安田倉庫株式会社は、1919年（大正8年）の創立以来、首都圏・関西圏を中心に拠点を展開し、倉庫・物流サービスを提供する総合物流企業です。同社の物流サービスの一つである通関業務の効率化のため、スマートOCRを長年ご利用いただいております。

今回は、通関業務を行う国際輸送センターの濱田さん、秋田さん、またスマートOCR導入を推進された営業企画部DX事業推進室の鈴木さん、物流推進部の森ヶ山さんにお話を伺いました。

簡単な設定で帳票をまるごと読み取れる便利さに惹かれて導入

貴社の事業についてお聞かせください。

鈴木さん：安田倉庫株式会社は、倉庫業を中核として物流業を首都圏から全国に展開しており、さらにお客様のニーズにお応えすべくアジアを中心に海外へとネットワークを拡げてまいりました。総合物流企業として、従来の倉庫・物流サービスに捉われることなく、メディカル物流においては洗浄・メンテナンス・修理まで対応し、IT機器のキッティングサービス、文書の保管・検索・電子化など、柔軟な発想力と想像力で、様々なご要望にお応えできる専門性を持っております。

当社グループでは2030年のあるべき姿を描いた「長期ビジョン2030」を掲げ、「世界に誇れるYASDAブランドと革新的テクノロジーの融合で全てのステークホルダーの期待を超える企業グループを目指す」としています。近年は特にAI・ロボティクスの活用による物流DXを成し遂げるため、業務の効率化に注力しております。

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

濱田さん：国際輸送センターでは国際輸送および輸出入に関連する通関業務を行っております。通関業務は貨物のセキュリティ管理と法令遵守の体制が常に求められる業務であり、当社は国が認定する「AEO通関業者（認定通関業者）」の認定を受けております。

通関手続きにおいては、船会社が貨物の輸出者に発行する有価証券である「B/L（船荷証券）」や貨物の送り先・受取先などの情報を記載した「インボイス」など、さまざまな帳票を取り扱います。

税関に提出する書類を作成する際に、帳票に記載された金額や番号をデータに起こすためシステムに入力する必要がありますが、書類の数が多く、転記作業に多くの時間を取られていました。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

濱田さん： 社内で業務効率化を目指してRPAやAIを活用したDX化を推進する動きがあり、導入しやすく大幅な業務効率化が見込めるAI-OCRの活用を検討しはじめました。いろいろな会社の担当者からお声がけいただき、合計数十社以上の製品を見て選定しています。

鈴木さん： AI-OCRというテクノロジーを知ってから情報収集を行っており、様々な会社のサービスをトライアルさせていただいたのですが、読み取り精度や使い勝手などが当社の要望と合いませんでした。

物流の帳票の場合、部分的に数項目を読み取るのではなく、帳票全体を一度に読み取る方が効率的です。高精度であっても、事前に読み取る箇所を決めて、項目ごとに読み取るサービスが多かったのですが、スマートOCRは事前の帳票設定が不要で、帳票全体を読み取れるので、当社のニーズにぴったりでした。

また、操作がシンプルなのも魅力的でした。お客様毎に帳票のフォーマットが異なるため、事前に帳票設定が必要なOCRサービスでは導入が困難です。スマートOCRであれば、どのフォーマットでも特に設定不要で、自動で読み取りテキストデータ化してCSVで出力できます。職員がすぐに使い方を覚えることができるため、様々な業務に活用できそうだと感じて、導入を決めました。

秋田さん： 実際に使用してみて、今まで時間をかけて手入力で文字起こしをしていた書類を、1ページまるごとすぐに文字化できて本当に嬉しかったのを覚えています。

大口顧客1件あたりの申告書類の作成時間を約50%も削減。書類処理の正確性とスピードが大幅に向上した

現在、どのような業務にスマートOCRを使っていただいていますか？

濱田さん： B/Lやインボイスなどの通関帳票のシステムへの転記です。大口顧客ですと1つの案件にそれらの書類が何十枚も付随することがあり、スマートOCRで読み取りテキストデータ化をしています。特に行数の多いインボイスは、作業に時間がかかるので、スマートOCRが欠かせません。

スマートOCRを導入いただき3年くらい経ちました、どのくらい業務効率化できたかお聞かせください。

秋田さん： 1件あたり50％ほど業務工数を削減できています。書類の枚数が多く、アルファベット・数字・ハイフンなどの文字列を大量に入力する必要があるため、手入力ですと、どうしても打ち間違いと修正が発生し、時間がかかっていました。

スマートOCRは読み取り精度が非常に高く、文字の間違いはほぼありません。手入力よりは遥かに間違いが少なく、大幅な作業工数の削減につながっています。特に、入力項目が多くハイフンと英数字が入り混じっているなど、複雑な書類ほどスマートOCRの利用による効果が大きいと感じています。

鈴木さん： スマートOCRを導入してから、書類処理のスピードも精度も改善することができました。お客様のご依頼に早く正確に対応できることは信頼に繋がり、当社の強みになっていると考えています。

今後更にスマートOCRを活用したい業務・用途があればお聞かせください。

秋田さん： スマートＯＣＲで読み取った内容を、ＲPAと連携して自動でシステム処理できるような発展的活用を模索しています。

濱田さん： 運送会社などから送付された請求書の読み取り業務にも活用したいと考えています。現在は、人の目で確認してExcelやシステムを組み合わせて、統一したフォーマットでデータを作成し、経理部に渡しています。毎月必ず多くの請求が送られてくるので、自動化できれば大幅に効率が改善できるはずです。

森ケ山さん：社内で「自分の部署でも使いたい」という声が上がっているので、インフォディオさんと相談しつつ、スムーズに導入できるようサポートしていきたいですね。

今後のビジネスの展望についてお聞かせください。

鈴木さん： 近年、当社グループは海外進出を積極的に行っており、これまで中国、ベトナム、インドネシアの拠点を中心にフォワーディング事業を展開しておりましたが、新たにシンガポール、インドを中心とした物流ネットワークを構築し、海外・国際物流のサービスメニューを拡充しております。

秋田さん： 事業拡大に比例して仕事量が増えることが予想されるため、スマートOCRを更に活用し、工数を削減できる部分は積極的に効率化していこうと考えています。

※インタビューの内容は取材時のものになります。