電子帳簿保存法はいつから?猶予期間・改正内容・義務化された点・対応方法を解説

電子帳簿保存法という言葉をメディアで見る機会が多くなりました。2024年1月から義務化されるからです。そのため、設備の導入や今までの業務フローを見直す必要があります。

一見しますと面倒に感じるかもしれませんが、対応することで大きなメリットを得られます。例えば従来の紙保存ですと過去の資料を探すために、書類が保管されている場所にまで足を運ばなければなりません。それに付け加えて膨大な資料の中から、たった1枚の書類を探すことになります。これは面倒ですよね。

しかし電子保存をすることで、このようなことは行わなくて済みます。パソコンでパパっと探すことができ、1分もかからずに検索できるようになるからです。業務を大幅に効率化することが可能。浮かせられる人件費のことを考えますと、これを機に電子保存に本格的に取り組むことをおすすめいたします。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法の概要・改正内容・保存区分・準備すべきことなどを解説していきます。ぜひ読んでみてください。

電子帳簿保存法はいつから?猶予期間も解説

まずは電子帳簿保存法の開始時期と猶予期間について解説します。

  • 電子帳簿保存法はいつから?
  • 電子帳簿保存法の猶予期間は?

電子帳簿保存法はいつから?

電子帳簿保存法は、2024年1月より義務化されます。今のうちに備えるのが良いでしょう。

そうなりますと保存要件が気になるところですが、電子帳簿保存法には以下3つの保存区分があります。

区分 保存内容
①電子帳簿等保存 最初から一貫してパソコン等で作成している帳簿や国税関係書類
②スキャナ保存 スマホやスキャナで読み取った電子データを保存
③電子取引 電子データをやりとりした場合には、その電子データ(電子取引データ)を保存

引用元:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました~令和5年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しの概要~|1ページ目(2023年8月11日時点)

例えば、紙で受け取った領収書を電子保存するのであればスキャナ保存を、メールにてPDF形式で受け取ったのなら電子取引の要件を守らなければなりません。それぞれ要件がまったく異なりますので、ご注意ください。

なお電子保存をするのであれば、ぜひ弊社のDenHoをお使いください。DenHo1つで電子保存法に簡単に対応できるようになります。ご検討ください。

電子帳簿保存法の猶予期間は?

電子帳簿保存法の猶予期間は2年間ありました。そもそも電子帳簿保存法の施行は2022年1月から実施されていたのですが、そこから2023年12月31日までは猶予期間とされていました。国税庁では、猶予期間について以下のように説明しています。

令和4年度の税制改正で経過措置として整備された宥恕措置を踏まえ、令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調 査等の際に提示又は提出ができるようにしておいていただければ差し支えありません。 なお、令和6年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については要件に従った電子デー タの保存が必要ですので、そのために必要な準備をお願いします。

引用元:国税庁|電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|35ページ目(2023年8月11日時点)

猶予期間内においては、受けた電子データを紙で出力して保存することが可能でした。それに付け加えて、税務調査の際に職員の求めに対して、書類を提示できれば問題ありませんでした。しかしながら、2024年1月以降は、要件に沿って保存をしなければならないとしています。要するに義務化されるということですね。

ただし2023年の電子帳簿保存法改正により、条件付きで紙保存が認可されました。以下の2つの要件を満たすことで、紙による出力保存が認可されたのです。

次のイ・ロの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができることとされました。

イ:保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合(事前申請等は不要です。)

ロ:税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

引用元:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました~令和5年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しの概要~|3ページ目(2023年8月11日時点)

宥恕措置は、適用限度(2023年12月31日)をもって廃止となります。さらには、『電子データ取引データを単に保存しておくことができる』と明記されています。つまり2024年1月1日以降も、紙保存が認められるようになったということです。

