電子帳簿保存法は2024年1月から義務化！改正内容・対象取引を解説

「電子帳簿保存法が2024年から義務化されるな」
「電子帳簿保存法に対応するために、改正内容や保存要件を把握しておきたい！」
「しかし自分でイチからすべてを調べる時間はないな……」

電子帳簿保存法の義務化が迫っていることもあり、このように考えている方もいるハズ。
詳細は本文で解説しますが、電子帳簿保存法は2024年1月1日から義務化されます。そのため帳簿などの対象文書を電子保存するのであれば、保存要件を守らなければなりません。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法の基本情報だけでなく、改正がもたらす影響・保存要件・対象となる取引例・具体的な対応方法を解説します。この記事を読めば、電子帳簿保存法が義務化される2024年1月1日から、対応することが可能となります。

「電子保存をすることになったから、2024年までに必要なものを揃えておかないと！」と考えている方は、ぜひ読んでみてください。

電子帳簿保存法が2024年から義務化！対象は?

電子帳簿保存法により、電子保存が2024年1月1日に義務化。2023年12月31日までが猶予期間になっています。

ここでは電子帳簿保存法の対象事業者や対象書類について、わかりやすく解説いたします。

対象事業者は?
対象の書類は?

対象事業者は？

電子帳簿保存法の対象事業者は所得税や法人税など、国税の納税に関するデータを保存する義務を負う者、つまり国税納付関連データの保存義務者です。

所得税や法人税などの国税は仕事をする個人や法人であれば納税義務があり、以下引用の通りほぼすべてが対象となります。

「保存義務者」とは、国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者をいいます。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の概要（2023年8月12日時点）

例えば所得税もしくは法人税の納付が必要な状況下で、電子契約書を受け取ったとしましょう。

所得税は国税であり、電子契約書は国税関係の取引関係書類に該当します。この場合だと、受け取った者が株式会社・個人事業主などにかかわらず、電子契約書の電子保存は義務となります。

ただし、個人事業主や法人においても電子帳簿保存が義務化されていない例外があります。それは電子データを使わない法人や個人事業主です。紙の文書でやり取りをすることが多い、飲食店などがその代表的な例です。そもそも売上を紙帳簿で管理し、電子データが存在しないのであれば、電子保存の必要性もないという解釈になります。

その他の留意事項として電子帳簿保存法に違反や不正行為があると、青色申告の取消や追徴課税を受けるおそれがあります。正確な電子データの保存体制を整えていきましょう。

対象の書類は?

電子帳簿保存法の対象書類は以下の2種類です。

国税関係帳簿
国税関連書類(電子取引含む)

国税関係帳簿や国税関連書類はさらに以下の書類に細分類されます。

国税関係帳簿主要帳簿	仕訳帳、総勘定元帳
国税関係帳簿補助帳簿	現金出納帳、当座預金出納帳、小口現金出納帳仕入帳、売上帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳など買掛金元帳、売掛金元帳、商品有高帳、得意先元帳、仕入先元帳固定資産台帳、営業費内訳帳など
国税関係書類	決算関係書類:賃借対照表、損益計算書、棚卸表など自己保存の取引関係書類:見積書控、契約書控、請求書控など相手作成の取引関係書類:見積書、契約書、請求書など
電子取引	見積書、契約書、請求書、領収書など

上記は法人事業の会計簿記に関する書類です。つまり電子帳簿保存法の対象書類とは、税金や売り上げに関する書類と言えます。

なお対象書類を電子保存するのであれば、ぜひDenHoをお試しください。DenHoであれば全文検索機能もありますので、電子保存した書類をスムーズに探し出せます。ご検討ください。

