株式会社幸田商店は昭和23年、幸田肥料店として茨城県平磯町で創業しました。肥料販売を通じ農家からの信頼を得て「ほしいも」の集荷、販売を開始。今年76年目を迎えた老舗ほしいも専業メーカーで、売上高は約40億円に上ります。
全国から毎日届く注文書の読み取りにスマートOCRを活用し、正確で迅速な出荷をどのように実現できたかをご紹介します。

その日の注文をその日のうちに出荷したい。取引先の手順を変えず業務を効率化

スマートOCRを導入する前はどのような業務の流れだったのでしょうか

松本さん：日々の注文書は、EDIとFAXで届きます。導入前はFAXで届いた注文書を4人の担当者がすべて発注システムに手入力し、午前中に発送伝票を作成していました。午後は出荷作業を行うため、時間との戦いです。繁忙期は1日200件前後の注文が入ります。早く入力を進めないといけないのですが、注文書の向きや文字の大きさもバラバラですし、注文の種類が多かったり、送り先がカタカナ表記だったりすると、どうしても入力ミスが出やすくなります。注文と違う商品を届けてしまい、営業担当者が急いで遠方へ交換に出向くといったことも発生していました。

それで、業務効率化のためにOCRを導入しようと思われたのですね

松本さん：取引先にEDIが導入されていればいいのですが、導入には費用がかかりますし、こちらの都合で注文方法を変更してもらうわけにはいきません。取引先ごとに異なるフォーマットで届く注文書を正しく読み取れるOCRを探しました。

スマートOCR導入の決め手はどのような点でしたか

大場さん： 費用が安いこと、シェアが大きいことは重視していました。数社に絞った後、OCR機能を比較すると、読み取り範囲を指定する「エリア指定方式」ではエリア以外は読み込まないということなので、作りこみが必要だと思いました。また、読み込んだ項目数で費用が発生する仕組みになっていました。

スマートOCRは、キーワードを指定して値を取り出す「キー・バリュー方式」で範囲指定が不要になるので、フォーマットが異なる帳票に強みがあると感じました。費用についても、すべてを読み取り1枚あたりの価格設定だったので、トータルでは安いと思いましたね。

導入していかがだったでしょうか

大場さん： 導入後のサポートが丁寧で非常にありがたかったです。最初は50％くらい読み取れればいいと思っていましたが、希望を伝えると次々と実現してくれました。しかも無料とは驚きました。カスタマーサクセスチームのサポートがなかったら、そこそこの成果で諦めていたかもしれません。1件程度の注文は今でもシステムに手入力していますが、スマートOCRで読み取るようになって、ピーク時には4人で4時間かかっていたものが、1時間程度で完了するようになりました。

「正規表現」も使いながらテンプレートを作成。導入は社員の心の余裕につながった

導入して約10カ月になりますね。どのように活用していますか

大場さん： 導入時に３テンプレートを作っていただきました。その後、サポートしてもらいながら数を増やし、今は20種類ほどあります。作成が難しい部分をお願いし、抽出できたと聞くと自分でも挑戦したくなり、どんどん作れるようになりました。マスター連携機能は非常にすばらしいですね。約150種類ほどある商品を、商品コードやJANコードとともにマスター登録しました。JANコードさえ読み取れれば、商品名や容量はマスターから表示できるので、読み取りの突合はJANコード部分だけで済み、時間短縮につながっています。

松本さん： 複数の納品先が記載されている注文書の入力はミスが起こりやすかったのですが、テンプレートを作成したことで解消されました。ミスを減らすという点では、読み取り内容に修正が必要な場合、テンキー入力ではなく、読み取っている箇所をクリックすれば反映されるのはとてもいいですね。テンキーで修正すると間違ってしまうこともないとは言えませんから。全文をOCRで読み取っているからこそできることですね。

入力を担当する方たちの反応はいかがでしょうか

大場さん、松本さん： 気持ちに余裕をもって業務を行ってもらえるようになったと感じます。以前は出荷時刻に間に合わせるために、担当者は大きなプレッシャーの中で毎日入力作業をしていました。ミスがあった時は責任を感じさせてしまっていたと思います。業務改善と生産性向上につながるDXが実現できました。

今後の使い方、製品への要望がありましたら教えてください

大場さん： 現在注文書枚数の50%くらいをカバーできているので、100%を目指したいです。個人への直販もあるので、ハガキで届く注文書にも対応していきたいと思います。要望としては、キーワードを定義する「正規表現集」があると大変ありがたいですね。電子帳簿保存法に対応している「DenHo」にも、スマートOCRの機能が搭載されていると聞きました。DenHoの導入も検討したいと思います。

※インタビューの内容は取材時のものになります。