kintoneで請求書・注文書を電子管理したい方へ。ストレージ不足と電帳法対応を一気に解決する方法

kintoneは便利だけど、「ファイル保存」には向いていない？

業務改善ツールとして幅広く使われているkintone（サイボウズ）。ノーコードでアプリが作れて、社内の情報共有や案件管理に役立てている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、こんなお悩みを抱えていませんか？

請求書や注文書のPDFをkintoneに添付していたら、ストレージがどんどん埋まってきた
ファイルサーバーに保存しているけど、フォルダ管理が煩雑で目当ての書類がすぐ見つからない
電子帳簿保存法への対応が必要なのに、何をどう準備すればいいか分からない

実はkintoneは、アプリごとのファイルストレージに上限（スタンダードコースで5GB/ユーザー、エンタープライズでも容量は限られる）があり、PDFや画像ファイルを大量に保管するには不向きな面があります。請求書・注文書・契約書などを電子化して蓄積していくと、気づけばストレージが逼迫——という声はよく聞かれます。

ファイルサーバーも万能ではない

「では、ファイルサーバーに保存すればいい」と思われるかもしれません。しかしファイルサーバーには別の悩みがあります。

フォルダ管理が属人化しやすい

誰がどのルールでフォルダを作るかが統一されていないと、「どこに何があるか分からない」状態になりがちです。

検索性が低い

ファイル名でしか検索できないため、「取引先名」「日付」「金額」などで横断的に探し出すのが困難です。

電帳法への対応が別途必要

2022年の改正電子帳簿保存法により、電子取引データ（メールで受け取ったPDFなど）は電子のまま適切に保存することが義務化されています。ファイルサーバーへの保存だけでは、タイムスタンプ付与や検索要件を満たせないケースがほとんどです。

kintone ＋ DenHoで「管理・検索・法対応」をまとめて解決

こうした課題を解消するのが、電子帳簿保存クラウドサービス「DenHo（デンホー）」との連携です。
DenHoはkintoneとの連携オプションを提供しており、kintone上で扱う書類データをDenHoのクラウドストレージに自動的に保存・管理することができます。

DenHo連携で変わること

課題	DenHo連携後
kintoneのストレージが足りない	DenHoのクラウドに無制限に近い形で保存できる
書類の検索が手間	取引先・日付・金額などで横断検索が可能
電帳法対応が不安	電子帳簿保存法に準拠した形で自動保存
手入力の手間がかかる	OCR機能で文字認識→自動入力をサポート

ポイント①：ストレージを気にせず、大量の書類を電子保存

DenHoはクラウドベースのサービスのため、PDFや画像ファイルをkintoneのストレージ容量を消費することなく保存できます。
注文書・請求書・納品書・契約書——取引先が多い企業ほど書類の枚数は膨大になりますが、DenHoならストレージ不足を心配せずにペーパーレス化を推進できます。

ポイント②：電子帳簿保存法に準拠した保存を自動で実現

2024年1月以降、電子取引データの電子保存が完全義務化されています。DenHoはこの電子帳簿保存法の要件（タイムスタンプ・検索要件・真実性の確保など）に対応した設計になっているため、法対応のために別途システムを用意する必要がありません。
kintoneで受け付けた書類データをDenHoに連携するだけで、法令準拠の保存環境が整います。難しい設定や専門知識は不要です。

ポイント③：OCR機能で入力の手間をゼロに

DenHoにはOCR（光学文字認識）機能が搭載されています。紙の請求書や注文書をスキャンしてアップロードするだけで、取引先名・日付・金額などの情報を自動で読み取り、データとして登録することができます。
手入力によるミスや作業時間を大幅に削減できるのは、特に経理・購買担当者にとって大きなメリットです。

ポイント④：リストから瞬時に書類を検索・呼び出し

kintoneのアプリ上でレコードとして一覧管理しているので、kintone標準の検索・絞り込み機能をそのまま使って書類を探し出すことができます。取引先名・日付・書類種別などの条件で素早く目当てのレコードを見つけたら、各レコードに記載されたDenHoへのリンクをクリックするだけで、該当の帳票に直接アクセスできます。
「あの注文書、どこだっけ？」という時間のムダがなくなり、監査や問い合わせ対応の際もスムーズに書類を提示できます。

高額・大規模システムは不要。中小企業でも導入しやすい

「電帳法対応＋OCR＋クラウド保存」と聞くと、大企業向けの高額なシステムを想像するかもしれません。しかしDenHoはクラウドサービスなので初期費用を抑えられ、月額費用のみで利用可能です。
すでにkintoneを使っている企業なら、連携オプションを追加するだけでスムーズに導入できます。大掛かりなシステム刷新や、IT専門部門がなくても始められるのが大きな特徴です。