しかしたった1年でここまで内容が変わったことを踏まえますと、紙保存がいつまでも許されることは考えにくいでしょう。今後数年のうちに急遽、電子保存が義務化されるかもしれません。そのため電子保存の準備は、やはり進めておくのが無難です。

ちなみに従来の宥恕措置と、2023年に新たに定められた猶予措置の違いについては以下の通り。

宥恕措置では、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じる必要はありませんでしたが、上記⑶の新たな猶予措置では、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに加え、電子取引データについても「ダウンロードの求め」にも応じる必要がありますので、ご注意ください。

引用元:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました~令和5年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しの概要~|3ページ目(2023年8月11日時点)

宥恕措置と猶予措置の違いをしっかりと把握して、税務調査に備えることが大切です。

電子保存が義務化?電子帳簿保存法について解説

電子帳簿保存法について以下の3点を解説します。

  • そもそも電子帳簿保存法とは?
  • 電子帳簿保存法が施行された理由は?
  • 対象書類は?

そもそも電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認めた法律のことです。1998年に制定され、複数回の改正を実施した経緯があります。経緯については、以下のとおりです。

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

引用元:国税庁|電子帳簿保存法が改正されました|1ページ目(2023年8月11日時点)

制定当初の電子帳簿保存法は、現在施行されている内容とは違い、非常に限定的なものでした。スキャンしてデータ保存をすることはその当時は、認可されませんでした。その後2005年になり、ようやくスキャナ保存が認可されます。

1 平成17年度(創設) 平成17年度の税制改正により、電子署名、タイムスタンプによりスキャン文書の変更等 の検知が可能となったこと及びヴァージョン管理によるスキャン文書の変更履歴を保持することが可能になったことなどから、スキャン文書による保存を認めることとなりました (契約書等については、記載された契約金額又は受取金額が3万円未満のものについて認めることとなりました。)。

参考:国税庁|電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】|1ページ目(2023年8月11日時点)

このように電子帳簿保存法は、改正が繰り返されています。直近の改正内容につきましては、後述しますね。

電子帳簿保存法が施行された理由は?

電子帳簿保存法の施行の理由は、IT技術を活かして税務や会計の分野でコスト削減と業務効率化のニーズが高まっていたことにあります。国税庁は、経緯を次のように説明しています。

高度情報化・ペーパーレス化が進展する中で、会計処理の分野でもコンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及してきており、経済界をはじめとする関係各界から、帳簿書類の電磁的記録(いわゆる電子データ)及びマイクロフィルムによる保存の容認について、かねてから強い要望が寄せられていました。
 政府においては、こうした要望を受けとめ、規制緩和推進計画等の閣議決定、緊急経済対策、市場開放問題苦情処理対策本部決定等において、平成9年度末までに、帳簿書類の電磁的記録等による保存を容認するための措置を講ずることを決定していました。
 このような関係各界からの要望や政府全体としての取組を踏まえ、平成10年度税制改正の一環として、適正公平な課税を確保しつつ納税者等の帳簿保存に係る負担軽減を図る等の観点から、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度等の創設等が行われました。

引用元:国税庁|制度創設等の背景(2023年8月11日時点)

情報化社会が急激に進展し、パソコンで作成したデータのやり取りが主流になりました。保存に対する考え方も、時代に合わせて変化させるべきであり、それに伴い要望が強かったことがわかります。そのため、電子帳簿保存法を制定したのでしょう。

対象書類は?

