電子帳簿保存法ではタイムスタンプが保存要件の1つ！不要になるケースも解説

「電子帳簿保存法に対応するにはタイムスタンプが必要って聞いたけど、本当？」
「そもそもタイムスタンプって、どのような仕組みになっているの？信用して大丈夫なのかな」

現場担当者の方の中には、このような疑問を抱くこともあるでしょう。詳細は本文で解説しますが、電子帳簿保存法に対応するのであれば、タイムスタンプは原則必要です。スキャナ保存および電子取引データ保存の要件の1つになっているからです。領収書や請求書などを電子保存するのであれば、多くの場合でタイムスタンプが必要になります。

しかしそうなりますと、タイムスタンプの信用性が気になるところですよね。「タイムスタンプって、なぜ電子帳簿保存法にそこまで必要とされる機能なの？」と。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの基本情報だけでなく、改正後のスキャナ保存要件・発行される際の仕組み・実際に付与する方法を解説します。この記事を読めば、タイムスタンプ機能が安全性が極めて高い、ビジネスにおいて信用するに足る機能であることを理解できます。

「電子帳簿保存法の保存要件に対応するためにタイムスタンプ機能を使いたいけど、利用する以上は仕組みなど根本的な部分も理解しておきたい」という方は、ぜひ読んでみてください。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプを解説

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの基本的な情報を解説します。

タイムスタンプが果たす役割とは？
タイムスタンプの付与が必要な書類は？

タイムスタンプが果たす役割とは？

タイムスタンプには、対象の文書が存在していたこと・付与された日以降、書類が改ざんされていないことを担保する役割があります。タイムスタンプの目的について、以下のとおり国税庁も解説しています。

電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明する情報がタイムスタンプ

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答｜20ページ (2023年8月12日時点）

国がこのように断言していることを踏まえますと、タイムスタンプには相当な信用性があることが伺えますよね。

しかしタイムスタンプの知識がない場合、ひょっとしますと「本当に大丈夫なの？根拠は？」と疑いたくなるかもしれません。そんなときは後述している『タイムスタンプの仕組み』を読んでみてください。タイムスタンプが本当に信用できる理由を丁寧に解説していますので、納得できるハズです。

なお弊社のDenHoにも、タイムスタンプ機能は備わっています。標準搭載ですので、追加料金は一切ございません。ぜひご利用ください。

タイムスタンプの付与が必要な書類は？

電子データとして保存する国税関係書類に、タイムスタンプが必要になります。国税庁の解説は以下のとおりです。

これは、国税関係書類の受領等後できるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプを付した電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。

引用元：国税庁｜Ⅱ　適用要件【基本的事項】(2023年8月12日時点）

国税庁がこのように公表している以上、国税関係書類を電磁的に記録（電子保存）する際は、タイムスタンプが原則必要であると考えられます。

そして肝心の国税関係書類とは何かについてなのですが、以下のとおり明記されています。

国税関係帳簿書類　国税関係帳簿（国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿（輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律（昭和三十年法律第三十七号）第十六条第十一項（保税工場等において保税作業をする場合等の内国消費税の特例）に規定する帳簿を除く。）をいう。以下同じ。）又は国税関係書類（国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいう。以下同じ。）をいう。

引用元：e-Govポータル｜電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）第2条第2号(2023年8月12日時点）

国税関連かつ保存が義務付けられている書類とのこと。要するに請求書や領収書などのことですね。請求書や領収書などを電子保存する場合は、タイムスタンプが原則必要になることを覚えておきましょう。

ちなみに電子保存する際にタイムスタンプが必要になるケースは2つです。スキャナ保存と電子取引データ保存です。詳細は次で解説しますね。

電子帳簿保存法改正でタイムスタンプの要件が緩和

ここでは電子帳簿保存法の改正の概要と、今回の改正がタイムスタンプに対してどのような影響を与えるかについてそれぞれ解説いたします。

改正された電子帳簿保存法とは？
スキャナ保存におけるタイムスタンプへの影響
電子取引データ保存におけるタイムスタンプへの影響

改正された電子帳簿保存法とは？

そもそも電子帳簿保存法とは、以下のように制定されている法律を指します。

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜1ページ目 (2023年8月12日時点）

この制度はデジタル化する経済社会の流れを踏まえ、電子化による経理の生産性の向上や記帳水準の向上を目的として制定されています。インターネットの普及により、電子データ上でのやりとりを行う企業が増えたため、このような規定ができたのでしょう。

