電子帳簿保存法に対応！タイムスタンプを無料で付与する方法・仕組みを解説

「電子帳簿保存法に対応するためにはタイムスタンプが必要だけど、無料で付与することはできるのかな」

担当者の方の中には、このように考える方もいるハズ。結論から申し上げますと、タイムスタンプを付与すること自体は無料ツールでも可能です。Adobe Acrobat Reader DCなどのツールを用いれば、ノーコストでタイムスタンプを付与できます。

しかし「電子帳簿保存法にタイムスタンプで対応する」となると話は別です。以下のように、電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件である『一括検証』機能が、無料ツールには備わっていない可能性があるからです。

使用するタイムスタンプは、規則第２条第６項第２号ロに規定する以下の要件を満たすものに限ります。
① 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
② 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜20ページ目（2023年8月12日時点）

一括検証とは、複数のファイルに対して『改ざんされていないか・有効期限が切れていないか』を、同時に確認できる機能のこと。つまり電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、単に付与できれば良いわけではないということですね。

一括検証機能は高性能であるがゆえに、無料ツールが無償で提供していることは少々考えづらいです。したがって電子帳簿保存法に対応するためにタイムスタンプを利用するのであれば、『電子帳簿保存法に対応！一括検証機能もあります』と明記されているツールを使うのがおすすめです。

しかしそうなりますと、今度は「そもそもタイムスタンプ機能って何だろう？使う以上は、念のために仕組みも知っておきたい」と気になる方がいるかもしれません。そこでこの記事ではタイムスタンプの基本情報だけでなく、タイムスタンプの仕組み・よくある質問も解説します。

この記事を読めばタイムスタンプの重要性を理解できます。ぜひご参考ください。

電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件が改正で緩和

ここではタイムスタンプに関する基本情報を解説します。

タイムスタンプとは？
電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件が緩和されました

タイムスタンプとは？

そもそもタイムスタンプとは、文書や書類の真実性を保つために作られた機能のことです。電子データの改ざん・変更がないか、その書類が本当に存在していたかの証明として利用されます。

実際、国税庁では、タイムスタンプの目的について以下のように記載されています。

「電子データ」が “ある日時に存在していたこと” 及び “その日時以降に改ざんされていないこと” を証明できるもの

引用元：総務省｜タイムスタンプ（2023年8月12日時点）

これまでの日本では、国税関連や帳簿類の書類はすべて紙で保存することが義務になっていました。しかし、日本経団連をはじめとするさまざまな企業からの要望もあり、紙の保存から電子化の保存へ移行すると決定しました。

事実、国税庁では電子化への移行について以下の通りに記載されています。

書面の保存等に要する負担軽減を通じて国民の利便性の向上、国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与するため、民間事業者等に対して書面の保存が法令上義務付けられている場合について、税務関係書類を含めた原則としてすべての書類に係る電磁的記録による保存等を行うことを可能とするため、IT戦略本部を中心に検討が進められました。

引用元：国税庁｜制度創設等の背景（2023年8月12日時点）

文書や書面の保存方法を紙から電子化にすることで、保存するためのコストを減らすことができるだけでなく、企業にとっての利便性も大幅に向上しています。

しかしその一方で、データの改ざん・変更が簡単に行えるというリスクも生まれてしまいました。電子化したデータであれば、改ざん・変更したとしても証拠が残りにくいため、元のデータと同じと簡単に主張できてしまうからです。

そういった不法な改ざん・変更などを防止する目的で導入されたのが『タイムスタンプ』制度です。タイムスタンプを利用することで、その電子データが特定の時刻に存在しており、それ以降改ざん・変更していないことを証明できるようになります。

なお弊社のDenHoはタイムスタンプ機能が標準搭載されています。追加料金は一切なしでご利用いただけますので、ぜひご利用ください。

電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件が緩和されました

2022年1月に電子帳簿保存法のタイムスタンプに関する要件が大きく緩和されました。緩和された内容を簡潔にまとめると以下の通りです。

保存区分	タイムスタンプに関する改正
スキャナ保存	・タイムスタンプの付与期間が、最長約2か月と概ね7営業日以内に延長・文書の訂正や削除を確認できる（もしくは変更できない）クラウドを利用する場合、タイムスタンプが不要になる
電子取引データ保存	・タイムスタンプの付与期間が、最長約2か月と概ね7営業日以内に延長

今回の変更のメインと言えるのが、スキャナ保存区分における変更です。詳細の変更点は以下の通りになります。

タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約２か月と概ね７営業日以内とされました。

電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注１）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
（注１）訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜3ページ目（2023年8月12日時点）

