FAXをPDFで受け取るにはどうしたらよいの？

コロナ禍でテレワークが広く採用されるようになったことに伴い、FAXをPDFで受け取りたいというニーズは増えているようです。

とはいえ、取引先がFAXでの送信をやめて、PDFにしてメール添付で送付してもらえない、今すぐ申込書や注文書をシステム化するのはハードルが高すぎるなど、FAXをどうしてもやめられない事情はあるものです。

取引先においては現在のFAXの運用を変えないことで相手に負担をかないようにし、自社の運用だけでも効率化できるのが理想的なDXとお考えの企業も多いことでしょう。

会社のFAX受信した紙の書類を入手するために会社に出社しなくてもよい方法はないものでしょうか？

せめてFAXを受信したらPDFへデータ化し、そのファイルを共有化する作業を自動化できないものでしょうか？

結論から申し上げると、FAXで受信した書類を自動でPDF化することは可能です。

自動でFAXからPDF化する方法はいくつかありますので、それぞれをご紹介いたします。

FAXを自動でPDF化する方法

方法１：複合機で受信してPDF化

FAX機能の搭載された最近の複合機の中には、受信したFAXをPDF化し、社内ネットワーク上の指定フォルダへ保存する機能を搭載する機種があります。自宅からVPNで社内ネットワークにアクセスのであれば、社内の共有フォルダに保存することで自宅からでもPDF化したFAXを確認することができます。

また、指定フォルダへの保存だけでなく、メールに添付して指定メールアドレスへ送付する機能を持つ複合機もあるようです。いつ届くかわからないFAXの場合は、確認頻度の高いメールのほうが利便性が高いかもしれません。

もし、FAX機能が搭載された複合機を会社でお使いであれば、前述のPDF化の機能がないかを確かめてみるのはいかがでしょう。

方法２：クラウドFAXサービスを利用する

いわゆるFAXサーバーのクラウド版です。FAXを受信し、PDF化し、添付メールを転送してくれるサービスです。

クラウドサービスなら、月々数千円という低コストですぐに始めることができます。

もちろん、オンプレで同様のシステムを構築することも可能ではありますが、オンプレの場合は非常に大きな投資が必要になります。
FAXの運用をいつまで続けるのか不透明なご時世の中で、大きな投資を必要とするオンプレでの構築は躊躇してしまうのであれば、クラウドFAXサービスは有効な選択肢と言えるのではないでしょうか。

クラウドFAXサービスにはトライアルが可能なサービスもあるので、試してみるのも良いでしょう。

InterFAX　　FAX受信：2,420円/月～　　

FAXを自動でPDF化するだけで満足？さらに業務効率化する方法

FAXを自動でPDF化して自宅で確認できるようになるだけでも、テレワークをされている方にはメリットは大きいのですが、もっと劇的に業務効率化をする方法もあります。

FAXをPDF化したところで、そのPDFファイルは画像データの域を出ません。PDFの注文書を開き、注文内容を基幹システムに入力する作業は人の手によって行われる点は、紙でFAXを受領していたときと変わりはありません。

PDFの注文書からテキストデータを取り出して、基幹システムへ注文データとして流し込めれば、人が基幹システムへ入力する作業が削減され、大幅な業務効率化が実現します。

夢のような話にも聞こえますが、現在はAIによって既に実用化されている技術です。
今は、AIによって手書きの注文書を読み取ることも可能になっています。アナログ運用のDX推進の鬼門でもある手書き帳票をデジタルデータ化することが可能になったことで、今まで通りの運用を取引先には継続してもらいながら、自社のDX推進が実現可能となりました。

株式会社インフォディオが提供する注文書革命DXは、FAX受信からPDF化された注文書を自動で取り込みAIがテキストデータとしてデータを取り出して、基幹システムへ連携できるフォーマットへデータを変換してくれるクラウドサービスです。
受信FAXを自動でPDF化を検討されているのであれば、さらにその先のデータ連携もご検討されてみてはいかがでしょうか？