電子帳簿保存法には対象書類があります。具体的には、以下のとおりです。

  • 国税関係帳簿
  • 国税関係書類(電子取引含む)

国税関係帳簿とは、企業が行っている取引や資金の流れを記録した帳簿のことです。国税庁では、以下のように説明しています。

「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。

引用元:国税庁|No.5930 帳簿書類等の保存期間(2023年8月11日時点)

財産状況など、様々な内容の文書を電子保存しなければなりません。

一方の国税関係書類とは、保存が義務化されている書類のことです。対象は、次のとおりです。

対象となる書類は?
◆自己がコンピューターを使用して作成する決算関係書類
(例)損益計算書、貸借対照表など
◆自己がコンピューターを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し
(例)見積書、請求書、納品書 などの控え

参考:国税庁|はじめませんか、帳簿書類の電子化!|1ページ目(2023年8月11日時点)

決算関係書類は、貸借対照表や損益計算書など決算の際に計算・整理された書類を指します。パソコンを使用して作成したデータでの保存はもちろん、控えの保存もしなければなりません。

ちなみに国税関係書類は、決算関係書類と取引関係書類の2つに分かれるのですが、取引関係書類はそこからさらに『重要書類・一般書類』の2種類に分類されます。詳細は以下のとおりです。

書類 重要書類 一般書類
区分 資金や物の流れに直結・連動する書類 資金や物の流れに直結・連動しない書類
具体例 契約書、納品書、請求書、領収書など 見積書、注文書、検収書など

引用元:国税庁|はじめませんか、書類の電子スキャナ保存!|2ページ目(2023年8月11日時点)

保存区分の要件によっては重要書類か一般書類かで、取り扱い方が変化することがあります。そのため、しっかりと把握して適切な電子保存を行いましょう。各保存区分の要件は後述します。

電子取引は?電子帳簿保存法が2023年に改正

電子帳簿保存法は直近だけで2回改正されています。

  • 令和4年(2022年)に施行!改正内容は?
  • 令和5年(2023年)税制改正に伴い再度改正!

令和4年(2022年)に施行!改正内容は?

2022年の改正では大幅な見直しがされました。内容については、次のとおりです。

~電子帳簿等保存(区分①)に関する改正事項~
1. 税務署長の事前承認制度が廃止
2. 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の整備
3. 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁気的記録による保存が可能

~スキャナ保存(区分②)に関する改正事項~
1. 税務署長の事前承認制度が廃止
2. タイムスタンプ要件、検索要件等についての要件緩和
3. 適正事務処理要件の廃止
4. スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置の整備

~電子取引(区分③)に関する改正事項~
1. タイムスタンプ要件及び検索要件についての要件緩和
2. 適正な保存を担保する措置としての見直し

参考:国税庁|電子帳簿保存法が改正されました(2023年8月11日時点)

ポイントは、電子データは印刷による出力をすることなく、そのまま電子保存しなければならないという点です。

今まで印刷して保存していたことが当たり前だった企業には、抵抗のある改正かもしれません。保存に関する様々な業務を見直す必要があります。それだけでなく準備すべきモノもあることから、大きな影響があったといえます。

令和5年(2023年)税制改正に伴い再度改正!

2023年税制改正に伴い再度、改正されました。内容については以下のとおりです。

①電子帳簿保存に関する主な改正内容
1. 「優良な電子帳簿保存に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の見直し

②スキャナ保存に関する主な改正事項
1. 解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要
2. 入力者等情報の確認要件不要
3. 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定

③電子取引データ保存に関する主な改正事項
1. 検索機能の全てを不要とする措置の対象者の見直し
2. 令和4年度税制改正で措置された「宥恕措置」は、適用限度をもって廃止
3. 新たな猶予措置の整備

参考:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました~令和5年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しの概要~(2023年8月11日時点)

前述したとおり最大のポイントは、電子取引データ保存に関する改正です。

その他でも対象帳簿の見直しと不要案件を整理することで保存条件のスリム化を実施しています。それを行うことで企業への負担軽減を図ったのかもしれません。

電子帳簿保存法の保存要件と対応方法を解説

電子帳簿保存法の保存区分は以下3つです。

  • 電子帳簿等保存の要件
  • スキャナ保存の要件
  • 電子取引データ保存の要件

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿などをデータ保存するときは、要件があります。以下の表のとおり。

