2024年に創立77年を迎えた太陽油脂株式会社は、1919年に東京搾油株式会社として発足しました。食用加工油脂事業、石けん・化粧品事業、飼料事業を柱に、「太陽の恵み 人にやさしく地球にやさしく」をコーポレートスローガンとし、心豊かで健康的な暮らしと社会・自然の持続可能な発展に貢献しています。スマートOCRのご活用に続き、電子帳簿保存法に対応するためDenHoを導入して約6カ月。新しく発生した業務をどのようにスムーズに定着させたかについて、お話をお聞きしました。

シンプルな操作とスマートOCRの実績が決め手。業務負荷をかけずあっという間に定着

電子帳簿保存法への対応について、当初はどのように検討されたのでしょうか

長谷川さん：2024年1月から対応が義務化されるに当たり、まずは従業員に電帳法を理解してもらうところから始まりました。メール配信などで通知しつつ、どのように準備を進めていけばいいのか、プロジェクトチームでも手探りの日々でした。ソフトウェア会社数社から電帳法対応の製品資料を取り寄せたものの選定が進まず、まずはエクセル管理でのスタートに決まりかけていました。

そんな時、インフォディオの「スマートOCR」を活用している部門からDenHoを教えてもらったのです。すでに11月下旬でした。どのような製品なのか連絡すると、すぐにweb説明会を開いてくれ、各部門の経理担当者は5日間の無料トライアルで操作を試すことができました。イメージをつかめたので、導入することにしたんです。

決め手はどのような点でしたか

長谷川さん：説明がわかりやすかったこと、操作がシンプルで「管理者」になる担当者がシステムに精通していなくても迷わず使えることです。スマートOCRを活用している部門でサービスへの信頼が高かったことも決め手になり、年末にはスタートできました。

業務への定着はスムーズでしたか

中村さん：シンプルな操作ではあるものの新しい追加業務なので、なるべく手間をかけず、負荷を少なくすることを重視しました。スタートして最初の2週間くらいは注意してフォローしていましたが、あっという間に当然の作業として定着してしまいました。今も何の問い合わせもクレームもありません。

もしエクセル管理でスタートしていたら、毎月5,000枚を超える帳票の登録作業に時間がかかり、通常業務に大きな影響が出ていたかもしれません。

どのような運用で負荷を少なくすることに成功したのでしょうか

長谷川さん：経理処理にかかわる100人以上にユーザーIDを発行して、部門単位でグループを作り、アップロードはアップローダー経由に統一しました。
帳票を集めるフォルダを部門ごとに用意し、1台の専用PCにアップローダーPCアプリを入れて、自動アップロード機能で1時間に1回アップロードするように設定しました。

保存する帳票は主に注文書や見積書です。部門によっては納品書などもアップロードしています。担当者は帳票をフォルダに入れるだけ。あとはアップローダーが自動で処理してくれるので、各部門の経理担当者は時間のある時に読み取りのチェックをするだけです。

全文検索機能が業務効率化を後押し。サポートの手厚さにも安心感

特に便利だと思う機能はありますか

長谷川さん：一つはやはりアップローダーPCアプリですね。通常のフォルダ保存と変わらない作業で済んでいるので大変助かります。手間をかけることなく電帳法対応が実現しました。 もう一つは全文検索機能です。もし読み取りに間違いがあったとしても、キーワード検索で該当帳票が見つかります。全ての文字にOCRがかかっているからできることですね。

中村さん：私も全文検索機能は便利だと思います。アップロード後の読み取り確認はルール化しているものの、件数が多いと追いつかないこともあります。全文検索機能を使うと、仮に未確認で未修正だったとしても帳票が見つかり法対応できるので、いったんは優先すべき業務から取り組み、後日読み取り確認をするなど、柔軟に効率的に業務を行えます。

二つともDenHoの特長で一押しの機能です。導入時からを総合的に評価していただくとしたら、いかがでしょうか

長谷川さん：それはもう、100点満点です。短い期間で説明会からトライアルまで対応していただき、とても助かりました。導入後に不具合が発生したこともありましたが、すぐに対応してくれたので、安心していられました。

ありがとうございます。では、あえて今後の要望を挙げるとすれば、どのようなことがありますか

長谷川さん：さらに業務効率化ができるようなシステムを提供していただけるとうれしいです。そして、引き続き手厚いサポートをよろしくお願いします、ということですね。

中村さん：当社の運用によるものですが、アップローダーに登録できるフォルダを20以上にしていただけると助かります。それから、現在最上位のゴールドプランですが、ゴールド以上のものはありますか。ゴールドとシルバーの中間などもあるといいですね。

ありがとうございます。これからもDenHoを快適にお使いいただけるよう、励んでまいります。
フォルダ数についてはご希望の運用ができるよう、検討してまいります。プランについては料金表には未掲載ですが、ゴールド以上のプラチナなど、さらに3プランのご用意がございます。また、各プランに細かいオプションを付けることによって、ご利用に合った無駄のない料金構成にすることができますので、お気軽にカスタマーサクセス部にご相談ください

※インタビューの内容は取材時のものになります。