そんな電子帳簿保存法は2022年・2023年に改正されています。タイムスタンプ関連の改正は2022年に行われていますので、2022年の改正内容を中心に解説します。

スキャナ保存におけるタイムスタンプへの影響

スキャナ保存におけるタイムスタンプに関しては、以下のように改正されました。

２タイムスタンプ要件、検索要件等について、次のとおり要件が緩和されました。
（1）タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約2か月と概ね7営業日以
内とされました。

（3）電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注１）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
（注１）訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜3ページ目 (2023年8月12日時点）

改正される前は、タイムスタンプの付与期間はおおよそ3営業日以内でした。2022年の改正ではこの点が見直され、タイムスタンプの付与期間が延長されています。ひょっとしますと各社から「期間が短すぎる！」と言われ、それに応じて改正、というよりも緩和を実施したのかもしれませんね。

また期間だけでなく『タイムスタンプの代替え』についても提示されています。少し言葉足らずとなっていますが、これは『公開NTPサーバー（正確な時刻情報を取得・配信しているサーバー）と時刻を同期しており、訂正・削除履歴の残る、または訂正・削除ができない第三者の運営するクラウドサービスのみ、タイムスタンプがなくてもOK』という意味です。データを自由に削除・訂正できないシステムであれば、なんでもOKというわけではありませんので、十分にご注意ください。

電子取引データ保存におけるタイムスタンプへの影響

電子取引データ保存においても、以下のようにスキャナ保存と同様の改正が行われています。

タイムスタンプ要件に係るタイムスタンプの付与期間及び検索要件に係る検索項目について「スキャナ保存（区分②）に関する改正事項」の2(1)と(4)と同趣旨の改正が行われた

取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜4ページ目(2023年8月12日時点）

『速やかに』と書かれていますが、それと同時に『スキャナ保存の2（1）と同趣旨の改正』と明記されていますよね。したがってスキャナ保存と同様に、付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内に改められたということ。余裕を持って対応できることでしょう。

また2022年の改正内容では『保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく』と記載されていますが、2023年の改正により、この決まりはなくなりました。

スキャナ保存時に記録事項の入力を⾏う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことを求める要件が廃⽌されました（電子取引データ保存についても同様です。）。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜｜3ページ目(2023年8月12日時点）

要は緩和されたということですね。

そもそも企業によっては、年間何千枚もの国税関係書類を取り扱う可能性があります。それにもかかわらず、各書類にタイムスタンプを付与するごとに保存者・監督者情報を逐一記録するのは、負担が大きすぎますよね。国税庁はそのことを察し、廃止にしたのかもしれません。これを機に覚えておきましょう。

ちなみに電子取引データ保存においては、以下のいずれか1つを満たせば、電子帳簿保存要件の1つである真実性※を確保できます。

※保存したデータが削除・改ざんされていないことを証明すること。

真実性の確保
以下の措置のいずれかを行うこと。
1．タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2．取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
3．記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
4．正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜4ページ目(2023年8月12日時点）

要は『訂正・削除したことがわかるシステムを導入』や『訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定める』ことで、タイムスタンプは必要なくなるということです。念のために覚えておきましょう。

タイムスタンプの発行と付与する仕組みを解説

ここからは電子帳簿保存法に対応する上で重要な機能であるタイムスタンプが、どのような仕組みになっているのかを解説します。

タイムスタンプを要求する
タイムスタンプを発行してもらう
タイムスタンプを検証する

タイムスタンプを要求する

タイムスタンプの付与は、利用者が時刻認証局に要求することから始まります。総務省のパンフレットタイムスタンプの発行の過程について以下のとおり説明されています。

タイムスタンプサービスは、①TS※の要求、 ②発行と③検証の過程から構成されています。要求・発行は、利用者が原本データのハッシュ値（電子文書の指紋に相当）を時刻認証局（TSA）に送付し、TSAがこのハッシュ値に時刻情報を付与したTSを利用者に送付する過程です。

