注文書と注文請書の違いは？必要性・記載事項・収入印紙のことも解説

「注文書と注文請書の違いって何？」

注文書もしくは注文請書を作成する際、このような疑問を抱くことがあるかもしれません。注文書と注文請書の違いは、発行者や果たす役割にあります。発行者に関して言えば、注文書は発注者、注文請書は受注者が発行をします。

そのため各書類が果たす役割も、必然的に大きく変化。注文書と同じ感覚で注文請書を作成してしまうと、思わぬトラブルを招いてしまうかもしれません。

しかし注文請書には発行義務がないため、企業や業界によっては取り扱うこと自体が少ないかもしれません。そうなりますと注文請書の記載事項などを目にする・学ぶ機会が、なかなかないですよね。

そこでこの記事では注文書と注文請書の違いだけでなく、注文請書の記載事項・よくある質問について解説します。この記事を読めば、注文書と注文請書がまったくの別物であることを理解でき、何に注意して作成すべきかを把握できます。ご参考ください。

注文書・注文請書・受注書の違いを解説

注文請書と注文書の違い、注文請書と受注書の違いを以下で解説いたします。

注文請書と注文書の違い
注文請書と受注書の違い

注文請書と注文書の違い

注文請書と注文書の違いは発行者と役割にあります。まず発行者に関しては以下の通り。

書類名	発行者
注文請書	受注者
注文書	発注者

詳細は後述しますが、まず注文請書とは受注者が発行する書類です。相手が発注した内容を、確かに受理したことを正式に通達する書類を指します。

その一方で、注文書は発注者が発行します。注文書とはその名のごとく、『依頼・発注』を意味する書類のこと。つまり注文書の発行者は、必然的に発注者になるということですね。

注文書と注文請書には同じ『注文』という名がついているためこともあり、少しややこしく感じるかもしれません。しかし各書類が担う役割や発行者をチェックしますと、大きく異なることがわかります。もしも注文請書を取り扱うことがあるのであれば、覚えておきましょう。

なお発注者からの注文書を元に注文請書が発行される仕組みのため、注文請書が注文書よりも先に発行されることはありません。

注文請書と受注書の違い

注文請書と受注書には、注文請書と受注書のような明確な違いはありません。例えますと注文書と発注書のような関係であり、本質的には同じ書類を示します。要は呼び方が異なっているだけですね。

そのため『受理したことを取引先に通達する書類』を作成する際、タイトルは注文請書・受注書のどちらでも良いという結論になります。

ただし社内規則や業界の慣例などによって、どちらを使うべきかが決まっているかもしれません。もしもわからないときは上司や責任者の方に、一度確認すると良いでしょう。過去の作成事例を教えてくれるハズです。

そもそも注文請書とは？必要性も解説

以下では注文請書の詳細や渡すタイミングを詳しく解説いたします。

注文請書とは？
注文請書を渡すタイミング

注文請書とは？

そもそも注文請書とは、受注者が、発注者から注文を確かに受理したことを示す書類です。いわば承諾書のようなものですね。

社内規則・業界・取引内容などにもよりますが、承諾したことを示すためだけに注文請書をわざわざ発行するケースは少ないかもしれません。ほとんどの場合は簡単な連絡や口頭で済ませることでしょう。

しかしその一方で、注文請書が必要になるケースも十分に考えられます。例えば、注文請書を発注者に対して発行しなかった場合、発注者は相手に注文が伝わっているかを不安に思うハズです。「返事が来ないけど、あとから『受注できません』とか言わないよね？」と心配になることでしょう。

そんなとき注文請書を受注者が発行し、発注者に渡すことで、その不安は解消されます。『注文請書が来た＝発注メールは届いていた＝発注内容が了承された！』という図式が成り立つためです。注文請書を受け取った発注者は、とても安心することでしょう。この安心感が、後のビジネスに好影響を与えることは想像に難くありません。

注文請書に発行義務はありませんが、このようなメリットを考えますと、手間をかけて発行する価値はあると言えます。

ちなみに発行した注文請書や注文書を電子保存するのであれば、DenHoをお使いください。DenHoにはタイムスタンプ・自動データ化・タグ付けなどといった、運用に役立つ機能が豊富に揃っております。ぜひご相談ください。

注文請書を渡すタイミング

注文請書を渡すタイミングは受注者側の判断に委ねられています。発行義務同様に、手渡すタイミングは法律で定められていないからです。

もちろん早く渡した方が、取引がスムーズに進むことは間違いありません。しかし、受注者側にも注文内容の確認作業があります。例えば材料の仕入れや加工の手配、外注が必要なら期間はどのくらい必要なのかなど、確認事項は企業や扱う商品によってさまざまです。

