電子帳簿保存法でレシートも電子保存できる！原本・改正内容・スキャン要件を解説

「電子帳簿保存法の対象にレシートは含まれているのかな」
「電子帳簿保存法の要件を満たしたレシートの保存方法がわからない」
「レシートをスキャンする際、どのような手段があるのだろうか？」

このような悩みや疑問を抱いている担当者の方がいるかもしれません。結論から言いますと、レシートも電子帳簿保存法の対象書類です。そのためスキャンによってレシートを電子保存するのであれば、電子帳簿保存法の要件を守らなければなりません。

そこでこの記事ではレシートが電子帳簿保存法の対象であることだけでなく、スキャナ保存の要件・電子保存するメリットとその手順・よくある質問も解説します。

この記事を読むことで、電子帳簿保存法を遵守したレシートの保存方法がわかります。「電子帳簿保存法は頻繁に改正されているから、キチンと理解できているか少し不安だな」と感じている方は、ぜひご参考ください。

電子帳簿保存法によりレシートも電子保存が可能

電子帳簿保存法によりレシートも電子保存が可能となりました。電子帳簿保存法のレシートに関する詳細は、以下のとおりです。

レシートも電子帳簿保存法の対象
レシートの保存期間

レシートも電子帳簿保存法の対象

レシートも電子帳簿保存法の対象です。電子帳簿保存法の対象書類は、国税関係帳簿・国税関係書類（電子取引データを含めて）だからです。

まずレシートは紙で受け取ることが大半のため、電子帳簿保存法における保存区分は多くの場合でスキャナ保存になります。そしてスキャナ保存の対象書類は以下のように、国税関係書類であると国税庁は公表しています。

国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類（国税関係書類）のうち、規則第２条第４項に規定する書類を除く全ての書類が対象となります。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和5年6月｜2ページ目（2023年8月15日時点）

国税関係書類とは、国税に関する法律にて保存が義務付けられている文書のこと。『国税に関する』ということで、取引があったことや金額などを証明する書類を指します。具体例としましては領収書や請求書などが挙げられますね。このような文書は国税関係書類に該当するため、電子帳簿保存法の対象となります。

そして次に、レシートは出費を証明する書類です。レシートがあれば、商品を購入したこと・記載されている金額を支払ったことの証明となりますよね。このことからレシートも国税関係書類の一種であるという判断になります。

したがって領収書などと同様に国税関係書類の一種であるレシートも、電子帳簿保存法の対象という図式になります。レシートを電子保存するのであれば、電子帳簿保存法を守らなければなりません。

なお、もしもレシートを電子保存するのであれば、DenHoをお使いください。DenHoはJIIMA認証※を受けているため、安心してご利用いただけます。

※JIIMA認証とは電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムの証のこと。

ぜひご検討ください。

レシートの保存期間

レシートを含む領収書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。法人の場合は、基本7年間。青色申告で繰越欠損金の仕組みを活用する際は、10年間です。

個人事業主の場合も、基本7年間。前々年度の事業所得額により、5年間で良いケースもあります。

以下は、国税庁Webサイトにある『帳簿に関する保存期間』の記載です。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。
（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
（注3）青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。

引用元：国税｜No.5930 帳簿書類等の保存期間（2023年8月15日時点）

法人の場合は、確定申告・提出期限の翌日より7年間の保存義務が生じます。ただし、確定申告の提出年度に赤字となった場合には、例外があります。赤字となり青色申告で繰越欠損金の仕組みを活用する際は、保存義務が10年間に変更です。

一方、個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かで保存期間や保存書類の種類が異なります。

保存が必要なもの（青色申告）	保存期間
仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳、損益計算書、貸借対照表、棚卸表、領収証、小切手控、預金通帳、借用証など	7年
取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年8月15日時点）

※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年
・雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。

保存が必要なもの（白色申告）	保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）決算に関して作成した棚卸表その他の書類業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年8月15日時点）

※雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。

個人事業主が白色申告を行う場合は、7年間の保存義務が生じます。一方、個人事業主が青色申告を行う場合は、仕訳帳や総勘定元帳・現金出納帳などさまざまな書類が、7年間の保存対象です。

例外として、青色申告・白色申告ともに、前々年度の事業所得または不動産の所得が300万円以下の人は『保存期間は5年で良い』と定められています。

したがってレシートの保存期間は、法人か個人事業主かにより異なることを覚えておきましょう。

電子帳簿保存法改正でスキャナ保存要件が変化

2022年と2023年の電子帳簿保存法改正で、スキャン保存する際の要件が緩和され、変化がありました。現在のスキャナ保存要件は、以下のとおりです。

要件	重要書類	一般書類	過去分重要書類
入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）	〇
一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り	〇	〇	〇
カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256階調（約 1677 万色）以上）	〇	※1	〇
タイムスタンプの付与	〇※2	〇※3	〇※3
ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等）	〇	〇	〇
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持	〇		〇
見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け	〇	※1	〇
整然・明瞭出力	〇	〇	〇
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け	〇	〇	〇
検索機能の確保	〇	〇	〇
その他			※4：※5

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和５年６月｜8ページ目（2023年8月16日時点）

上表の注釈詳細は以下の通り。

※１一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※２入力事項を規則第２条第６項第１号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※３当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
※４過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類（当該事務の責任者が定められているものに限られます。）の備付けが必要。
※５過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和5年6月｜8ページ目（2023年8月16日時点）

特筆すべきはスキャン機能に関する要件についてです。スマートフォンやデジタルカメラ、スキャナなどを用意するときは、以下2つの要件を満たしてください。

解像度200dpi以上で読み取れるもの
カラー画像（赤・緑・青それぞれ256階調【約1677万色】以上）のもの

要はスキャナ保存した画像データをきちんと読み取れるようにしておくということ。例えば仮に電子保存をしていたとしても、解像度が低く画像データ内の文字や数字がつぶれてしまっていては、金額などを確認できませんよね。これでは申告内容と照らし合わせることができず、国税職員は困ることでしょう。

このような事態を回避するために、必要な性能の最低基準が上記2つというわけです。スキャナ機器を導入、およびレシートのスキャン時にはご注意ください。

レシートや領収書などを電子保存するメリット

レシートや領収書などを電子保存するメリットは、以下3つです。

バックアップをすぐに取れる
業務の効率化を図れる

バックアップをすぐに取れる

システムを導入することで、すぐにバックアップが取れます。導入するシステムにもよりますが、数クリックでバックアップ作業を完了させることが可能です。

そもそも領収書などを紙保存した場合、バックアップ（保存用コピーの作成および保管）を実行するには以下の手間がかかります。

1.領収書をコピーする
2.ファイリングする
3.保存室に持ち運ぶ
4.保管および管理

枚数にもよりますが、上記作業をすべての書類に対して実行すれば、完了するまでに数日かかることも珍しくありません。これでは人件費がかかりすぎてしまいますよね。

一方でシステムを導入した場合は、これほど時間がかかることは考えにくいです。アップロード先によっては、1～2分で数百枚もの書類のバックアップを取ることも可能でしょう。紙保存のときと比べて、非常にスピーディーかつ正確に終わらせられます。

業務の効率化を図れる

電子保存を始めることで、大幅に業務の効率化を図れます。

例えば紙の書類を事務所とは別の倉庫に保存していた場合、書類の確認をするのに、毎回倉庫に出向かなければなりません。共有・修正が必要な場合も同じです。これでは面倒ですよね。

しかしその一方で電子保存であれば、確認・共有・修正作業もパソコンの前ですべて実行できます。ひょっとしますと紙保存時における『保管場所への移動時間』よりも短い時間で、全作業を終わらせられるかもしれません。

