株式会社 総合車両製作所は東急車輛製造株式会社を前身とする、JR東日本グループの鉄道車両メーカーです。 新幹線や在来線車両のほか、鉄道輸送コンテナを製造・販売しています。国内で初となるステンレス製の鉄道車両を製作し、「ステンレス車両のパイオニア」として、現在に至るまで国内外の鉄道事業者に数多くの車両を納入している企業です。
同社のDenHoとの出会いは2年ほど前。電子帳簿保存法への対応のために、見積書や請求書などの電子データを扱う数百人のユーザーが負荷なく利用できるツールを探し、トライアルを重ねていたそうです。DenHoの導入により、電帳法にスムーズに対応できたことに加え、法令順守の意識向上にも寄与したと振り返ります。 DenHoでは特に全文検索機能をとても便利に活用しているとも語ってくださいました。

電子データは毎月約5000件。とにかく手間がかからず操作性のいいツールを探した

初めにみなさまのご担当業務を教えていただけますか

須賀さん：現在はグループ会社に出向していますが、当時は財務部で、電帳法対応ツール導入の方針決定や導入推進を担当しました。DenHoのトライアルや導入後の社内教育などを行っていました。
石毛さん：私は生産管理部に所属しています。社内基幹システムの導入支援など、情報システム関連を主に担当しています。DenHo導入時はシステムの選定と導入支援、セキュリティ審査などを行いました。
島田さん：私は財務部に所属しています。DenHoに関しては電帳法遵守への啓発や、各種マスター管理などを行っています。

DenHoを導入したきっかけを教えていただけますか

須賀さん：2022年の改正電子帳簿保存法への対応がきっかけです。対象となる電子データをどのようにデジタル保存するか、2年間の宥恕ゆうじょ期間中に体制を整える計画でした。ファイルサーバーで台帳管理する案もありましたが、担当者の負担が大きくなるため業務効率や利便性を考え、ツールを導入する方向で進めました。
石毛さん：選定は財務部と情報システム部門が中心になりました。トライアルを重ね、3製品に絞り込んだのですが、最後はどれも決め手に欠けるという印象で…。もう少し探していた時に、DenHoに出会いました。

DenHoを試していかがだったでしょうか

石毛さん：ダントツで使い勝手がよかったです。「難しいことは何も考えなくてもいいのでは」と思うほど簡単でした。
須賀さん：各部署の社員がそれぞれデータ保存することを想定していたので、操作性やわかりやすさを重視していたんです。知識のあるなしに関わらず、電帳法対応ができるツールを求めていました。その要件を見事にクリアしていました。

操作性とわかりやすさが決め手になったんですね

須賀さん：複数のファイルをドラッグ＆ドロップで一度にアップロードできることや、日付、取引先、金額といった、電帳法で要請される検索項目の3項目を自動で読み取ること、価格面も決め手になりました。
島田さん：各部署それぞれをグループ設定し権限を付与すれば、プライバシーが守られた上で全社展開できることは大きかったです。
石毛さん：最後は価格も含めた比較表で判定してもらい、一番評価が高かったのがDenHoでした。

納得して選んでいただけてよかったです。導入時に苦労した点などはありますか

石毛さん：当社では、セキュリティ上、クラウド製品の導入はハードルが高く、トライアルでの利用であっても、親会社のシステム部門による審査が必要だったことです。それまではクラウド製品はほとんど使用していなかったんです。
須賀さん：データ保存の対象となる見積書や注文書、請求書を把握するのが大変でした。各部署にヒアリングし、結果を集計・精査して帳票ごとにDenHoに保存するべきか否かを判断しました。想定より多くの帳票があったので整理するのに非常に時間がかかり、最終的に月5000件くらいが対象になりました。また、セキュリティの観点からも、全社員一斉ではなく、ユーザーを絞り込む必要がありました。

導入に向けての準備が大変だったのですね。500人のユーザーはスムーズに使い始められたでしょうか

須賀さん：まずweb会議システムで、全社員を対象に電帳法の説明会を行い、その後DenHoの操作説明会を行いました。 導入が始まってからの問い合わせは電帳法に関するもので、操作の質問などはなかったですね。

導入をきっかけに法令順守への意識も高まった。全文検索機能でストレージ用途の可能性あり

現在どのように運用していますか

島田さん：部署や事業所単位でグループを設定して、ほかのグループのデータは閲覧できないようにしています。電子データが届いたら、各人がそれぞれアップロードします。 法対応が目的なので、私からは漏れなく保存するように促すくらいです。ドラッグ＆ドロップだけでアップロードして保存が完了するので、新たな作業が発生して大変だという声はありません。 各グループはそれぞれのルールでタグを作成して運用しているようです。 DenHoを導入することで社員に負担をかけることなく電帳法への対応ができましたし、法令順守への意識がより高まったと感じています。

社員の皆さんの意識づけにもつながってなによりです。特に評価してくださっている機能などはありますか

全員：全文検索機能です！
須賀さん：電帳法で要請される検索項目の3項目にとどまらず全文を読み取っているため、紐づけのためのメモが不要なのが大変便利です。 例えば、通常だと検索できるようにしたい場合、紐づけのために注文書No.や見積書No.、案件名などをメモ欄に手入力する必要がありますが、DenHoはその必要がありません。 帳票に記載されていればキーワードで探せて、ユーザーからも好評です。ストレージに近い使い方にもなっていますね。

ご活用いただきありがとうございます。DenHoをご検討中の方にお奨めいただけるポイントはどこでしょうか

須賀さん：精度の高いAI-OCRによる帳票の読み取りやテキストのデータ化、分類を自動で行い、手入力の手間が大幅に削減できることです。電帳法に対応し業務効率化を図りたい企業にとっては、希望に沿うシステムだと思います。

ありがとうございます。今後DenHoでやっていきたいことなどはありますか

須賀さん：紙ベースの納品書を膨大に受領している部署があるので、DenHoでのスキャナ保存を検討しています。データ化すれば検索できるようになって、保管スペースの削減や業務効率の向上が期待できます。
島田さん：電帳法対応に特化するために導入したのですが、AI-OCRの読み取りが本当に高精度なので、派生した使い方への可能性も出てくるんですよね。

DenHoへのご要望はありますか。

島田さん：最適な運用のために、一定期間内にユーザーが保存した件数など、利用状況を分析できるような仕組みがあるとありがたいです。今後のアップデートなどで検討していただければと思います。

ご要望ありがとうございます。開発部と連携いたします。今後の貴社の目標を教えてください

島田さん：電子取引は今後も増えていくことが予想されるため、保存漏れを防止する体制や、保存不要な文書を選別する仕組みなどを構築したいと思っています。

DenHoをこれからもより快適にお使いいただけるよう、ご意見ご要望を生かした製品づくりに取り組んでまいります。
ストレージ用途では、データを一元管理して文書内に書かれてある文字で検索できる、brox(ブロックス)という製品がございます。PDFだけでなくWord、Excel、Powerpoint形式のファイルや、図面、写真の中に書かれてある文字でも検索できるので、トライアルでぜひお試しください

※インタビューの内容は取材時のものになります。