義務化？電子帳簿保存法の改正内容を解説

ここでは電子帳簿保存法の改正内容を解説します。

2022年に電子帳簿保存法は改正されました
2023年に電子帳簿保存法が再度改正されました

2022年に電子帳簿保存法は改正されました

2022年に電子帳簿保存法が以下の通り改正されました。

電子帳簿保存法保存区分	2022年改正の内容
電子帳簿等保存	1.税務署長の事前承認制度が廃止 2.優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置を整備 3.最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存が可能
スキャナ保存	1.税務署長の事前承認制度が廃止 2.適正事務処理要件が廃止 3.タイムスタンプの要件が緩和 4.検索要件が緩和 5.不正があった場合の重加算税の加重措置を整備
電子取引データ保存	1.タイムスタンプの要件が緩和 2.検索要件が緩和 3.電子データでの保存が義務化 4.申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される措置を整備

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました（2023年8月12日時点）

これまで国税関係帳簿を電子保存するには、前もって税務署長の承認が必要でした。改正後は申請不要となり、今すぐに電子帳簿保存が可能です。

さらに改ざん防止や一定の検索機能をもつ会計ソフトを導入するなど、一定の要件を満たすことで優良帳簿保存者となり、税制面の優遇を受けることができます。

ただし故意または恣意的な改ざんや申告漏れに対しては罰則規定として、10%の重加算税が設けられており、注意が必要です。

2023年に電子帳簿保存法が再度改正されました

電子帳簿保存法が2023年に再度改正され、以下の通りとなりました。

電子帳簿保存法保存区分	令和5年度税制改正大綱の内容
電子帳簿等保存	1.「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」となる書類の見直し。
スキャナ保存	1.解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要。 2.入力者等情報の確認要件が不要。 3.帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定。
電子取引データ保存	1.検索機能が不要とされる対象者の範囲が、準期間(2課税年度前)の売上高が「1,000万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」の保存義務者に拡大。 2.対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示・提出することができるようにしている保存義務者」が追加。 3.入力者等情報の確認要件が不要。 4.令和4年度税制改正で措置された「宥恕措置」は、適用期限(令和5年12月31日)をもって廃止。 5.改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができる。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜（2023年8月12日時点）

優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置について、国税関係帳簿や国税関係書類に加え、以下その他の書類③における記載事項の帳簿のみで良いとされました。

③における記載事項	具体例
売上、その他収入に関する事項	売上帳
仕入、その他経費に関する事項	仕入帳、経費帳、賃金台帳(所得税のみ)
売掛金に関する事項	売掛帳
買掛金に関する事項	買掛帳
手形上の債権債務に関する事項	受取手形記入帳、支払手形記入帳
その他債権債務に関する事項	貸付帳、借入帳、未決済項目に係る帳簿
有価証券に関する事項	有価証券受払い簿(法人税のみ)
減価償却に関する事項	固定資産税台帳
繰延資産に関する事項	繰延資産台帳

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜｜２ページ目（2023年8月12日時点）

ただし、5%が軽減される過少申告加算税の処理は事前に届出書を出す必要があるため、注意してください。

スキャナ保存に関しては、従来は読取時の解像度情報など保存する必要がありましたが、これらの情報は不要となりました。

また、スキャナ実施時に入力者の情報を入力することやスキャナ情報と原本の相違確認を実施する監督者情報は不要となり、スキャナ要件が緩和されています。さらに帳簿上の相互関連性を確保する書類は、請求書や契約書などの重要な書類に限定されました。

【帳簿や電子取引など】電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法では、不正取引や情報改ざんを防ぐ観点から、電子取引データや帳簿の保存などに一定要件が存在します。ここでは各保存要件を解説します。

国税関係等帳簿
スキャナ保存
電子取引データ保存

国税関係等帳簿

国税関係帳簿の保存要件は以下の通りです。

電子帳簿の保存要件の概要	優良	その他
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること	〇	―
通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること	〇	―
電子化した帳簿の記載事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること	〇	―
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること	〇	〇
保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと	〇	〇
1.記録項目は取引年月日、取引金額、取引先の3つのみ	〇	―
2.日付又は金額の範囲指定により検索出来ること	〇※1	―
3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること	〇※1	―
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること	―※1	〇※2

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜2ページ目（2023年8月12日時点）

※１保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち2・3の要件が不要となります（後述のスキャナ保存及び電子取引についても同様です。）。
※２ “優良”の要件を全て満たしているときは不要となります。