同じ作業でも、これだけ効率性に差が出ることが考えられるのであれば、やはり電子保存がおすすめです。業務を大幅に効率化できた結果、スタッフは生産性の高いタスクに集中できます。

要対応！レシートを電子化させる手順（方法）

レシートを電子化させる手順は、以下のとおりです。

スキャン方法を決める
保存管理システムを導入する

スキャン方法を決める

まずはスキャン方法を決めます。スキャン方法は、大きく分けて以下4つあります。

スマートフォンのカメラで撮影
専用アプリカメラで撮影
スキャナ専用機器でスキャニング
コピー機でスキャニング

スマートフォンによるカメラでの撮影のメリットは、いつでもどこでも簡単にスキャンできる手軽さです。しかし個人がそれぞれ自分のスマートフォンを利用するため、一定のセキュリティ対策が必要と言えます。

次に専用アプリでのスキャンについて。レシートに記入された『取引金額』『取引日時』などの情報を、自動で読み取ることが可能です。カメラ機能による撮影とは異なり、単にデータ化させるだけでなく、各項目を自動入力できるのはうれしいところです。ただし無料アプリなどの場合、使用するモノによっては読み取り精度がイマイチかもしれません。

スキャナ専用機器に関しては、高画質のスキャンを実行できるところが魅力です。書類の細部やテキストを鮮明に捉えられ、正確に情報を読み取ることが可能。その結果アプリを使った場合に比べて、高精度の読み取りを期待できます。ただしコンパクトタイプがあるといえども、スマートフォンよりは大きなサイズとなります。持ち運びの際に苦労するかもしれません。

最後に、コピー機でスキャンする方法です。コピー機でスキャンするメリットは、10枚前後のレシートを一度で読み取れることにあります。スマホだと1枚1枚を撮影しなければなりませんが、コピー機であれば一度のセットで準備は完了。あとはスタートボタンを押すだけで複数枚をスピーディーに読み取れます。

しかしレシートの場合だとしわくちゃになっているケースもあり、その場合は1枚1枚を微調整することになるかもしれません。またコピー機ということで持ち運びはもちろん不可。設置することになった場合は、一定のスペースが必要になることもデメリットと言えます。

このようにレシートのスキャン方法は複数ありますが、どれもメリット・デメリットがあります。費用・作業量・スキャンする状況などを踏まえ、自社に合ったスキャン方法を選んでください。

保存管理システムを導入する

次に、保存管理システムを導入します。電子帳簿保存法の保存要件に対応するためです。

上述しましたように電子帳簿保存法には数多くの要件、つまりは必ず守らなければならないルールがあります。例えばスキャナ保存要件の1つであるタイムスタンプには、以下のように一括検証機能が必須とされています。

使用するタイムスタンプは、規則第２条第６項第２号ロに規定する以下の要件を満たすものに限ります。
① 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
② 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜20ページ目（2023年8月18日時点）

一括検証機能とは『記載内容が改ざんされていないか・有効期限が切れていないか？』を、複数のファイルに対して同時に確認できる機能のこと。

システムを導入せずに自社で対応するということは、この一括検証機能を備えたタイムスタンプを自社でイチから制作し、運用できる状態にもっていくことと同義です。仮に技術的に可能であったとしても電子帳簿保存法の義務化が差し迫っている現状では、残り時間を考えますと賢明な判断とは言えないでしょう。

そういった事情もあり、以下の国税庁資料でも『電子帳簿保存法に対応した管理保存システムの使用が一般的』と記載されています。

どうやって保存すればいいの？
スキャナ保存の様々なルールを満たして保存するためには、対応ソフト等を使用することが一般的です。

引用先：国税庁｜はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1⽉以降用】｜1ページ目（2023年8月15日時点）

国がこのよう明言している以上、何かしらのシステムを導入するのが一番の安全策と言えます。

また、その際は電子帳簿保存法に対応した保存管理ステムを導入するのがおすすめです。『電子帳簿保存法に対応！』と明記されているシステムであれば、導入前に自分で電子帳簿保存法の要件と各機能を照らし合わせて確認する必要がなくなります。

