発注書が届いてから基幹システムへデータを連携するまでの流れを自動化したい

プロフィール

  • 【業種】化学系メーカー
  • 【利用帳票】発注書(手書きを含む)
  • 【会社規模】51〜300人
  • 【今回OCRを導入した背景】
    メールやFAXで大量の発注書を受け取り、基幹システムへデータを手入力し支払処理をしている。
    手間がかかるため、スキャンしてOCR変換までのフローを自動化し、データ化させ基幹システムへ連携したい。
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お客様の課題

  • 各部署にFAX、メールなどで手書きのものも含めて発注書が大量に送られてくる。
    基幹システムへ内容を手入力(型番or JANコードで検索し数量入力)で反映しなければならず、効率化したい
  • 手作業で行わないといけない工程があり、時間や手間がかかるため 全体的な流れを自動化したい
発注書

スマートOCRで改善!

  • 発注書が届いてから基幹システムへの連携までの流れをほぼ自動化でき、作業するのはデータの確認のみに!
  • 手入力する手間がカット出来た
  • 入力する際のミスがなくなったので確認作業の時間が減り、手戻りでの作業も大幅に減った
発注書OCR

運用イメージ

導入前の運用

スマートOCR導入前の運用
  1. ①各営業部署からの発注書が手書きで書かれたものも含み、FAXやメールで大量に届きます。
  2. ②目で見て、内容を確認しながらJANコードや型番を基幹システムへ手入力します。

スマートOCR導入後の運用

スマートOCR導入後の運用
  1. ①各営業部署からの発注書が手書きで書かれたものも含み、FAXやメールで大量に届き、それらが自動で指定ファイルに集約されるよう設定します。
  2. ②スマートOCR LOADERにて、指定ファイル内の発注書のデータがスマートOCRへ自動で送られます
  3. ③スマートOCRでデータを抽出し、データ化されたJANコードとマスター連携(数項目)により呼び出された情報と商品名、発注数、企業名が正しいかを確認します。
  4. CSV出力をした後にRPA連携し、見積もりデータと突合します。突合されたデータは最終的に基幹システムへ送られます。

表データを読み取るために、様々な会社のそれぞれの発注書を読み取らないといけなかったのですが、非定形での読み取りが可能だったのでテンプレートを毎回作成する必要がなく、スムーズに運用に取り入れられました。

運用をスムーズにすることができて良かったです。2022年1月からご使用いただける電子帳簿保存のオプションもご検討いただいており、引き続きスマートOCRを利用した業務改善をご提案させていただきます!

スマートOCRに関する詳しい資料・価格表

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