FAXやメールなどで届く注文書を簡単にシステム化するアイデア

FAXやメールなどで届く注文書を簡単にシステム化するアイデア

DXを推進したいけど、アナログな業務をデジタル化するには大きな労力とコストがかかることが多いという現実の壁があります。

業務上のアナログな運用はいずれは変えなければいけないと認識はしていても、今は運用として問題なく機能している以上、困ってはいないので、ついつい先延ばしにしていることも多いのではないでしょうか。

日々の業務の中でアナログで非効率な運用の代表的な一例として、FAXやメールでの注文書があげられます。

受領した注文書は、FAXにて紙で受け取ったり、メール添付のPDFで受け取ったりした場合、注文の内容を人が基幹システムへパンチ入力する作業が必ず発生します。

そこに人による作業が存在する限り、人的リソースとして労働が固定化されたり、注文から納品までのリードタイムなどの制約が処理する作業時間に左右されたりします。FAXに限っては場所の制約も受けることもあるでしょう。

注文書の処理を自動化することで、これらの制約が解消することは間違いないと言えますが、受発注業務をシステム化するのはハードルが高くて進められない企業が今でも多いようです。

受発注をシステム化することが難しい一番の要因は、取引先に応じてもうらうことが難しい、または取引先に負担をかけることを躊躇してしまうことです。

システムの範囲が自分の会社だけではないため、導入を主導しにくいともいえます。

業界によっては、受発注プラットフォームのシステムが普及していて、取引先もすでに利用しているから、自分のところも受注システムとして導入しやすいというケースもありますが、多くの業界においては取引先みんなが使っているほど普及している受発注プラットフォームなど未だ存在していません。

取引先の運用を変えずに受注処理業務を自動化する方法

取引先には、今までどおりFAXやメール添付で注文書を送ってもらう運用を継続してもらい、自社の注文処理業務だけをデジタル化、自動化するような解決方法として、AI-OCRの利用があります。

AI-OCRとは、OCRと呼ばれる画像データからテキスト情報を読み取る技術をAIにより高精度化したシステムです。

AIの発達により、まるで人間と同じように画像の中の文字を認識できるように進化しています。

PDFや画像ファイルなどを取り込むと、AI-OCRはテキストデータとして抽出し、さらにそのテキストが何の項目を意味しているのかを判断してデータを整理し、取引先からの注文データとして構造化された状態で基幹システムで取り込めるデータを生成することもできるようになりました。

AI-OCRでは、手書きにも対応することが可能な製品もあり、手書きのFAX注文書であっても、データ化は可能です。

また、FAXをスキャンしたり、メールの添付ファイルを取り出したりする作業も、自動化は意外なほど簡単に今では可能です。それについてはこちらの記事で詳しくご紹介していますので参考にしてください。

単なる紙のデータ化だけじゃない、さらなる生産性向上

マスターデータ連携でもっと効率化

注文書をAI-OCRでテキストデータ化として項目別に取り出すだけでも業務効率は向上しますが、せっかくAI-OCRを使ってシステム化するならばさらなる効率化を実現することもできます。

注文書のAI-OCRソリューションとして特化した注文書革命DXでは、商品マスターとデータ連携し、注文書の商品コード(または商品名など)から商品マスターの商品情報を取り出してデータ連結して出力することも可能です。

注文書には記載がない情報などは、マスターデータと照合してチェックが必要になるような場合に便利な機能といえます。

また、基幹システムへ渡したいデータにおいては、取引先コードなどが必要になることもよくあります。取引先から送られてくる注文書には取引先コードが記載されていない場合も多いことでしょう。このような注文書では発注書取引先コードのマスターデータと連携し、アウトプット用のデータには取引先コードも追加することも可能です。

チェック機能で効率化

AI-OCRの精度がどれだけ向上しても、その信頼性は100%とまではいきません。

注文書を作成するのは人である以上、そもそも記載されている内容が間違っていることもありますし、手書き文字のくせが強すぎてAIどころか人が見ても読みにくい場合もあります。やはり人によるチェックは少なからず必要です。

しかし、システムによるチェックの効率化により、チェックにかかる作業を軽減することは可能です。

注文書革命DXではチェック機能として、読み取ったデータ項目が必須項目であれば、読み取れなかったときや記載漏れがあればアラートでお知らせする機能があります。

また、項目のが欲しい型の表記になっていない場合に成形しなおしてくれたり、異常値として指定範囲外の数値に関してはアラート表示することも可能です。例えば発注単位が2の倍数のみの商品なのに3で発注いただいた場合などとか。

チェックの作業における操作性も重要です。チェックのたびに該当箇所はどこだ?と探し回るようなシステムでは効率的な作業はできません。

原本と抽出したデータを対比して確認しやすい画面のシステムであること、またキーボード操作だけでテンポよく操作できることなども重要な要素ともいえます。

クラウドサービスではじめてみるのがおすすめ

ここまで、AI-OCRを使ったFAX・メール注文書の業務改善法についてご説明いたしましたが、大きな投資をせずに始められるクラウドサービスがAI-OCRではおすすめです。

クラウドサービスのAI-OCRならば、月々数万円程度から始めることができるため、投資リスクを最小限に抑えられます。

FAX・メールの注文書の運用にお悩みであれば、ぜひ、ご検討されてみてはいかがでしょうか?

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