電子帳簿を保存する要件として、最低限の適合要件は以下の3つです。

システム関連機器の仕様書や操作マニュアル、説明書などを用意すること。
データ出力関連機器の処理や操作マニュアルなどを用意し、鮮明かつ迅速に出力できること。
税務職員の立入検査時に、データのダウンロードが可能なこと。

例えば、あるサービスを販売して会計ソフトで処理し、売上管理はプリンタで出力できるとします。この場合、会計ソフトの使用文書や操作マニュアルの整備、またデータ出力の方法とプリンタ操作マニュアルの用意が必要です。

また、改正後は上記最低限の要件に加え、以下4つを満たすことで税制面の軽減措置が適用できます。

データの訂正、削除履歴がわかる会計ソフトなどを導入する
通常の業務時間外にデータを入力した場合、その履歴がわかる会計ソフトなどを導入する
電子データ記録と関係帳簿の関連性が相互に確認できる
取引年月日、金額、取引先などの検索ができる

上記要件を満たすことで、過少申告加算税の5％軽減や所得税の⻘⾊申告特別控除（65万円）が適応されます。税務上優遇されるため、要件への適応を検討しましょう。

スキャナ保存

スキャナ保存に関するポイントは以下の点です。

入力期間の制限
解像度200dpi以上で読み取る
カラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調【約1677万色】以上)※1
タイムスタンプの付与※2
ヴァージョン管理
スキャナ文書と帳簿との相互関連性の保持※3
見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイなど)の備付け
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
検索機能の確保

参考：国税庁｜はじめませんか、書類のスキャナ保存！（2023年8月12日時点）
参考：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜（2023年8月12日時点）
※1：一般書類は、グレースケール（白黒）で保存可能。
※2：入力期間内にその国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認できる場合は、このタイムスタンプの付与要件に代えることが可能。ただし、認定タイムサーバーから時刻を取得する第三者の運営するクラウドサービスのみ、タイムスタンプがなくてもOK
※3：一般書類をスキャナ保存する場合については、相互関連性の確保が不要

入力期限は原則7営業日以内に実施し、その後の処理は2ヶ月以内に実施することが求められます。

帳簿との相互関連性は前述の契約書や領収書などの重要書類に限定され、取引時金額の整合性が確認できるよう整備しておくことが求められます。

電子取引データ保存

電子取引データの保存要件については、真実性および可視性の確保を実施することが求められます。

真実性の確保
以下の措置のいずれかを行うこと。
1．タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2．取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
3．記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
4．正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

可視性の確保
1．保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
2．電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
3．検索機能※を確保すること

参考：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜4ページ目（2023年8月12日時点）
参考：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜（2023年8月12日時点）

※電子帳簿等保存の検索要件1～3に相当する要件のこと。ただしダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、『2．日付又は金額の範囲指定により検索できる』および『3．2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる』は不要。

仮にタイムスタンプを導入しなかったとしても、記録事項の訂正・削除について規定を設けることや、変更履歴が確認できる仕様または変更不可仕様のシステムを導入することで対応可能です。

可視性の確保においては、何度か解説した通り会計ソフトを使用してプリンタで印刷を実施している場合、その操作マニュアルや仕様書を用意する意味合いです。

検索要件についても前述の通り、金額・取引先・取引年月日による指定検索、および2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索を可能にすることが要件となります。

ただし、税務職員の立入検査時にデータのダウンロードが可能な場合で売上高5,000万以下、または取引先と取引履歴が確認できる状態で保存されていれば、検索要件は不要です。

電子保存対応が必要となる電子取引例を解説

電子保存対応が必要となる電子取引の例は、以下のとおりです。

電子メールでの授受
クラウドサービスの利用
EDIシステムの利用

電子メールでの授受

取引情報を授受した電子メールは保存しなければなりません。以下のとおり、法令で定められています。

2－3　法第2条第6号（（電子取引の意義））に規定する「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わずすべて該当するのであるから、例えば、次のような取引も、これに含まれることに留意する。

