手書き文字の支払伝票を効率的にデータ管理したい

プロフィール

  • 【業種】メーカー
  • 【利用帳票】請求書(手書きを含む)
  • 【会社規模】301名~1000名
  • 【今回OCRを導入した背景】
    DX推進を進めるにあたり、 請求書のパンチ入力を効率化したいと考えていた。しかし、多くの社員に浸透している慣れ親しんだ手書き運用を変更することは反発が強く、 最小限の運用変更で業務効率化を実現する方法を模索していた。
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お客様の課題

  • 現行のフローをできるだけ変えたくない(各事業部担当が請求書に補足情報を記載したシールを貼って経理へ提出。)
  • 請求書のパンチ入力は手間がかかり、ミスが起こりやすい
  • テレワークに対応できない
請求書

スマートOCRで改善!

  • 現行のフローを極力変えず作業を 自動化することが出来た
  • 経理部の手入力による作業が 大幅に削減され、 ミスも減った
  • 紙の請求書を経理部に送らなくても処理が可能となり テレワーク化を推進した

運用イメージ

導入前の運用

スマートOCR導入前の運用
  1. ①各事業部にて請求書に管理会計上の補足情報(部門コード等)を記載後、経理部へ送付します。
  2. ②請求書に記載の内容をパンチ入力します。 コードや補助科目を検索しながら入力し、入力と確認を繰り返します。

スマートOCR導入後の運用

スマートOCR導入後の運用
  1. ①各事業部にて請求書に管理会計上の補足情報(部門コード等)を記載後、複合機でスキャナ保存します。
  2. ②デスクトップアプリのOCR LOADERが指定フォルダを監視し、定期的にスキャナ保存した請求書をクラウド上のスマートOCRへ自動でアップロード・OCR処理を実行します。

    ※OCR LOADERは1台のPCにアプリがインストールされていればご利用いただけます。

  3. ③スマートOCRで請求書から抽出されたデータを確認します。 確認後、CSVデータで出力します。スマートOCRではマスタデータと連動して帳票上に記載のない情報を補完できることで確認作業を効率化したり、他システムへのデータ連携 を可能にします。

    例:コードから項目名称を表示、または項目名称からコードを表示

スマートOCR LOADER
  1. ④CSVデータを基幹システムへインポートします。スマートOCRで既にコード等割り当て済みのため、自動で読み込まれ反映されます。

現行のフローを極力変えず作業を自動化することができ、手間が大幅に減少しました!初期構築もスムーズにしてもらえ、設定やテンプレートを作成する必要もなかったので満足しています。

帳票管理をシンプルにしたいとのことで、シールに手書きでコードを記入して帳票に貼って管理しているアイデアには驚きましたが、システムを複雑にしないアイデアとしては合理的であり、勉強になりました。

スマートOCRに関する詳しい資料・価格表

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