1点目がタイムスタンプの付与期間に関してです。以前までタイムスタンプの付与は、文書の受領後概ね3営業日以内と定められていました。しかし改定後は、2か月と7営業日以内と期間が延長しています。これにより発行者への時間的な負担が大幅に減少するでしょう。またスキャナ保存区分だけでなく、電子取引データ保存区分においてもタイムスタンプの付与期間が変更されています。

そして、特に大きな変更と言えるのが2点目の『タイムスタンプの必要性』についてです。以前までタイムスタンプが必須と言われていた国税書類も、管理する状況によっては不要ということになっています。

ただし不要になるのは、『公開NTPサーバー（正確な時刻情報を取得・配信しているサーバー）と時刻を同期しており、訂正・削除履歴の残る、または訂正・削除ができない第三者の運営するクラウドサービスのみ』です。ご注意ください。

なお、システム選定時にタイムスタンプ機能が電子帳簿保存法の要件を満たしているのかを確認するのは容易ではありません。電子帳簿保存法の各要件を確認しつつ、対象システムの機能を細かくチェック、場合によっては問い合わせる必要があるため相当な時間と手間がかかります。

そんなときはJIIMA認証※を受けているシステムを導入するのがおすすめです。

※JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（通称JIIMA）が実施している制度のこと。一般販売されているシステムやソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを、JIIMAが確認および認定したことを意味します。

JIIMA認証を取得した製品であれば、電子帳簿保存法の要件をクリアしたタイムスタンプ機能を搭載していることが明白。安心して使うことができます。もしも通常業務に追われ、自分で細かく確認する時間がないのであれば、JIIMA認証取得済み製品の中から選定するのが良いでしょう。

タイムスタンプを発行および付与する仕組み

タイムスタンプを発行および付与する手順は、以下の通りです。

利用者が時刻認証局にタイムスタンプを要求

時刻認証局がタイムスタンプを発行

発行されたタイムスタンプのハッシュ値を検証

タイムスタンプの発行は『要求』『発行』『検証』の3過程で行われます。

タイムスタンプサービスは、図2に示すようにタイムスタンプの要求((1)の過程)、発行((2)の過程)、及び検証((3)の過程)の過程から構成されています。

引用元：国日本データ通信協会｜タイムスタンプのしくみ（2023年8月12日時点）

ここでは、各段階の詳細を解説します。

利用者が時刻認証局にタイムスタンプを要求

まずは、利用者が時刻認証局（総務大臣が認定した認定事業者）にタイムスタンプを要求します。時刻認証局は、当記事内で解説しました『認定事業者』の総称で、タイムスタンプを発行するための機関です。

そして、タイムスタンプを要求する際に必要なのが、元の原文データを関数で置き換えた「ハッシュ値」と呼ばれる文字列です。ハッシュ値については、一般財団法人日本情報経済社会推進協会内で以下のように記載されています。

電子文書に対してハッシュ関数という技術を用いて圧縮した結果。
メッセージダイジェストとも呼ぶ。

引用元：一般財団法人日本情報経済社会推進協会｜ハッシュ値（2023年8月12日時点）

ハッシュ値は、以下のような特徴を持っています。

ハッシュ値から原文データを特定できない
同じデータ以外で同じハッシュ値は生成されない
元のデータが少しでも変わるとハッシュ値が大幅に変更される

重要なのは、同じハッシュ値は同じ原文データでしか生成されないという点です。原文データが少しでも変更が加えられている場合は、大幅にハッシュ値が変更されるため、すぐに改ざん・変更を判断できます。そのような特徴もありこのハッシュ値を利用して、データの改ざん・変更の有無を調べることになります。

なお、ハッシュ値は文書を管理しているシステムやサービスで発行できます。発行したハッシュ値を時刻認証局に送信することで手順は完了です。

時刻認証局がタイムスタンプを発行

時刻認証局側はタイムラインの要求をされると、送られてきた『ハッシュ値』とタイムスタンプを発行する『取得時刻』を元にタイムスタンプを発行します。厳密には『タイムスタンプトークン』が作成され、それに鍵をかけた状態で利用者に返送するという仕組みです。