（3）電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）

引用元：国税庁｜法第2条（（定義））関係（2023年8月12日時点）

引用した法第2条によると、電子取引とは電子的な方法で取引に関係する文章を受け取ったり、送ったりする行為のことです。さらに第2条の（3）を見ると電子メールとあります。つまり電子メールを使用して注文書、領収書などをやり取りした場合も電子保存が必要だということです。

ただし、すべての電子メールが対象となるわけではありません。以下の法令を見てわかるとおり、保存しなければならないのは、電子メールの本文または添付ファイルの取引情報です。

具体的には、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを保存する必要がありますが、電子メールの添付ファイルにより授受された取引情報（領収書等）については当該添付ファイルのみを保存しておけばよいことになります。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答｜4ページ目（2023年8月12日時点）

例えば、A社が注文書を作成し、電子メールの添付ファイルとして送信したとします。法で定められているのは、電子メール本文ではなく本文に添付された注文書を保存することになります。

その一方で添付ファイルがなく、本文に注文書の内容が記載されているのであれば、メール本文すべてを電子保存しなければなりません。

そして肝心の保存方法なのですが、同資料にて以下のように明記されています。

具体的に、この電磁的記録の保存とは、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報（領収書等）が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、コンパクトディスク、ＤＶＤ、磁気テープ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答｜3ページ目（2023年8月12日時点）

電子メールを保存する際は法令に従い、電子メールの本文、あるいは添付ファイルにある取引情報をパソコンやクラウドサービスに保存しなければなりません。ご注意ください。

クラウドサービスの利用

クラウドサービスを利用している場合も、以下のとおり取引情報の電子保存対応が必要です。

（4）インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

引用元：国税庁｜法第2条（（定義））関係（2023年8月12日時点）

つまりクラウドサービスを利用して取引書類を共有している場合にも、電子保存対応が必要です。取引情報の保存方法に関しては、以下のように定められています。

３第三者等が管理するクラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合
⑴ クラウドサービスに領収書等を保存する。
⑵ クラウドサービスから領収書等をダウンロードして、サーバ等に保存する。

４従業員がスマートフォン等のアプリを利用して、経費を立て替えた場合従業員のスマートフォン等に表示される領収書データを電子メールにより送信させて、自社システムに保存する。なお、この場合にはいわゆるスクリーンショットによる領収書の画像データでも構いません。
引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答｜23ページ目（2023年8月12日時点）

クラウドサービス内で領収書を共有、または従業員が領収書をスクショします。どちらの場合にも領収書は法令で定められている取引情報にあたるのでクラウドサービス内、またはサーバーで保存をする必要があります。

EDIシステムの利用

EDIシステム※を利用した取引も電子保存対応が必要であり、法令では以下のように定められています。

※EDIシステムとは、企業同士が発注書・契約書・領収書を自動的に作成し、電子的に取引データを交換できるシステムのことです。このEDIシステムにおいて取引を行った書類も、保存が義務付けられています。

（1）いわゆるEDI取引

引用元：国税庁｜法第2条（（定義））関係（2023年8月12日時点）

EDIシステムを利用して行われる取引においては以下のように、『受領した注文書、領収書など取引に関連して受領したもの』を取引情報として保存するように規定されています。

法第2条第6号において、電子取引とは、「取引情報（取引に関して受領し、又は交付される注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」と規定されているが、インターネット等の急速な進展により、いわゆるEDI（Electronic Data Interchange）取引以外にも、様々な取引形態が発生してきており、納税者が行っている取引が電子取引に該当するか否かの判断に迷うケースもあると考えられる。したがって、取引情報の授受が電磁的方式によって行われる取引はすべて該当するのであるが、その内容をある程度明示する必要があることから、一般に行われている電子取引について念のため例示したものである。

