株式会社四電工は、四国電力グループの一員として、建物の設備をつくる建築設備工事と、電柱や鉄塔を建てる電力供給設備工事などの事業展開をしている総合設備企業です。

今回は、建築設備工事の積算業務にスマートOCRを活用し、効率化に成功した事例について、設備技術部設計課長・白川さんと、同じく設備技術部設計課で機械設備の積算業務などを担当している中田さんにお話しをうかがいました。

説明書を見なくても使える操作性と読み取り精度の高さが他社とは違った

貴社の事業内容についてお聞かせください。

白川さん：四電工は、1963年に設立された四国電力グループの会社で、電気・空調・給排水・エコ関連・電気供給などの設備工事を主力事業としています。

最近では主力事業以外にも、電気・空調系の技術を活用したトマトの栽培や、これまで弊社がサービスを提供できなかったエリアや業種をカバーするためのM＆Aにも取り組んでいます。また、弊社では陸上競技場を運営しているご縁で、地域貢献やPR活動を兼ねて陸上クラブの運営や陸上選手のサポートも行っています。

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

白川さん：私たちの部署では、お客様に提出する建築設備工事の工事見積書を作成する積算業務が主な業務であり、 1日の大半は積算データを自社システムへの入力作業に時間を費やしていました。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

白川さん：弊社では、技術開発室がDX化や業務効率化への取り組みを行っており、その一環として、労力のかかる積算業務にAIを搭載したOCRの活用について提案を受けた事がきっかけです。インフォディオさんを含め4社のシステムを検討し、トライアルをしました。スマートOCRは使いやすく読み取り精度も高かったので、「他のサービスとの優位性」を感じ導入を決めました。操作性に優れ、説明書がなくても直感的に使えて驚いた事を覚えています。

また、独自に作成したテンプレートとデフォルトのテンプレートを案件ごとに使い分けられるのも魅力的でした。

積算業務における入力作業を大幅に時短化。建築業界が抱える課題を解決

スマートOCRをどのようにご利用いただいていますか？

中田さん：主に積算業務で使用しています。当初は、図面から配線や配管などを拾い出して表にまとめた「拾い表（ひろいひょう）」の読み取りに使うことも検討していましたが、手書きの書類であったためOCRでは読み取りにくく、今のところ導入していません。

積算業務の1つに、複数のメーカーさんから見積書を徴収し、記載された内容を確認し、採用を決めた1社の見積書の内容をそのまま自社システムに入力するという業務があります。スマートOCRを導入する前は、1案件につき10～15種類のメーカー見積書をすべて手で打ち込んでいました。導入後は、そのうちの2割程度の見積書をスマートOCRに読み込ませて文字化し、そのままCSVで自社システムにインポートができるようになりました。

導入による効果についてお聞かせください。

中田さん：1案件の積算業務のうち入力業務が3～4割を占めていましたが、導入により2割ほどの作業量にまで削減できました。各メーカーさんの見積書は様式が統一化されていないため、精度の高いデータ変換ができない部分もありますが、それでも大幅に業務の効率が上がっています。

白川さん：建物の規模が大きな案件は、その分見積書の枚数も多くなります。入力作業が多い大型案件ほど、スマートOCRによる効果は大きいです。以前は約2週間かかっていた入力作業が1週間もかからずに終わるようになり、業務効率化にすごく貢献してくれていますね。

また、数字のミスを防げるのも大きなメリットです。以前は手入力してから自社システムで計算をしていたので、合計金額のチェック・修正に非常に時間がかかっていました。導入後は事前にExcelベースで内容を確認することが可能となったため、数字の入力を間違えて合計金額が大幅にずれるといったミスは格段に少なくなりました。

会社にとって、積算業務にかかる時間の削減や数字の入力ミスの防止は、大きな課題だと思います。スマートOCRは、その有効な解決方法のひとつになるのではないでしょうか。

今後、どのようにスマートOCRを活用していくのかお聞かせください。

白川さん：現在弊社では、設計・積算関係に従事する社員が全社大で50名ほどいて、そのうちスマートOCRを活用している社員は10名弱に過ぎません。とはいえ、20代・30代の若手だけではなく、50歳過ぎのベテランからも「業務が楽になった」という声が上がっているのが嬉しいです。

イメージよりもずっと使いやすく効果が大きいので、特定の社員だけではなくみんなに利用してもらい、業務効率化に役立ててもらえればと思います。

より多くの社員に自由に使ってもらえるようプランアップをしたので、全社で積極的に利用して欲しいですね。社員が「この業務に使えそう」と自分で考え、いろいろな場面で活用すれば、会社全体の業務効率が上がると確信しています。

もちろん、社員に任せきりにするのではなく、私たちもより活用してもらうための取り組みをしなければなりません。初めて触るシステムに抵抗がある社員もいますので、インフォディオさんと相談しながら、より簡単に使えるようテンプレートを用意するなど仕組みを整えようと考えています。

建設業界の性質上、残業や休日出勤が発生しやすく、ハードワークになりがちです。効率化が進めば、ゆとりを持って仕事ができるようになります。ゆとりが生まれれば、アイディアを考えたり、新しいチャレンジをしやすくなったりと、会社全体にプラスの影響が出ると期待しています。全社でスマートOCRの活用を促進し、業務改革を実現していきたいですね。

※インタビューの内容は取材時のものになります。