タイムスタンプトークンについては、総務省で以下の通りに記載されています。

タイムスタンプトークン
・電⼦データのハッシュ値
・時刻情報
を合わせて第三者機関であるタイムスタンピング機関によって電⼦署名されたトークン

引用元：総務省｜我が国のタイムスタンプサービスについて｜2ページ目（2023年8月12日時点）

タイムスタンプトークンが作られることで、その時刻に確かにデータがあったことの証明になります。

流れ自体が複雑に感じてしまうかもしれませんが、こう言った細かな流れはシステム上で行われるため、利用者が実際に行うことはありません。そのため、内部的にそういった手順が行っているという認識だけ持っておくと良いでしょう。

発行されたタイムスタンプのハッシュ値を検証

文書の検証は、発行されたタイムスタンプトークンのハッシュ値と文書自体（元データ）のハッシュ値を比較して一致するかどうかで確認します。ハッシュ値が一致すれば、データの改ざん・変更はなし、逆に一致しなければ改ざん・変更した可能性があると判断されます。

正しいハッシュ値に関しては、タイムスタンプトークンに認定事業者の公開鍵を入力することで入手可能です。鍵を入力することで、トークン内の時刻情報が排除され、要求されたときの文書のハッシュ値が出てくるという仕組みになります。元の原文データの内容などを認定事業者が確認することはできないため、その点は心配する必要はありません。

上記がタイムスタンプの要求から検証までの流れです。実際に利用者が行うことは多くないため、初めて利用する方でも問題なく手順を進められるでしょう。

要件に対応してる？無料タイムスタンプのデメリット

無料のタイムスタンプを利用した場合、セキュリティへの不安があるかもしれません。提供会社がどのようなセキュリティ対策を行い、電子帳簿保存法の要件を満たしているかが不明な場合もあるからです。

使用前に、提供事業者がどのようなセキュリティ対策を実施しているかチェックしてください。具体的には、以下の項目をセキュリティポリシーでチェックすると良いでしょう。

アクセス制御
認証
暗号化
バックアップ

上記内容をとおして、提供会社がどこまでセキュリティ対策に力を入れているか・実行の有無・対策数などを知ることができます。

インターネットで調べても不安が残る場合は、国税局電話相談センターに問い合わせても良いでしょう。

無料のタイムスタンプを利用する場合は、提供会社のセキュリティ対策をセキュリティポリシーなどで確認してください。

電子帳簿保存法における無料タイムスタンプ関連の質問

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプに関して、よくある質問は以下のとおりです。

そもそも電子帳簿保存法とは？
認定タイムスタンプとは？
PDFにタイムスタンプを付与できないときはどうすればいいですか？

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、税務関係の書類・帳簿のデジタル化やデータ保存を合法にした法律です。国税庁の電子帳簿保存制度特設サイトには、以下のように記されています。

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化が図れます。また、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められていますので、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」についてご確認ください。

引用元：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト（2023年8月12日時点）

つまり、デジタル化をする際に生じるさまざまなトラブルを回避し、国税庁が求める基準に達するよう電子データ保存に関するルールを定める必要があったのです。そこで作られたものが、電子帳簿保存法です。

具体的には、以下のような内容が記されています。

制度	内容
電子取引	メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係るデータの保存義務に関する内容
電子帳簿・電子書類	会計ソフトなどパソコンを使用して帳簿や取引読類を作成、保存する際の内容
スキャン保存	取引関係書類を画像データ化して保存する際の内容

引用元：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト（2023年8月12日時点）

電子帳簿保存法に違反すると、税務調査の際に不利な扱いを受ける可能性があります。そのため、電子帳簿保存法に則った帳簿データなどの保存・管理が重要になってきます。

経理のデジタル化を安全に間違いなくスムーズに行い、企業の健全な経営を支えるための重要な法律です。

認定タイムスタンプとは？

一般財団法人日本データ通信協会が認定した時刻認証業務認定事業者が発行するタイムスタンプを『認定タイムスタンプ』と言います。認定タイムスタンプについては、以下のように解説されています。

「認定タイムスタンプ」とは、当協会が認定する「時刻認証業務認定事業者」の認定に係る業務により発行されるタイムスタンプのことをいいます。

引用元：一般財団法人日本データ通信協会｜認定タイムスタンプを引用する事業者に関する登録制度（2023年8月12日時点）

認定事業者はTSA（Time Stamping Authority）とも呼ばれ、2023年4月2日時点で以下の5社が該当しています。

アマノ株式会社

セイコーソリューションズ株式会社

株式会社TKC

株式会社サイバーリンクス

三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

引用元：総務省｜タイムスタンプについて（2023年8月12日時点）

上記の企業はいずれも、一般財団法人日本データ通信協会が定めた5つの厳しい審査基準を通過して認定された信頼性の高い企業です。審査でチェックされる項目は以下の5つになります。