それらをすべて確認したうえで、発注先が希望する納期通りに提供できるかを判断してから注文請書を発行します。

ちなみに注文請書の発送方法については以下の通りです。

FAX
メール
郵送

指定がない場合はどの手段でも構いませんが、注文先からの指定があればその方法で送るようにしましょう。

書式は？注文請書の書き方（記載事項）を解説

注文請書の書式や記載事項については以下の通りです。

注文請書の発行日
発注者の名称
名称など受注者に関する情報
注文内容
納期
支払い方法と支払い先情報

注文請書の発行日

注文請書には、必ず書類の発行日を記載します。同じ商品やサービスの取引を頻繁に行っている場合、いつの分の内容なのか互いにわからなくなってしまうからです。そのようなトラブルを未然に防ぎ、スムーズな取引を進めるためにも日付は必ず記載しましょう。

発注者の名称

注文請書は発注者の名称も必須項目です。誰からの注文なのかを明確にしておかなくてはなりません。

FAXの注文書だと数字や文字が潰れてしまって読めない場合があります。また、取引の途中で発注者に確認を取りたいことも出てくるため、発注者の情報を把握しておくのが大切です。

記載しておくべき情報は以下の通りです。

企業名
部署名
担当者名

企業の住所や電話番号は受注側の業務に差し支えなければ省略しても大丈夫です。同部署内に同姓の担当者がいる場合、下の名前を括弧書きで付け足しておくと、他の人が見てもわかりやすくなります。

また、企業名や部署、担当者名については誤字脱字厳禁です。人名のミスは失礼に当たるので、先方に渡す前に再度確認しましょう。

名称など受注者に関する情報

注文請書には誰が注文を受けたのか、受注者に関する情報も記載します。発注者が注文内容について問い合わせたいとき、注文請書を見たらすぐわかるようにしておくためです。

受注者に関する情報として必要なのは以下の通りです。

企業名
企業の住所
部署名
担当者名
電話番号

電話番号については、直通番号があればそちらを記載します。会社専用の携帯電話が支給されていれば、携帯番号を載せておくとやり取りがスムーズです。

また、担当者が不在時に営業アシスタントが対応する場合、メイン担当者とアシスタントの名前も記載しておきましょう。

注文内容

注文内容は受注者が提供するサービスや商品のことで、記載する内容は以下の通りです。

単価
数量
合計金額

合計金額は税抜きと税込みの両方を記載するのが良いでしょう。特記事項があれば備考欄を設けて記載する場合もあります。複数の商品がある場合は1行でまとめるのではなく、商品A、商品Bのように行を変えて記載しましょう。

受注者側もいつもと違う商品名や数量に違和感を覚えたら、確認を取るなどの配慮が必要です。そのための注文請書でもあるわけで、互いの親切心が良好な関係を築くことにつながります。

注文内容はただ転記するだけではなく、確認も兼ねて行いましょう。

納期

商品の納期については発送日、もしくは先方への到着日を記載します。

発送日であれば『〇月〇日東京本社より発送』と記載し、先方への到着日なら『〇月〇日大阪着予定』と記載します。

ただし、納期が確定していない場合は『後日回答』としても構いません。加工が必要な商品であったり、材料の仕入日が未定であったりと不確定要素がある場合、この時点で無理に納期回答をしなくても大丈夫です。もちろんその際は後日に、早急に納期を伝えることをおすすめいたします。

支払い方法と支払い先情報

支払い方法はどの方法で支払いを行うのか、支払い先情報はその詳細のことをいいます。

支払い方法は銀行振込が一般的です。支払い情報支払いについての詳細を指し、具体的には『月末締め翌20日払い』『納品後〇日以内に銀行振込』のように簡潔にまとめます。

トラブルを避けるためにも事前に決めておくのがポイントです。請求書は別途発行して送るため、銀行口座などの情報は省略しても構いません。お金に関する支払い方法や支払い先情報も確認したうえで行うのが大切です。

注文書・注文請書を作成するまでの流れ

発注書・注文請書を作成するまでは、以下の流れで行います。

受注者が見積書を発行する
発注者が注文書を発行する
受注者が注文請書を発行する

書類を発行するタイミングや記載内容を間違えると、認識の齟齬やトラブルにつながる可能性があります。トラブルを防ぐためにも、発注書・注文請書を作成するまでの流れを理解しておきましょう。

