シンプルな操作と読み取り精度の高さが決め手。月1000件を超える法対応も難なく遂行

豊國工業株式会社

社名
豊國工業株式会社
業種
鋼製事務用家具類製造業
企業規模
101名~1000名
課題
電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存の対象帳票

  • OCRの対象帳票 請求書
  • OCRの対象帳票 見積書
  • OCRの対象帳票 振込明細
  • OCRの対象帳票 電子契約書

シンプルな操作と読み取り精度の高さが決め手。
月1000件を超える法対応も難なく遂行

出野信一 常務取締役

1956年に創業した豊國工業株式会社は三重県伊賀市に本社を置き、 スチールオフィス家具全般を製造・販売するスチール家具専門メーカーです。 ロッカー、書庫などのオフィス家具を主力製品として全国に展開。 売上高59億円を誇ります。電子帳簿保存法への対応のため2023年11月にDenHoを導入して約1年。 担当者に大きな負担をかけることなく毎月1500件近くの対象帳票を管理しています。

  • 課題
    電子帳簿保存法への対応
    新しいツール導入への負担を減らしたい
    帳票管理に手間や時間をかけないようにする
  • 解決策
    文字認識精度が高くシンプルな操作のDenHoを導入
    アップロード時のタグ付けで、検索性を高めて保存
  • 効果
    新たな業務にもかからわず、スムーズに浸透
    操作上の不明点など問い合わせゼロ
    アップロードだけで法的な要件を満たせる

導入は手間がかからないことを重視。タグ付けしてアップロードするだけで法対応完了

初めに企業概要と出野さんの役割を教えていただけますか

出野さん:弊社はスチール家具の設計・開発から材料調達・生産・出荷までをワンストップで実現しています。日本最大級の生産体制で、安定した生産技術と洗練された高品質な商品を提供しています。加工技術にも力を入れており、この部屋の木目調のパネルも実は熱転写技術を使ったスチール製の部材で作られています。 私は主に財務部門を取りまとめています。また、社内システムの選定や管理なども行っています。

DenHoを導入してまもなく1年になります。利用状況を教えていただけますか

出野さん:DenHoを使用しているのは、電子帳簿保存法への対応が必要な営業受注部門、経理部門のほか、営業、総務、茨城工場です。見積書や請求書、ネットバンクで生じるさまざまな帳票、電子契約書などの電子データが対象です。毎月の処理枚数は約1300~1500枚です。多部門にわたるので、DenHoでは拠点や部門ごとにグループ設定して運用しています。

導入にあたっては、どのように選定されましたか

出野さん:導入の目的は電帳法対応でした。2024年1月から電子データの保存が完全義務化されるため税務署に確認したところ、対象となるデータが多く、各部門の業務が新たに増えることがわかりました。新しいシステムを入れることへの負担や、今後恒常的に発生する保存作業への負荷を考え、できるだけシンプルな操作で法対応できるツールを探しました。 5~6社の製品について、HPや資料、デモなどで比較検討したと思います。その結果、文字認識の精度が高く、一番手間のかからないDenHoに決めました。価格も妥当でした。

利用開始まで社内ではどのように進めましたか。スムーズに使い始められましたでしょうか

出野さん:初めに電帳法対応の義務化について社内に周知しました。次に実務担当者にDenHoを使用することについて説明し、理解を得ました。そして実務担当者全員が使用開始時にwebでのキックオフミーティングに参加し、インフォディオからの説明を受けました。
キックオフでの説明や配布資料によってスムーズに使い始めることができ、1年近く経ちますが、未だ操作の問い合わせなどを受けることはありません。導入のハードルは非常に低かったと思います。

では当初の選定基準だったシンプルな操作という点はクリアできたのですね。みなさんどのような保存方法なのでしょうか

出野さん:各部門は、それぞれタグを活用しています。一番シンプルな運用をしている部門は、タグを付けてアップロードするだけのようです。私はアップロードした後に読み取りチェックをしていますが、法対応の面では必要な時に検索して提示できればいいので、タグ付けでだけでも大丈夫なんですよね。

そうですね、タグをつけると検索が容易になります。オプションの「全文検索」機能は帳票内の文字列で検索が可能になりますので、タグと組み合わせれば絞り込みができます。 全文検索機能だけで柔軟な検索も可能です。

修正方法はコピー&ペーストでほぼ手入力なし。読み取ったデータの活用も検討中

気に入っている機能などはありますか

出野さん:読み取り精度が高いのでほぼ修正不要なのですが、修正する場合も手入力に頼らずに修正できるのはとてもいいですね。該当の文字列をクリックでコピーして貼り付けられるので、入力ミスが発生しません。
日付もカレンダーから選択できますし、インボイス番号は国税庁のデータベースと照合して正誤確認をしてくれるので、調べる手間がかからず大変助かっています。

精度と操作性を評価してくださりありがとうございます。DenHoへの登録はどのくらいの時間をかけていますか

出野さん:私は経理部門を見ていますので、月末の業務が落ち着いてからまとめてアップロードすることもありますが、通常は数日に1回、チェックも含め30分もかからずに終わります。以前はゼロだった業務なので作業としては増えていますが、担当者から「業務が増えて大変だ」という声は上がりません。それぞれ時間のある時にアップロードしているようです。

負担を感じることなくお使いいただけて何よりです。今後DenHoの使い方で、新たなご計画はありますか

出野さん:今は法対応のための保存が目的ですが、文書全体にOCRがかかっていることを生かして、データの活用ができればと思っています。営業部門などでは解析に使えるのではないかと考えています。
また、同じOCRエンジンを使った、「スマートOCR」も検討したいと思っているところです。当社は製造業ですので、取引先からの手書き伝票もありますし、システムに手入力している帳票も多いです。スマートOCRでこの手入力部分を半自動化して、業務のスリム化と労力削減が実現できればと考えています。

DenHoのデータ活用でもお役に立てればと思います。スマートOCRは、ぜひトライアルからお気軽にお試しください。読み取り精度の高さや、わかりやすい操作性をさらに実感いただけます

※インタビューの内容は取材時のものになります。

豊國工業株式会社

社名
豊國工業株式会社
業種
鋼製事務用家具類製造業
企業規模
101名~1000名
課題
電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存の対象帳票

  • OCRの対象帳票 請求書
  • OCRの対象帳票 見積書
  • OCRの対象帳票 振込明細
  • OCRの対象帳票 電子契約書
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