要件概要 優良帳簿 その他帳簿 書類
訂正・削除を確認できるシステム使用
業務時間後の入力確認ができるシステム使用
電子化帳簿とその他の帳簿の関連性の確認
システム関係書類などの備え付け
・保存場所に機器類の操作マニュアル備え付け
・記録画面を明瞭かつ速やかに出力
検索要件
①取引年月日・金額・取引先により検索可
②日付・金額の範囲指定による検索可
③2以上の項目組み合わせ条件での検索可
 
〇※1
〇※1
〇※1
 


 
―※3
―※3
税務職員のダウンロードの求めに対応可 ―※1 〇※2 〇※3

参考:国税庁|はじめませんか、帳簿の電子化!|2ページ目(2023年8月11日時点)

※1:検索要件①~③について、保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、②③が不要
※2:”優良”の要件を全て満たしているときは不要
※3:取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場には、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要

優良な電子帳簿とは、『訂正などの履歴が残ること・帳簿間で相互関連性があること・検索機能があること・モニター、説明書などを備え付けること』の条件を満たした帳簿のこと。青色申請の控除を狙うのであれば、これらの条件を満たしつつ電子保存しなければなりません。

その一方で、最低限の要件を満たせば電子データのまま保存することも可能です。労力をかけず、わずかな手間で電子保存できます。

スキャナ保存の要件

スキャナ保存をするためには要件がありますので、遵守しましょう。要件は以下のとおりです。

  • 入力期間の制限
  • 解像度200dpi以上で読み取る
  • カラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調【約1677万色】以上)※1
  • タイムスタンプの付与※2
  • ヴァージョン管理
  • スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持※3
  • 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイなど)の備付け
  • 電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け
  • 検索機能の確保

参考:国税庁|はじめませんか、書類のスキャナ保存!(2023年8月11日時点)
参考:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜(2023年8月11日時点)

※1:一般書類(見積書・注文書などのように、資金や物の流れに直結・連動しない書類)は、グレースケール(白黒)で保存可能。
※2:入力期間内にその国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認できる場合は、このタイムスタンプの付与要件に代えることが可能。ただし、認定タイムサーバーから時刻を取得する第三者の運営するクラウドサービスのみ、タイムスタンプがなくてもOK
※3:一般書類をスキャナ保存する場合については、相互関連性の確保が不要

読み取った画像については、解像度などといった細かい条件があります。スマートフォンやデジタルカメラで撮影する場合は気を付けましょう。

スキャナ保存では、遵守すべき要件がたくさんあります。画像データとして紙に代わるものですから要件を遵守して適切に対応していきましょう。

電子取引データ保存の要件

電子取引データ保存の要件については、以下のとおりです。

真実性の確保
以下の措置のいずれかを行うこと。
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
3.記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

可視性の確保
1.保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
2.電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
3.検索機能を確保すること

参考:国税庁|電子帳簿保存法が改正されました|4ページ目(2023年8月11日時点)
参考:国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜(2023年8月11日時点)

電子取引データ保存をするには、改ざん防止の措置・検索機能の確保・見読可能装置の備付けが必要です。

※見読可能装置とは:パソコンのディスプレイやプリンタなど画面上で確認や書面で出力する設備のことです。

電子取引データでは必要な要件を的確に押さえて、データ改ざんの措置を取る必要があります。また、検索機能を使用して簡単にデータを検索できるようにしておくことも大切です。真実性の確保と可視性の確保がポイントになりますので、覚えておきましょう。