電子帳簿保存法のレシート関連でよくある質問

電子帳簿保存法のレシート関連でよくある質問は、以下の2つです。

そもそも電子帳簿保存法って何ですか？
レシートではなく領収書を電子保存する場合はどうすればいいですか？

そもそも電子帳簿保存法って何ですか？

電子帳簿保存法とは、国税に関する書類を電子保存する際の要件がまとめられた法律のことです。国税庁Webサイト『電子帳簿等保存制度の概要』には、以下の記載があります。

電子帳簿等保存制度は、納税者の文書保存に係る負担軽減を図る観点から、帳簿や国税関係書類の電磁的記録等による保存を可能とする制度。

引用元：国税庁｜電子帳簿等保存制度の概要｜3ページ目（2023年8月16日時点）

近年は、クラウドなどでの帳簿管理が主流です。紙保存のままでは、保存者の負担が大きすぎるため、事業主の負担を軽減する目的も電子帳簿保存法が担ってくれています。

電子保存に慣れるまでは、大変に思うケースもあるかもしれません。しかし、電子データの移行体制が整えば、多くのメリットを授与できる環境ができあがります。ぜひレシートの電子保存も行ってみてください。

レシートではなく領収書を電子保存する場合はどうすればいいですか？

授受した領収書が紙なのか電子データなのかで、保存要件・対応方法は変わります。

まず紙の領収書を電子保存する場合は、スキャナ保存要件を守る必要があります。これはレシートや領収書に限った話ではありませんが、紙の文書を電子保存するには、スキャンをするしかないからです。スキャンをするということで、スキャナ保存要件を守る必要があります。その後は上述しましたように、電子帳簿保存法に対応した保存管理システムにアップロード・電子保存をしてください。

次に領収書を電子的に受け取った場合なのですが、この際は電子取引データ保存の要件を守らなければなりません。電子取引データとは以下のように、金額などの取引情報を電子的に授受する行為を指します。

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。なお、この「取引情報」とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

引用元：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和５年６月｜3ページ目（2023年8月16日時点）

そのため、例えば『電子メールにてPDF化された領収書を受け取った』場合は、スキャナ保存要件ではなく電子取引データ保存の要件を守る必要があります。そして電子取引データ保存の要件は、以下のとおりです。

電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）
見読可能装置の備付け等
検索機能の確保

次のいずれかの措置を行う（規４①）
一タイムスタンプが付された後の授受
二速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
三データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う
四訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

引用元：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和5年6月｜9ページ目（2023年8月16日時点）

『電子計算機処理システムの概要を記載した書類』とは、導入したシステムの操作マニュアルなど、『見読可能装置』とはディスプレイやプリンタなどのことです。要はあなたが国税職員に領収書の提示を要求されたときに「操作方法がわかりません・ダウンロードできません」といった事態を回避するために、このようなルールができたのでしょう。

そして検索機能の確保とは以下を指します。

⑴ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができ
ること。
⑵ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することがで
きること。
⑶ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

引用元：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和5年6月｜28ページ目（2023年8月16日時点）

そのため領収書を電子保存するときは、以下のようにしなければなりません。

【電子保存する領収書ファイル名の例】
20230830_株式会社領収書 _700,000円

取引日付・取引先名・取引金額を記載することで、それらで検索されたときにヒットするようになるわけです。領収書を提示しなければならないときに「検索にヒットしません」といったことがないように、キチンと入力してくださいね。

次にタイムスタンプや規程などに関してですが、1~4のうちどれか1つだけを実施すれば問題ありません。基本的にはタイムスタンプを付与すれば問題ないでしょう。

このように領収書を授受したときは、紙なのか・電子データなのかで、保存要件と対応方法が大きく変わります。領収書はレシートと同様もしくはそれ以上に取り扱う機会が多いでしょうから、十分にご注意ください。