1946年に福岡県で創業した武田産業株式会社は、ボルトやナットといった締結部品や機械加工部品などを中心に扱う専門商社です。
戦後、かつて国内最大規模の民間飛行場だった雁ノ巣飛行場に、リヤカーに乗せた締結部品を売りに行ったのが始まりとのこと。今年で創業78年目を迎え、昨年度は過去最高の売上高48億円を達成しました。DenHoを全社的に導入し、驚くほどシンプルな操作で、法対応もスムーズに行えるようになりました。

手入力がなくなり滞りが一気に解消。催促しなくても自発的にアップロードしてくれるようになった

DenHoの導入前は、電子帳簿保存法にどのように対応していたのでしょうか

山田さん：電子帳簿保存法への対応が必要になった2022年当初、導入しているクラウドサービスのツールを利用していました。「日付」「取引先名」「金額」の３項目についてシステムに手入力で登録し、タイムスタンプを付与するというしくみでした。

私たちが取り扱う精密機械加工部品などの商品は数万点に上り、仕入れ先への注文件数も多く、受け取る請求書は毎月6000件以上あります。各営業所の担当者は、手入力を効率化しようと単語登録するなど工夫をしていましたが、負担は大きいだろうと感じていました。なんとか改善できないかという声も上がるようになりました。

それで、業務効率化ができる電帳法対応ツールを探したのですね

山田さん：そうです。手入力をなくすためにはOCRによる読み取りが必要だと思いました。また、仕入れ先への注文は自社のシステムからCSVデータを出力し、先方のシステムに取り込んでもらうため、CSVデータを保存できることは必須です。
展示会でタイミングよくDenHoを知り、無料トライアルを試したところ、必要要件を満たし、対応やフォローもよかったので導入を決めました。

みなさんの反応はいかがでしたか

山田さん：帳票をアップロードして読み取りを確認するだけでいいので、「これだけで終わるの!?」と驚く声が多かったです。新しいツールの導入にもかかわらず、反対意見や抵抗もなく、マニュアルも簡単ですぐに使い始めてくれました。

外出が多い部署などでは、以前は促してもなかなかデータ登録が進まなかったのが催促しなくても自発的に対応してくれるようになり、滞りが解消しました。アップロードして後日まとめて確認する社員もいますし、都度確認する社員もいます。業務状況に応じて各自のタイミングで対応してくれればいいので、精神的な負担も減っていると思います。

営業所ごとにグループを設定し全社で活用。
ログイン履歴で管理者業務も軽減

導入して半年になります。どのような運用をしていますか

山田さん：営業、経理、事務など帳票を扱う社員、全体の8割強にIDを発行し、営業所ごとにグループを作りました。ほかの営業所のデータは閲覧できない設定にして、子会社も一緒に使っています。
毎月のアップロードは1万枚以上あります。メールやEDIで届く注文書や検収明細、請求書、契約書などが対象です。営業所によっては、FAXで届く注文書もアップロードしています。

管理の面で言うと、私は管理者アカウントで全員のログイン履歴を確認することができ、助かっています。ログインが少ない社員は帳票が溜まっているかもしれないと予測して、状況に応じて月に1回程度、声がけをしています。以前は誰が登録しているかファイルをたどって調べなければならなかったので、管理がとても楽になりました。

特にご好評いただいている機能はありますか

山田さん：アップローダーPCアプリですね。社員は朝、PCを立ち上げる時にアプリも立ち上げています。帳票を指定のフォルダに入れておくだけで自動アップロードしてくれるので、PC操作が苦手な社員も抵抗なく使ってくれています。
入力の手間もなくなり、一日10分前後かかっていた処理が2～3分で終わるようになったと担当者も喜んでいます。私が確認する分も終業間際の5分で済むようになりました。

また、スキャナ保存用のフォルダを作っておけば、都度設定しなくてもアプリを使ったアップロード時に自動でスキャナ保存対応の印がつくのも便利ですね。

アプリでさらに業務効率化ができているのですね。DenHoは100点満点でどのくらいでしょうか。要望もあれば教えてください

山田さん：100点満点で90点です。全文検索機能は過去の書類を文字検索できるのでとても便利です。CSVの保存可能な文字数をもっと増やしてもらえたら。あとは紙ベースの帳票もすべて保存していきたいので、もう少し安くなるとうれしいです。90点は良すぎましたか（笑）。

定期的なバージョンアップなどでご要望に添えるようにしていきます。今後、実現したい目標などはありますか

山田さん：DenHoのAI‐OCRエンジンのもとになっている「スマートOCR」がありますよね。このオプションの「注文書革命DX」で紙ベースの注文書をCSVで自社のシステムに取り込んで、伝票発行まで一気に実行できたらと思っています。

スマートOCRがお手伝いできそうです。ぜひトライアルでお試しください

※インタビューの内容は取材時のものになります。