シロカ株式会社は、調理家電・生活家電・季節家電といった「小型家電」の企画・開発・製造・販売をしている企業です。

新しい発想のオリジナル製品に加え、独自にセレクトした良質な海外製品の代理販売もしています。

今回は、スマートOCRを活用した効率化について、受発注管理チームの田中さん、峯村さん、柳原さんにお話しをうかがいました。

発注書は全て手入力。スマートOCRの読み取り精度に感動した

貴社の事業についてお聞かせください。

柳原さん：電化製品をはじめとした自社ブランド製品の企画・開発・製造・販売がメインです。90秒でトーストが焼き上がるトースターや豆と水の軽量が不要のコーヒーメーカーなど、さまざまな製品を販売しております。

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

峯村さん：1年くらい前までは、とにかく全てがアナログでした。受発注管理チームでは、請求書や発注書などの書類処理を担当していますが、紙ベースで来た書類もWeb上でやりとりしたPDFの書類も全て、手入力していました。メンバーが頑張って業務をさばいていて、社内でも残業が非常に多い部署というイメージでしたね。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

峯村さん： 手入力ですと、時間がかかるだけではなく、人的ミスのリスクもあります。今はいろいろなITシステムが発達しているので、上手く活用して手入力を減らしたいと考えるようになりました。そこで、基幹システムの変更やスマートOCRの導入を決めました。

田中さん： スマートOCRを見つけたのは、「文字起こし」「注文書　OCR」といったキーワードでWeb検索したのがきっかけです。他社も含め合計3社のOCRを検討し、読み取り精度・業務とのマッチング・費用面など総合的に考えて、私たちに一番合っていると感じたインフォディオさんに決めました。

PDFと連携すると自動的に読み込んでデータ化してくれる機能も魅力的でした。FAXやPDFの書類が多いので、いろいろなことに使えそうだと感じたんです。

峯村さん： 私は新卒で入社して以来ずっとシロカで働いているので、アナログ入力が当たり前だと思っていたんです。紹介いただいた時に「すごい！こんなに読み取れるんだ」と感動しました。「導入する価値はある」と確信しましたね。実際に導入してみると、目を酷使しながら一つひとつ入力していたのが嘘のようです。

「社内で1番残業が多い部署」のイメージを刷新。業務効率化に注力するゆとりが生まれた

スマートOCRを導入後、どのような業務にご活用いただいているのでしょうか。

峯村さん： 主に受領した発注書のシステム入力です。FAXやメールに添付されたPDFをスマートOCRで読み取って、会社名・数量・金額等といった必要なデータをCSVに出力し、システムに連携しています。

受発注管理チームで取り扱う発注書は月間300枚くらいで、そのうち約3分の1はFAXやPDFです。歴史の長い企業ですと、まだまだFAXを使っているところが多いですね。デジタル化しようにも、システム関係で難しいそうです。

スマートOCR導入による効果を教えてください。

峯村さん： 1年くらい前までは、残業がすごい部署というイメージだったのに、スマートOCRと新システムの導入により、大幅な業務効率化に成功。社内で最も残業が少ない部署というイメージに刷新されました。

スマートOCRを使用した業務に携わっているのは、主に契約社員や派遣社員の方なのですが、今は定時退社が当たり前です。

スマートOCRを導入する前は、発注書1枚につき5～10分かかっていました。今では、3分の１から半分くらいの時間で処理できています。派遣社員や契約社員の方々の1ヶ月間の残業時間は、1人あたり10～15時間ほどでしたが、今ではほぼなくなりました。

派遣社員や契約社員の方々の手入力による負担が減った分、他の業務を依頼でき、私たち社員はさらなる効率化について考える時間を持てるようになりました。以前は、早く退社させてあげたいと思い、入力業務の1部を巻き取っていたんです。その結果、社員の残業時間が非常に多く、効率化に取り組む時間もないほどだったので、状況が大きく変わりましたね。

さらに、業務にゆとりができたので、ちょっとした雑談などコミュニケーションが取りやすくなり、チームの雰囲気がこれまで以上によくなったのを感じています。9月から年末にかけて繁忙期なのですが、スマートOCRのおかげで、だいぶ楽になりそうです。

スマートOCRの満足度はどのくらいでしょうか？

峯村さん： 10点満点中8点くらいです。読み取り精度が9割くらいと高いのですが、癖のある手書き文字の場合などは読み取れない場合があります。さらに、たまに注文書を何枚か読み込ませたときに、2枚目の一部だけ抜けてしまうといったケースもありますね。

不具合が発生したらインフォディオさんにお願いして調整してもらうのですが、場合によっては同じ修正依頼をしないといけません。そこが解消できたら満点だと思います。実現できたら、もっと業務が楽になるはずなので機能改善にとても期待しています。

今後、スマートOCRをどのように活用する予定なのかお聞かせください。

峯村さん： 現在はFAXなど紙ベースの注文が多いのですが、デジタルでの注文にシフトしていきたいと考えています。受発注業務を減らして、他の業務について考える時間をさらに増やせればと思っています。全国の量販店から送られている手書きのFAXの読み取りに苦戦しているので、ここをどうにかしたいですね。

主に発注書の処理に使用していますが、送り状の処理にも活用できたらいいなと考えています。件数的にはあまり多くないものの、年末や月末といった繁忙期には一気に150枚くらい来る時があります。そうなるとメンバーで分担して、1人あたり20枚くらい処理するので、大変なんです。

直近では、オプションのUPLOADERを利用して、アップロードからデータ出力までワンストップでできるようにしたいと考えています。書類の数が多く、一つひとつアップロードしていくのは手間なので、大幅な効率化につながるはずです。

※インタビューの内容は取材時のものになります。