株式会社 日進製作所グループは、自動車エンジン部品製造・工作機械製造やIoT事業・医療機器の開発を行う国内3社と海外7社の持株会社で、2026年に創業80周年を迎えます。
24年以降に対応が完全義務化された改正電子帳簿保存法に対し、担当者の負担を増やさずに法令順守をするためDenHoを導入しました。

機能と費用重視で検討。導入しない場合の工数も試算してDenHoに決めた

初めに貴社の概要とお二人の担当業務を教えていただけますか

中村さん：当社は日進製作所として1946年に創業し、来年80周年を迎えます。ミシン部品の製造から始まり、59年には自動車部品の製造を開始しました。さらに製造に使用する工作機器の内製を外販まで拡大し、工作機械事業にも取り組んできました。今年4月、事業を再編し機能製品事業を日進PREVOに、生産システム事業を日進ProSOLに事業継承し、医療機器の開発を行う日進FULFILと海外合わせて10社の持株会社となり日進製作所グループに社名変更しました。
茂籠さん：私たちは法務・コンプライアンス部門でもある経営企画室で、コーポレートガバナンスやリスクマネジメント、グループ会社に関する業務を行っています。中村は私の上司です。

DenHoを導入したきっかけを教えてください

茂籠さん：2022年に改正電子帳簿保存法が施行されることになり、法務を担当する当部門が対応を担うことになりました。当初、専用システムは導入せず規程の改定で対応する予定でした。施行直前、24年まで2年間の宥恕ゆうじょ期間ができたことで、改めて電子保存が必須の対象帳票を調査したところ月に1万枚近くあることがわかり、担当者の負担を考え専用システムを探すことにしました。
webで「電子帳簿保存システム　OCR　タイムスタンプ」と検索して出てきたのがDenHoでした。

OCRも必要な条件だったんですか

茂籠さん：はい。OCRは工数削減につながるからです。ほかにはアクセス権限の設定ができることやセキュリティの確保、費用面も重視しました。20種類以上のシステムを確認し、条件に合いそうな数社に絞って問い合わせをして、デモを見るなどの比較をしました。
中村さん：茂籠には、各部署の担当者が利便性を感じられるもの、費用がかかってもそれを上回る良さを感じられるものを探してもらいました。トライアルまで進んだのはDenHoだけだったのですが、最後はDenHoを導入しない場合と比較しました。

導入しない場合と比較して、どのような効果があると見込めたのでしょうか

中村さん：DenHoを導入しない場合は、利用している情報共有ツールの機能を使う予定でしたが、① フォルダ名やファイル名を変更して保存する必要がある、② データの真実性確保のため定期的に監査ログの取得が必要、③ 部署ごとに保存が異なる可能性がある、④ 操作を誤って削除や上書きなどをしてしまうと意図せず法令違反をする可能性がある――などが考えられました。
茂籠さん：これらについてDenHoを導入した場合と比較したところ、導入すると、① 1帳票につき1分半の工数削減、② JIIMA認証を受けたDenHoではタイムスタンプが自動付与されるため、ログの取得は不要、③ 保存方法の統一が可能、④ データの削除や編集はできず、法令違反の可能性はなくなる――ことになり、担当者の負担が減る上、毎月の使用料を上回るコスト削減効果もあるとわかりました。

工数と費用面での効果が見込まれたんですね。スムーズに利用開始できましたでしょうか

茂籠さん：ユーザーが多いため、私が操作している動画を撮ってマニュアルを作りました。また、法対応が目的なので、DenHoの機能の中で使用が必須のもの、必須でないものを明確にしてルール作りをしました。その方がより工数削減になるからです。
マニュアルを配布して利用を開始したところ、問い合わせは法対応に関することで、操作についての問い合わせはほとんどありませんでした。アカウントがなくても保存が滞らないよう代理でアップロードする体制を作っており、全社で約40グループ400アカウントを利用して毎月約9000枚近くを保存していますが、問題なくスムーズに対応できています。

どのような運用をしているのでしょうか

茂籠さん：請求書、注文書、見積書、領収書などの電子取引データは、受け取り後概ね7営業日内にアップロードする社内ルールにしています。電帳法の検索要件に必要な3項目は、適宜読み取りチェックするようにルール化しています。保存に関するルールはこの2点で、部署によっては、検索しやすくするためにタグを作成するなど工夫しているようです。

グループ単位でアクセス権限を設定。ダブルクリックの修正で手入力によるミスもなし

気に入っている機能などはありますか

茂籠さん：グループ単位でアクセス権限を設定できるのはいいですね。部署ごとのグループを作っており、グループ内でほかのメンバーが登録した帳票を確認できるので、二重登録してしまうことがありません。また、1ユーザーが同じIDで複数のグループを利用できるのは便利です。経理は全グループを確認できるように設定し、会計監査対応を経理で行えるようにしています。
それから、電帳法で必要な3項目に読み取り間違いがあったとしても、正しい文字列をダブルクリックするだけでコピペできるのも安心です。全文を読み取っているので修正時の手入力でミスを起こさなくてすみます。
中村さん：管理側としては、ユーザーやグループの一括登録、CSVデータのダウンロードができるのが便利です。さまざまな会計書類が一元保存されるのもいいですね。今後グループ内のフローを改善する際にも参考にできますし、保存データの活用が広がりそうです。

機能を活用くださっていて何よりです。担当の方たちの感想はいかがでしょうか

中村さん：導入直後、デジタル化に積極的な部署の方から廊下ですれ違いざまに「あれはいいぞ！」と言われました。満足してくれているようです。私も1カ月程並行して使用しましたが、読み込みが早く、操作も分かりやすく、手間もかからなくて使いやすいと感じました。利用者からは問題のある時にしか連絡は来ないので、この2年間順調に使えていると思います。

ありがとうございます。DenHoはどのような会社にお薦めできると思いますか

茂籠さん：ある程度ボリュームのある電子データがあって費用対効果が見えやすい会社や、手間をかけずに確実に法令順守したい会社、AI-OCRを効率化に使いたい会社にお薦めできると思います。

インフォディオへの要望はありますでしょうか

茂籠さん：この2年でIPアドレス制限をグループで設定できるようになりましたし、定期的なバージョンアップで使いやすく改善されていると思います。新規アカウント登録をした際、一人ひとりにメールで通知しなくてはならない点は、自動のユーザー通知機能があるとありがたいです。また、グループやユーザーごとの利用枚数を一覧で確認できるようになると、費用を割り当やすくなって助かります。
できればDenHo内に社内向けの掲示板があるといいですね。今はほかのツールで専用のお知らせページを作って運用しています。

貴重なご意見ありがとうございます。開発部に連携します。今後の目標を教えてください

茂籠さん：私は社内の業務効率化、電子化を進めていきたいです。DenHo内のデータと紙保存のデータを一元化できれば活用がさらに広がりそうだと考えています。
中村さん：当社は新規事業の創出や収益性の向上のために、これから新たな取り組みを進めていきます。経営企画室ではデータを活用して経営層の判断材料となる資料を迅速に作成したいと考えています。
また、製造や技術、事務などさまざまな部門の社員のためにITとルールを組み合わせ、利便性と法令順守が両立できる業務フローをメンバーと一緒に設計していきたいです。

DenHoがお役に立てるよう、これからも開発を進めてまいります。文書の一元管理につきましては、同じAI-OCRエンジン搭載のbroxがお役に立てるかもしれません。トライアルもできますので、ぜひお試しください

※インタビューの内容は取材時のものになります。