引用元：総務省｜電子署名・認証・タイムスタンプ総務省その役割と活用3タイムスタンプのしくみと活用｜4ページ目(2023年8月12日時点）

※TSとはタイムスタンプのこと。

タイムスタンプの要求は『原本データのハッシュ値を時刻認証局に送付される過程です』とあります。この原本データのハッシュ値とは、電子文書の指紋に相当すると総務省のパンフレットに書かれているように、1つ1つの電子データ固有のものです。このハッシュ値について同パンフレットは以下のとおり説明していました。

電子データをハッシュ関数により変換してハッシュ値（メッセージダイジェストともいう）を生成します。

引用元：総務省｜電子署名・認証・タイムスタンプ総務省その役割と活用2電子署名・認証のしくみと活用｜3ページ目(2023年8月12日時点）

ハッシュ関数とは、元データをアルゴリズムに基づいて置き換える際に使う関数のことです。タイムスタンプにおいて、なぜハッシュ値がここまで必要とされているのかは、後述しますね。

タイムスタンプを発行してもらう

時刻認証局が、送信されたハッシュ値に対して時刻情報を付与します。この行為が、俗にいう『タイムスタンプの付与』に該当します。タイムビジネスセンターによると厳密にはタイムスタンプではなくタイムスタンプトークンとのことですが、一般利用者はタイムスタンプという認識で良いでしょう。

そしてこのとき時刻認証局は、ハッシュ値に対して時刻情報を単に付与するわけではありません。以下のように『偽造できない』ようにしているとのことです。

発行は、TSAがこのハッシュ値に時刻情報を偽造できないようにして結合したタイムスタンプ(正確にはタイムスタンプトークンと呼びます)を利用者に送付する過程です。

引用元：タイムビジネスセンター｜タイムスタンプのしくみ(2023年8月12日時点）

「どのように偽造できなくしているのか？」の肝心の詳細が記載されていませんが、要は郵便局でいう消印が押されるような仕組みなのでしょう。国に認可されている第三者が、偽造のしようがない『時刻に関する刻印』を対象文書に刻み付けることで、「確かに、その時点で実在した」という存在証明・信用性を担保するのだと考えられます。

この発行段階においても、タイムスタンプの信用性が強化されていることが伺えますね。

タイムスタンプを検証する

最終段階である検証とは、書類の元データのハッシュ値と、タイムスタンプのハッシュ値が一致するかの確認作業を指します。総務省のパンフレットにも検証について以下のとおり説明があります。

検証は、原本データのハッシュ値とTSのハッシュ値を比較する過程で、一致していれば改ざんされていないことを証明できます。

引用元：総務省｜電子署名・認証・タイムスタンプ総務省その役割と活用3タイムスタンプのしくみと活用｜4ページ目(2023年8月12日時点）

つまり『原本データから生成された完全オリジナルのハッシュ値』と、時刻認証をされた後の『タイムスタンプ内に含まれているハッシュ値』が一致すれば、対象文書のデータは改ざんされていない証拠になるということ。少しでも改ざんされていれば、ハッシュ値が変化するからです。

そのため逆説的に、一致しているのであれば「改ざんはされていない」と判断されるわけですね。タイムスタンプにおいてハッシュ値が重要視される理由は、ここにあります。

以上『要求・発行・検証』が、タイムスタンプが付与される際の仕組みです。仕組みを理解することで、電子データをやり取りする上でのタイムスタンプの必要性・重要性がわかりましたね。ぜひ覚えておきましょう。

スキャンした文書にタイムスタンプを付与する方法

対象の文書にタイムスタンプを付与する際の流れは以下の通りです。

1.書類をOCRなどで読み取る
2.PDFなどの書類をシステムにアップロード
3.タイムスタンプを付与

書類をOCRなどで読み取る

まずは書類をOCR※などで読み取りましょう。

※OCRとは、Optical Character Recognition/Readerの略称で日本語訳すると光学的文字認識技術です。紙面を写した画像などを解析して、その中に含まれる文字に相当するパターンを検出し、書かれている内容を文字データとして取り出す装置やソフトウェアが該当します。

当たり前の話なのですが、紙のままではタイムスタンプを付与できないからです。タイムスタンプを付与できるのは電子データのみです。そのためまずはOCRなどで、タイムスタンプを付与したい文書を電子データ化させてください。