受注者が見積書を発行する

通常の商取引では、まず受注者が見積書を発行します。見積書は発注者側が希望する商品や数量をもとに、金額や納期などを提示する書類です。具体的には以下の項目を記載します。

発行日
発注者の氏名または名称
受注者の氏名または名称
商品名・数量・単価・合計金額などの具体的な見積り内容
納期
見積りの有効期限

見積書で提示する内容はあくまで概算です。発注者側はこれをもとに取引内容や取引そのものを行うかを検討し、場合によっては取引内容の交渉を行います。

なおこのとき、発注者は相見積りをとっているケースも少なくありません。相見積りは複数の受注者の見積り内容を比較し、より希望に沿った見積りを提示する受注者を探す行為です。

取引内容の交渉や相見積りの内容が発注者側に沿えていなければ、発注に至らないケースもあります。条件によって金額や納期が変わる可能性がある場合は、補足説明を記載しましょう。

また、契約後には見積り段階で決定した内容を変更できないケースもあるため、記載内容に漏れがないように注意が必要です。特に商品の数量や合計金額などの具体的な見積り内容に齟齬があると、発注後にトラブルが生じかねません。見積書発行時には記載内容に漏れがないかを確認し、認識の違いが起きないようにすり合わせましょう。

発注者が注文書を発行する

見積書の内容を確認し、正式に注文が決定したら発注者が注文書を発行します。注文書は、発注者が受注者に対し正式に取引を申し込む意思表示を行うための書類です。注文書には主に以下の項目を記載します。

発注者の氏名または名称
取引年月日
希望納期
商品名・数量・単価・合計金額などの具体的な注文内容
支払期日
支払方法
受注者の氏名または名称

注文書の発行は注文請書と同様に、法的に義務づけられているものではありません。しかし、商取引でのトラブルを未然に防ぎ、円滑に処理を行うために発行するのが一般的です。

また、下請代金支払遅延等防止法第3条が適用される事業者への発注の場合は、以下の記載が定められています。

(1)　親事業者及び下請事業者の名称（番号，記号等による記載も可）
(2)　製造委託，修理委託，情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
(3)　下請事業者の給付の内容（委託の内容が分かるよう，明確に記載する。）
(4)　下請事業者の給付を受領する期日（役務提供委託の場合は，役務が提供される期日又は期間）
(5)　下請事業者の給付を受領する場所
(6)　下請事業者の給付の内容について検査をする場合は，検査を完了する期日
(7)　下請代金の額（具体的な金額を記載する必要があるが，算定方法による記載も可）
(8)　下請代金の支払期日
(9)　手形を交付する場合は，手形の金額（支払比率でも可）及び手形の満期
(10)　一括決済方式で支払う場合は，金融機関名，貸付け又は支払可能額，親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
(11)　電子記録債権で支払う場合は，電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
(12)　原材料等を有償支給する場合は，品名，数量，対価，引渡しの期日，決済期日，決済方法

引用元：公正取引委員会｜『親事業者の義務』（2023年9月11日時点）

下請法は、発注者側が優位な立場を利用した代金の未払いや支払い遅延などのトラブルを防ぎ、下請け事業者の利益保護を目的としている法律です。下請法違反とならないためにも、上記の項目を盛り込んだ発注書を作成したほうが良いでしょう。

注文書の内容に不備があった場合、受注者側と発注者側での認識の違いが起きる可能性があります。認識の違いによるトラブルを防ぐために、注文書で取引内容を明確に確認しましょう。

受注者が注文請書を発行する

発注者から発行された注文書に問題がなければ、受注者は注文請書を発行します。注文請書の目的は取引内容の認識に齟齬がないかを確認することです。必要な項目はすべて記載し、双方の認識をすりあわせましょう。注文請書の記載事項は既に解説していますので、ご参考ください。

収入印紙は？注文請書にてよくある質問

注文請書に関するよくある質問に回答します。

注文請書の保管期間はどれぐらいですか？
注文請書は印紙税の対象ですか？
電子化した注文請書に収入印紙は必要ですか？

注文請書の発行は法的には義務づけられていませんが、発行すると法的な保管期間が発生したり課税対象になったりします。知らずに法律違反とならないよう、注文請書の取り扱いについて理解を深めましょう。

注文請書の保管期間はどれぐらいですか？

注文請書の保管期間は、個人事業主は5年間、法人は7～10年間の保管が必要です。注文請書は取引の事実を証明する書類のため、法律により保管期間が定められています。

個人事業主の保管期間は以下のとおりです。

保存が必要なもの	保存期間
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など）	7年
決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など）	7年
現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など）	7年※
その他の書類（取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類）	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年9月12日時点）