引用元：国税庁｜法第2条（（定義））関係（2023年8月12日時点）

便利なEDIシステムを利用した取引についても、取引情報に関連する書類は電子データで保存することが法令で定められていますので、ご注意ください。

2024年1月までに！電子帳簿保存法の対応方法

電子帳簿保存法に対応するために検討が必要なものは、以下のとおりです。

対象帳票を棚卸する
電子保存方法を決める
バックアップ体制を構築する

対象帳票を棚卸する

まずは電子帳簿保存法の対象帳票を棚卸しましょう。自社における対象帳票の種類や状況を、事前に把握しておく必要があるからです。このときの確認事項は以下の通りです。

現在取り扱っている書類の種類
電子データで授受している書類
紙で授受している書類
各書類において保存などに利用しているシステム

上記を実行したことにより、例えば以下のような『各書類の授受状況・利用しているシステム』を一覧化できます。

書類の例	重要度	受け取り状況	発行状況
契約書	重要	電子	電子
領収書	重要	電子と紙	電子と紙
請求書	重要	電子	電子と紙
納品書	重要	電子	特になし
見積書	一般	電子	電子
注文書	一般	電子と紙	電子
検収書	一般	電子と紙	特になし

リストアップと状況の把握が完了しましたら、次は各書類をどのように取り扱っていくかを検討しましょう。例えば上表で言いますと「現在、領収書は電子と紙の両方で授受しているが、電子に完全に切り替えようか」というイメージです。

もちろんこのとき、責任者および経営上層部だけでは判断できない可能性があります。経営上層部が実際の保存作業を行っているわけではなく、実情を完璧に把握しきれていないことがあるためです。

したがって、まずは保存業務を実行している現場担当者にヒアリングすることを強くおすすめします。状況によっては電子保存が歓迎されるかもしれませんし、否定的な意見が出るかもしれません。どちらにせよ、じっくりと話し合ってくださいね。

電子保存方法を決める

次に電子保存方法（電子データ化させる方法）を決めてください。電子保存をするにはいくつかの選択肢があり、業務状況や目的に応じて選ぶべき方法が変化するため、自社に最もマッチした手段を探さなければなりません。

例えばスキャナ保存でいえば、文書をPDF化する方法は主に3つあります。

スマホを使う
コピー機を使う
スキャン専用機器を使う

スマホを使う場合は、スマホでアプリを使って写真を撮るときと同じように書類を撮影し、手軽にPDF化できます。スマホがあれば場所を選ばず、簡単に電子データに変換出来るのでとても便利です。

その一方でコピー機もスキャン専用機器も、会社の決められた場所で行わないといけないという制約があります。しかし専用の機械で行うのでスマホとは異なり、まとめてスキャンすることが可能。書類を大量にスキャンする際に便利です。

このように一言で電子保存と言っても、選ぶべき手段は状況や目的によって異なります。そのためまずは、電子保存方法を決めるのがよいでしょう。現場の担当者などにヒアリングをすれば、最適な電子保存方法を見つけられることでしょう。

バックアップ体制を構築する

バックアップ体制を構築することが望ましいといえます。こまめにバックアップをとっておけば、重要な取引記録が大量に消滅してしまうことを避けられるからです。

仮に取引記録の元データが壊れたときに税務調査が始まってしまうと、バックアップのデータがないので対応できません。このような事態は避けるべきです。

そのようなこともあり、国税庁も以下のようにバックアップを取ることを推奨しています。

バックアップデータの保存については法令上の要件とはなっていませんが、電磁的記録は、記録の大量消滅に対する危険性が高く、経年変化等による記録状態の劣化等が生じるおそれがあることからすれば、保存期間中の可視性の確保という観点から、バックアップデータを保存することが望まれます。
また、必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定めるとともに、管理規則を作成し、これを備え付けるなど、管理・保管に万全を期すことが望ましいと考えられます。

引用元：国税庁｜Ⅱ　適用要件【基本的事項】（2023年8月12日時点）

解説文では、法令上の要件とはなっていないとしながらも、バックアップデータを保存することを推奨しています。クラウドサービス・自社のパソコンどちらを利用するにしても、電子データが消滅する可能性はゼロではないからです。

したがって大量の取引データ消滅を避けるために、バックアップをとっておくことが望ましいです。手動でバックアップを取るのか、それともシステムを導入するのかは、自社の状況や予算に基づいて判断してくださいね。