株式会社イムラは、1918年に荷札メーカーとして創業しました。封筒業界に進出した後は最前線を走り続け、業界唯一の上場企業として国内シェアNo.1の実績を誇ります。顧客のニーズにきめ細やかに対応し、オーダーメイドを中心に年間約35億枚もの封筒を生産。メーリングサービスや情報システム事業も手掛け、数多くのクライアントと取引しています。自社のセキュリティ要件を満たしながら、毎月大量にやり取りする見積書や注文書のデータが担当者の負担になることなく電帳法に対応できるよう、DenHoを導入しました。

2万枚弱の帳票登録も難なくクリア。200人超のユーザーがスムーズに使えるわかりやすいUI

2018年に創業100年を迎えられましたね

坂本さん：はい。100年企業となり、次の100年を「第二の創業期」として長期ビジョン「IMURA VISION 2030」を掲げました。私たちの強みは、パッケージソリューション事業、メーリングサービス事業、情報システム事業などを柱に、企画提案から発送までワンストップでサポートできることです。2024年1月期の売上高は199億円であり、パッケージソリューション事業にとどまることなく、各種ソリューション提供事業へと変革を進めているところです。

皆さまの役割を教えていただけますか

坂本さん：三谷と私は経理部、石橋はIMURAのDXを推進するIDX推進部に所属しています。電子帳簿保存法に対応するためにIDX推進部が中心となり、昨年、部署を横断したプロジェクトが発足しました。私たちはそのメンバーです。

石橋さん：IDX推進部は、社内の基幹システムの見直しやデジタル化のためのソリューションサービスの選定を担当していますので、今回も中心となってプロジェクトをまとめました。

電帳法対応ツールはどのように選定を進め、決定したのでしょうか

坂本さん：すでに利用中のシステムに付随する電帳法対応ツールを活用する部署もあり、今回新たに選定が必要なのは営業部でした。データでやり取りする見積書や注文書などがどのくらいあるのか全国の拠点を調べたところ、営業部だけで毎月３万枚弱ありました。数社から資料を取り寄せ、無料トライアルも試しました。利用者も多くなるため、使いやすさも重視しました。

石橋さん：選定においては法的要件を満たすだけでなく、当社としてのセキュリティ要件を満たさなくてはなりません。IPアドレス制限ができることは重要でした。その点を満たし、受領と発行を自動で振り分けられるのはDenHoだけでした。毎月の商取引がとても多いので、請求書や見積書、注文書に記載されている発行社名を判別できることは決定打となりました。

どのくらいの業務効率化になるかを試算されたそうですね

石橋さん：金額的に安いツールはほかにもあったので、経営層への説明が必要だったのです。選定の基準となる他部署が利用しているツール（仮にAとします）と比較しました。実際に作業をすると、1枚の処理にかかる時間は、電帳法の3要件が完全に手入力であるAが約60秒、AI-OCRで自動入力のDenHoは約20秒でした。
ある月の実績で1万6000枚として計算すると、Aの場合は270時間、DenHoは90時間ほどになり、DenHoは約180時間の削減効果があることがわかりました。

多くのユーザーに対し、支店含めどのように導入を進めたのでしょうか

三谷さん：トライアルでまず、部門長と一部の社員に試してもらいました。導入が決まった後は、大阪と東京の全担当部門に8回に分けて説明会を行いました。200人超の対象者がいますので、電帳法対応の意図を説明し理解した上で使ってもらおうと、法律の説明から丁寧に行いました。

石橋さん：DenHoの操作についてはUIが大変わかりやすく、説明がなくても使えるレベルにブラッシュアップされているので助かりました。

みなさんの利用状況はいかがでしょうか。スムーズに業務に組み込めていますか

三谷さん：大半がアップローダーアプリを使用しています。時間を設定して自動でアップロードができるのは、登録に手間がかからずとても便利です。読み取り後のチェックについては、帳票の文字を全て読んでいるので、AI-OCRが自動入力した3項目に間違いがあったとしても正しい文字列をダブルクリックでコピーしてペーストすればよく、チェックや修正がスムーズに行えていると感じています。社員から操作方法について質問が来て簡単なアドバイスをすると、さらに効率よく作業できるようになった様子も見られます。

URLを貼り、会議で共有。全文読んでいるからこそ、データをさらに活用できるようにしたい

そのほか気に入ってくださっている機能はありますか

石橋さん：一つ一つのファイルにURLが発行されるのがいいです。チャットツールなどに貼り、会議で共有して内容を確認することができます。確認のためだけに利用するユーザーについても権限別のライセンスが不要で、契約プランに基づいた登録者数以内であれば自由に登録や設定を変更できるのは、ユーザー目線で考えてくれていると思います。

三谷さん：全文検索機能が気に入っています。もし3項目が取れていないままになっていたとしても、登録さえしておけば全文検索機能を使ってデータを探せるのは安心感につながります。

それぞれ活用してくださりありがとうございます。DenHoはどのような会社にお薦めいただけそうでしょうか

坂本さん：セキュリティに厳しい会社、商取引が多く、受領と発行の伝票が大量にある会社、手書き伝票を扱う会社にお薦めしたいです。

石橋さん：PCスキルや知識に幅がある会社にも向いています。わかりやすいのでシンプルに、手間をかけず電帳法に対応できます。機能がはっきりしているので、使う目的がぶれません。

プロジェクトメンバーの皆さまから、DenHoに対するご要望はいかがでしょうか

三谷さん：経理部では、帳票をきちんと保管できているか、アップロードしたデータを毎日CSVでダウンロードしてデータを確認していますし、部門長にも登録データの確認を依頼することがあるのですが、できれば1カ月分まとめてダウンロードしたいのです。一度にダウンロードできるのは1000行までですので、1日分だけでも2回以上に分けてダウンロードしないといけないのは少し手間がかかります。

CSVダウンロードの件数は、近いうちに5000行までを計画しています。上限なしを実現できるように開発チームとも共有します

石橋さん：私からの要望は、データの活用についてです。全文を読めているからこそ、そのデータを活用できたらいいと思います。ストレージとしての使い方や、電帳法に限らない普段使いのサービスにまで拡張してほしいです。ダッシュボードもデータ分析に活用できるよう強化していただけると、新たな業務改善、働き方改革につなげていけそうです。

ダッシュボードがさらに有用なものとなるよう、社内でもサービスの検討を進めます。今後の目標がありましたら教えてください

坂本さん：アップロード後のチェックや抽出漏れの確認を効率的に行える仕組みを作りたいです。
フォーマットの仕様も見直し、効率的に登録できるよう推進していこうと思います。

DenHoがさらなる効率化を実現できるよう、私たちも機能の拡充に励んでまいります

※インタビューの内容は取材時のものになります。