※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年
雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。

保存が必要なもの	保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年9月12日時点）

上記の通り、個人事業主の場合は確定申告を青色・白色のどちらで行っても保管期間は変わりません。

法人の場合は、以下のように定められています。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。

（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
（注3）青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。

引用元：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間（2023年9月11日時点）

上記のように、法人は原則7年間、欠損金・災害損失が生じる事業年度は9～10年間に延長されます。保管期間の起算日は、事業年度の確定申告期限日の翌日です。注文請書の発行日が起算日ではない点に注意しましょう。

注文請書や注文書などの契約書類は、経費や売上の証拠となる書類です。税務署による税務調査が入った際には、取引の証拠書類として提出が求められます。万が一書類を保管していなかった場合は証拠書類が不十分と判断され、追加課税されることもあるため適切に保管しましょう。

注文請書は印紙税の対象ですか？

注文請書の取引内容が請負契約かつ、印紙税法上の2号文書に該当する場合は、印紙税の対象になります。詳しくは以下の通り。

請負についての契約書は、印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」に該当します。

請負とは当事者の一方（請負人）がある仕事の完成を約し、相手方（注文者）がこれに報酬を支払うことを約束することによって成立する契約をいいます。請負には建設工事のように有形的なもののほか、警備、機械保守、清掃などの役務の提供のように無形的な結果を目的とするものも含まれます。

引用元：国税庁｜No.7102 請負に関する契約書（2023年9月11日時点）

注文請書も契約書の一種です。そのため、上記の『請負についての契約書は、印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」』に該当することになります。この場合は、収入印紙を貼ってください。

ちなみに第2号文書に該当する文書は、主に以下のような契約の文書です。

工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、広告契約書、映画俳優専属契約書、請負金額変更契約書など

引用元：国税庁｜印紙税額の一覧表（第1号文書から第20号文書まで）｜1ページ目（2023年9月11日時点）

上記に該当する請負契約の注文請書を交付した場合は課税対象になります。請負契約は、仕事を請け負う受注者が発注者から依頼された仕事の完成を約束し、発注者はその対価として報酬を支払うことを約束する契約です。

例えば、不動産の売買・ホームページ制作・デザイン制作などが挙げられます。対象となる事業を行っている場合は、ご注意ください。

なお注文請書への貼付が必要な印紙税額は、契約内容によって異なります。具体的には以下の通り。

記載された契約金額	税額
1万円未満のもの	非課税
1万円以上100万円以下のもの	200円
100万円を超え200万円以下のもの	400円
200万円を超え300万円以下のもの	1,000円
300万円を超え500万円以下のもの	2,000円
500万円を超え1,000万円以下のもの	1万円
1,000万円を超え5,000万円以下のもの	2万円
5,000万円を超え1億円以下のもの	6万円
1億円を超え5億円以下のもの	10万円
5億円を超え10億円以下のもの	20万円
10億円を超え50億円以下のもの	40万円
50億円を超えるもの	60万円
契約金額の記載のないもの	200円

引用元：国税庁｜『No.7102 請負に関する契約書』（2023年9月11日時点）

知らずに未納とならないためにも、注文請書を交付する際には課税対象になるかどうかや対象の場合は税額も確認しましょう。

そして課税対象の文書であるにもかかわらず収入印紙を貼付せず交付した場合、過怠税が徴収されるおそれがあります。過怠税の対象と徴収額については、国税庁は以下の見解を示しています。

印紙による納付の方法によって印紙税を納付することになる課税文書の作成者が、その納付すべき印紙税を課税文書の作成の時までに納付しなかった場合には、その納付しなかった印紙税の額とその2倍に相当する金額との合計額（すなわち印紙税額の3倍）に相当する過怠税を徴収されることになり、また、貼り付けた印紙を所定の方法によって消さなかった場合には、消されていない印紙の額面金額に相当する金額の過怠税を徴収されることになっています。

引用元：国税庁｜印紙を貼り付けなかった場合の過怠税（2023年9月11日時点）

上記のとおり、課税文書への収入印紙の貼付がない場合は3倍相当の過怠税が徴収されます。

また、印紙税を納付するには、収入印紙の貼付だけではなく消印が必要です。消印がない場合は印紙税を納付していないとみなされ、収入印紙の額面と同額の過怠税が徴収される点にも注意しましょう。なお、消印の押印の仕方は以下のように定められています。