電子帳簿保存法に対応するために必要な準備

電子帳簿保存法が施行されるまでにやるべきことについて、解説します。

  • データの保存方法を決める
  • 保存システムを決定
  • 新たな業務フローを確定

データの保存方法を決める

データの保存方法を決めましょう。保存方法が明確ですと、後々にデータを探しやすくなるためです。

例えば電子取引データをパソコン内に電子保存する場合、以下2パターンの保存の仕方があったとします。

【A】
年度フォルダ内に月別フォルダを設け、その中にさらに取引先別のフォルダを設けて格納

【B】
単にフォルダ内に格納

【A】のパターンは、詳細な決まりごとがありデータを確認したいときに格納フォルダが明確なことから検索するのも簡単です。

一方で【B】のパターンは、1つのフォルダにファイルをどんどん入れているだけ。該当のフォルダにドラックアンドドロップするだけで良いので作業としては楽です。しかしながら月や取引ごとに仕分けていないために、検索に時間を要します。

仮にフォルダに格納した書類が数万枚・数十万枚もあれば、その差は歴然。使用するパソコンのスペックにもよりますが、検索結果が表示されるまでのスピードに大きな差があることでしょう。その結果、1つの文書の探しやすさが変わってきます。

このようなことを防ぐためにも、データの保存方法(フォルダの設け方)は事前に決めておくことがおすすめです。

保存システムを決定

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を行いましょう。上述しましたように保存区分ごとの要件は細かく定められており、保存システムを導入した方が明らかに対応しやすいからです。

保存区分についておさらいをしておきましょう。以下の3つの区分がありました。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引

各保存区分を見返してみるとわかりますが、自社で対応するには難しいものが含まれていましたよね。電子帳簿保存法に則ったタイムスタンプ機能などを、自社で完璧に構築するのはなかなか難しいでしょう。

そのようなときこそ、電子保存システムの導入がおすすめです。短期間で、驚くほど簡単に電子帳簿保存法に対応できます。

ちなみに電子保存システムを導入する際は、『JIIMA認証※』が1つのチェックポイントとなります。

※JIIMA認証とは、公益財団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が実施している制度のこと。

JIIMAに認証されているソフトやシステムは電子帳簿保存法の要件を満たしている、いわば『お墨付き』を受けているからです。そのためJIIMA認証を受けているシステムであれば、安心して利用することができます。保存システムを導入する際は、JIIMA認証を受けているかを1つの判断材料にすると良いでしょう。

新たな業務フローを確定

新たな業務フローを確定しましょう。紙保存と電子保存では業務フローが異なるため、従来の手順のまま導入をしては無理が発生するかもしれないからです。

例えば見積書をメールで受けたときで比較してみます。

【紙の保存】
●受信したデータを印刷
●ファイルに綴じる
●キャビネットにファイルをしまう

【電子保存】
●受信したデータをそのまま保存
●ファイル名を『日付_金額_取引先』に名前の変更し、フォルダに格納

上記のように比較してみると作業工程に変化が生じることがわかります。紙保存の業務フローに電子保存作業を無理やり組み込んだとしても、流れがおかしくなってしまいますよね。まさにフィットしていない状態になります。

また、せっかくシステムを導入したのであれば、最大限の効率化を図るべきです。そのためには、既存の業務フローと新たな業務フローの変更点に着目して、どこを見直し・どのように社員に周知するかが大切です。その結果、単に導入した場合に比べて業務の大幅な効率化を実現できるかもしれません。

まとめ|電子帳簿保存法の改正内容に対応しよう

電子帳簿保存法について施行時期・概要・改正内容・保存区分・準備すべきことを解説してきました。2024年1月には、本格的に施行されますので準備を進めていきましょう。

高度な情報化社会へと移り変わり、ペーパーレス化が推進される中、企業からの要望が強く電子帳簿保存法が誕生しました。生産年齢人口が減少する中、いつまでも豊富に人材がいるわけではありません。時代は、生産性向上と効率化が喫緊の課題です。

紙出力によるファイリングでの保存といった従来の保存形式では、手間や労力がかかり本来業務にも影響が出てしまいます。データ保存することで業務効率化や生産性向上につながります。

もしも電子帳簿保存システムの導入を考えているのであれば、DenHoをご利用ください。保存区分の要件を満たし、迅速な保存業務を実現してくれます。ぜひご相談ください。

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