株式会社櫻製油所は、自動車関係のオイルを国内外に販売している企業です。

今回は、電子帳簿保存法に対応するため、見積書や領収書の保存にDenHoを活用した事例について、営業推進部・部長の榎本さんにお話しをうかがいました。

他社製品では業務効率化を実感できず、やっと満足できる製品に出会えた

貴社の事業について教えてください。

榎本さん：主に、エンジンオイルやギアオイルといった自動車関係のオイルの販売をしております。創業は1936年で90年近い歴史があり、今の社長は3代目です。年間売上は約18億円で売上の9割が日本国内、残り1割が海外です。海外での売上は中国が一番多く、自社ブランドのオイルを販売しています。その他、イラク・アフガニスタン向けに、OEMつまり他社ブランドの受注生産もしております。

今の社長の方針で、新規事業にも積極的に挑戦しています。例えば、社長の母校である同志社大学と共同で、ファンを使わずCPUの局所冷却ができる装置を開発し特許を取得しました。その他、マスクの販売など幅広く事業を展開し、新しいビジネスモデルの構築に力を入れています。

また、2021年には会社を売却し、自動車用化学薬品の製造などの事業を展開しているヤシマホールディングス株式会社と資本業務提携を行いました。

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

榎本さん：もともと他社製品で見積書や領収書の保存をしていましたが、電子帳簿保存法に対応しなければいけなくなり、別の会社の製品に切り替えました。

1年くらい無料で使用しましたが、読み取り精度が低い、修正時に手入力しなければいけない、検索などに使うタグを自分で選択する必要があるといった点が気になっていました。こまごまとした作業に時間がかかり、あまり導入による効果を実感できなかったというのが正直なところです。

DenHoを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

榎本さん：2022年に、インフォディオさんと注文書革命DXの商談をしたのがきっかけです。「注文書革命DX」は、AIを搭載した注文書向けOCRサービスで、商談を通してインフォディオさんのAI-OCRの読み取り精度の高さを感じていました。そこでDenHoのトライアルをすることにしました。

実際に使ってみると、機能性・価格・サポート全ての面でよかったので導入を決めました。他社サービスと比べて操作が簡単で読み取り精度が高く、価格も想定より大幅にリーズナブルでしたね。

また、親身なサポートも大きな魅力です。電話で連絡するとすぐに対応してくれ、こちらの状況に寄り添い一緒に考えてアドバイスしてくれるので、とても信頼しています。やっと満足のいく製品に出会えました。

見積書・領収書の処理時間が半分以下に。読み取るだけで電子帳簿保存法に対応できている

DenHo導入による効果を教えてください。

榎本さん：送られてきた見積書や手書きの領収書の保存に使用しています。他社製品を使用してきたときは読み取り精度が低く上手く読み取れず、1件あたり数分かけて手で修正していました。DenHoは読み取り精度が高いため、読み取りエラーが発生しやすい手書きの書類でも修正が少なく、直さなければいけない場合もワンクリックで入力できます。

また、自動でタグづけやファイル名の入力をしてくれるので、ファイル整理の手間が大幅に省けています。適切なタグやファイル名がつくので、検索もスムーズです。細かい点まで配慮されていて、ストレスなく使えています。導入後は作業時間が半分以下になり、大幅な効率化に成功しました。

どのような企業にDenHoが向いていると思いますか？

榎本さん：価格・精度・サポート体制全てに満足しており、電子帳簿保存法に特化したシステムを導入したい企業であれば、自信を持ってすすめられる製品だと思います。書類を読み取るだけで、タイムスタンプの記録など電子帳簿保存法において必要な項目をクリアできるので、非常に簡単です。電子帳簿保存法に則った書類のデジタル保存のやり方に悩んでいるのであれば、検討する価値はあるのではないでしょうか。

DenHoへのご要望があればお願いいたします。

榎本さん：バージョンアップにより、今まで以上に使いやすいシステムになると嬉しいですね。前回のバージョンアップでも、使い勝手がよくなったので今後も期待しています。

前回のバージョンアップ時には、変更した点について連絡をいただき、使い方のアドバイスもしてもらいました。おかげさまでスムーズに活用できたので、サポート体制も含め満足しています。これからも、手厚い対応を続けていただけると助かります。

今後のビジネスの展望についてお聞かせください。

榎本さん：送られてきた見積書を社員全員が閲覧できるようにして、そこから基幹システムでの作業をシームレスにできる仕組みを整えていきたいです。今はいろいろな会社でバックオフィスの自動化が進んでいるので、時流にしっかりついていく必要がありますね。

具体的な取り組みとして、原価など紙ベースのデータを社員みんながすぐに使えるようにする予定です。その都度書類などを調べなくても必要なデータを取り出せるようになれば、ビジネスのスピードも上がってくると思うんです。

全社でDX化を目指しており、なかでも注文書のデータ化は最重要課題です。現在は、1件1件手打ちしているのですが、作業時間がかかるうえに、データ同士がリンクしていないためすぐに情報を取り出せません。こうした入力作業が1日何十件もあります。今後は注文書革命DXを活用して、書類のデータ化を進め、作業効率をアップしていきたいです。

※インタビューの内容は取材時のものになります。