適合性評価の観点
（１）技術基準
（２）運用基準
（３）ファシリティの基準
（４）システム安全性の基準
（５）情報開示の基準

引用元：総務省｜タイムビジネス信頼・安心認定制度について（2023年8月12日時点）

そのため、タイムスタンプとしての信頼性も非常に高く、『認定スタンプ』として扱われています。

ただし、認定事業者が発行する認定タイムスタンプは、2023年7月30日以降無効になってしまいます。これは、海外とのデータ流通の観点を考慮した際に、タイムスタンプの業務自体を国が管理するべきと判断したためです。

タイムスタンプを国で管理するという検討会については、総務省で以下のようにまとめられていました。

■2020年3月より、「タイムスタンプ認定制度に関する検討会（座長:立教大学法学部教授東條吉純）」を開催し、国際動向も踏まえつつ、国としての認定の仕組みを検討。
◼ 2020年12月、「タイムスタンプ認定制度に関する検討会取りまとめ（案）」と、本案を踏まえた告示として「時刻認証業務の認定に関する規程（案）」を公表し、意見募集を実施。2021年４月１日に公布・施行（指定調査機関の関係のみ）。
◼ 2021年6月24日に指定調査機関として一般財団法人日本データ通信協会を指定、同年７月30日に当該規程の認定部分について施行、認定の受付を開始。

引用元：総務省｜タイムスタンプの国による認定制度（2023年8月12日時点）

そのため2022年7月30日以降は、以下に記載した通り、総務大臣が認定した企業で発行した認定タイムスタンプのみが有効という制度に切り替わっています。これについても、以下のように告知されていました。

税関係書類等へ付与するタイムスタンプの要件としては、同協会が認定する業務に係るタイムスタンプの付与は認められず、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを付与する必要がありますのでご注意ください。

引用元：総務省｜タイムスタンプについて（2023年8月12日時点）

なお、総務大臣認定制度による認定事業者は以下の3社です。

セイコーソリューションズ株式会社

三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

アマノ株式会社

引用元：一般財団法人日本データ通信協会｜認定タイムスタンプを引用する事業者に関する登録制度（2023年8月12日時点）

利用するシステムによって契約の可否や料金が異なるため、初期費用や細かな料金など、自社に合わせて選ぶようにしましょう。

PDFにタイムスタンプを付与できないときはどうすればいいですか？

PDFが以下の状態にあるときは、タイムスタンプが付与できません。

パスワード保護されている
署名されている
暗号化されている
タイムスタンプが付与されている
PDFファイルがなんらかの破損状態にある

そもそもタイムスタンプは、作成日時や内容の改ざんを防ぐ技術です。そのため、既に似た技術が使用されている場合、またはPDF自体が破損している場合は、付与できないのです。
以下の方法を試してから、新たにタイムスタンプを付与してください。

パスワード保護を解除する
署名を削除する
暗号化を解除する
タイムスタンプを削除する
PDFファイルの破損を修復する

PDF作成者にパスワードを教えてもらい、PDFファイルを開いたのち、パスワード保護を解除します。解除方法は、以下のとおりです。

1.Acrobat readerで保護されたPDFを開く
2.ツールバーの『ファイル』→『プロパティ』の順に開く
3.プロパティ内の『セキュリティ』タブを開く
4.『セキュリティ方法』のプルダウンから『セキュリティなし』を選ぶ
5.「文書からセキュリティを削除してよろしいですか？」というメッセージが表示されたら、『OK』をクリック

この手順でパスワード保護を解除したのちに、タイムスタンプを付与できます。タイムスタンプが付与できない場合は、PDFの状態を確認して、状態に合わせた対応が必要です。

まとめ｜電子帳簿保存法に対応してるか確認が必要

ここまで電子帳簿保存法に関連するタイムスタンプを解説しました。タイムスタンプ機能を利用することで、電子化させた文書の信頼性をある程度担保できることがわかりましたね。そのため電子帳簿保存法がタイムスタンプ機能を重要視していることが伺えます。

もちろんタイムスタンプが不要になる条件を満たしているのであれば、使う必要はなくなります。電子帳簿保存法にも問題なく対応できます。ただし、その場合ですと「条件を満たしていない」と税務職員から指摘されるおそれがあることも、また事実。そのことを考えますと、やはりタイムスタンプ機能を利用するのが無難といえます。

なお、タイムスタンプ機能を利用したいのであればDenHoをお使いください。タイムスタンプが標準搭載されていますので、誰でも簡単にご利用いただけます。ぜひご相談ください