子取引保存の変更
現在は電子保存は任意ですが、必須になります。EDI・ECサイトだけでなくメールも含まれます。
スキャナ保存制度の要件緩和を有効活用したい！
スキャナ保存制度では要件が緩和されましたが、有効活用するためには以下が必須です。スキャナを利⽤して書類を電⼦データ化したとしても以下項目がクリアされていないと運用できないなんてことがあるかもしれません。
検索の機能が
あること
検索用データ登録が必要！
書類をスキャンするだけではなく、電⼦データと「取引年⽉⽇」「取引⾦額」「取引先名称」などの検索⽤の情報を紐づけし、検索機能を提供する必要があります。
タイムスタンプの代替となる
システムの利⽤
制度に対応したクラウドサービスの導入が必要！
タイムスタンプ要件は緩和されたものの、これは「訂正や削除が不可である」などの要件を満たしたクラウドサービス等の利⽤が前提です。そのためスキャナ保存制度に対応したシステムを導⼊する必要があります。
電子帳簿保存のメリット
セキュリティ・コーポレートガバナンスの改善
今までは紙で保存していたものを電子化することにより、データとして修正履歴が残るためデータ改ざんなどのリスクを減らすことが可能です。また、アクセス権を持っていれば資料データや情報いつでも閲覧できるため、社内でも複数の部門間で共有しガバナンスを高めることができます。
業務の効率化
資料をデータ化することで、より新しい情報をネットワーク上で共有することが可能となり、業務の生産性を上げることも可能に。紙の帳簿では印刷する手間や、手作業での保管するための処理が必須でしたが不要です。
検索ができ、情報を容易に探せる
電子化されることにより、検索が容易に。紙書類の場合では一枚一枚探していた時間大幅に短縮され、業務を減らすことが可能です。
コストの削減
書類を紙で作成するにあたり、作成時にはコピー用紙やインク代、コピーする時間がかかります。また保管時には膨大かつどんどん増える書類に対して、まとめるバインダーを購入したり倉庫の賃借、保管するまでの作業も必要でした。しかし、もう物理的に保管するためのコストはすべて不要です。また、紙の劣化や水害・火災などによる消失も心配ありません。
紙のある業務という常識からの脱却
書類の郵送やFAXなど、紙が介在する業務のために働き方改革が難しいという声を多く耳にします。長年日本では「紙を処理するのが当たり前」とした風潮が続いてきました。しかし昨今ではデジタル庁も立ち上がり、業務の効率化や自動化を目指すためにデジタル化を促進する動きへとシフトしています。電子帳簿法への対応は、こうしたDXへの第一歩として繋がると考えられます。
電帳法に対応したスマートOCRの活用によるメリット
オプションプラン
| 電子帳簿保存オプション | 帳票のデータとデータベースを最長で10年保存します。 |
|---|---|
| バックアップオプション | 帳票のデータとデータベースを物理的に異なる環境へ保存しデータ損失リスクを最小限にします。 |
| 全文検索オプション | スマートOCRで読み取った書類のデータの全ての中から検索をすることが可能です。 |
別途お見積りが必要となりますので、以下からお問い合わせ下さい。
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