なおOCRシステムを利用すると画像データから文字を読みとり、自動でデータ化することが可能なのですが、スキャンおよび電子保存をするだけでは電子帳簿保存法の要件を満たせません。電子帳簿保存法に対応するには、タイムスタンプの付与や、取引先名・取引金額・取引日付で検索できるようにすることも必要だからです。

弊社のDenHoであればOCRが標準搭載されており、アップロードするだけで、自動で検索用データを抽出し、面倒な作業が不要となります。

もちろんDenHoには、タイムスタンプや一括検証機能も備わっています。システムにアップロードするだけで、取引先名・取引金額・取引日付などの情報を自動でデータ化することも可能です。

「電子帳簿保存法に対応しつつ、業務を効率化させたい！」という方は、ぜひご利用ください。

PDFなどの書類をシステムにアップロード

次にPDF化した書類などをシステムにアップロードしましょう。もちろんPDFではなく、以下のような電子ファイルでもOKです。

BMP
TIFF
JPEG
JPG

タイムスタンプを付与するためには、上述しましたようにハッシュ値と時刻情報を合成させる必要があります。そのため電子データに変換した書類を、タイムスタンプ機能が備わっているシステムにアップロードしてください。導入するシステムに関しましては、料金や使える機能を確認および比較し、判断すると良いでしょう。

タイムスタンプを付与

システムに文書をアップロードしたら、あとはタイムスタンプを付与するだけです。このとき、難しい作業は一切ありません。導入するシステム・プランにもよりますが、保存・送信するときにタイムスタンプが自動、またはワンクリック操作で付与できることが多いからです。詳しくは導入予定のシステムの担当者に質問すると良いでしょう。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ関連のよくある質問

ここでは電子長保存法におけるタイムスタンプ関連の質問にお答えします。

原本はどうすればいいですか？
認定を受けているタイムスタンプ業者を教えてください

原本はどうすればいいですか？

紙の書類をスキャン後、管理責任者のチェックが完了後、破棄できます。『スキャナによる電子化保存規程』の参考資料によりますと以下の通り。

（原本の廃棄）
第16条作業担当者は、スキャニング処理を了した原本について、管理責任者のチェックが完了するまでの間、一時保管する。
２この管理責任者のチェックが完了した原本については、作業担当者が文書管理規程に基づき、これを廃棄し、その旨を管理責任者に連絡する。
３管理責任者は、廃棄結果を記録する。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】38ページ目 (2023年8月12日時点）

上記参考資料によると、書類のスキャン後管理責任者のチェックが完了するまでの間、一時保管しチェックが完了した原本を破棄することになっています。原本を廃棄する際の処理の仕方についても書かれていますので、自社で規定を作成する際の参考にできるでしょう。

認定を受けているタイムスタンプ業者を教えてください

認定を受けているタイムスタンプ業者は以下のとおりです。

アマノ株式会社
セイコーソリューションズ株式会社
株式会社TKC
株式会社サイバーリンクス
三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

引用元：総務省｜タイムスタンプについて(2023年8月12日時点）

上記の業者には、令和5年7月29日までの経過措置としてタイムスタンプを発行していた業者が含まれています。経過措置が終了した後、令和5年7月30日以降は総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプが必要です。総務省より以下のとおり告知されています。

令和5年7月29日までは、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプの付与に加え、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプの付与も経過措置として認められます。

同月30日以降は、税関係書類等へ付与するタイムスタンプの要件としては、同協会が認定する業務に係るタイムスタンプの付与は認められず、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを付与する必要がありますのでご注意ください。

引用元：総務省｜タイムスタンプについて(2023年8月12日時点）

上にある総務大臣に認定されている事業者は、2023年8月時点で以下のとおりです。

この度、セイコーソリューションズ株式会社、三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社及びアマノ株式会社から、総務省告示第3条第1項の規定に基づきそれぞれ認定申請があった時刻認証業務について、認定に係る要件に該当すると認められることから、同規定に基づき各業務を認定しました。

引用元：総務省｜時刻認証業務の認定(2023年8月12日時点）

非常に重要ですので、覚えておきましょう。