電子帳簿保存法にAI-OCRを活用する

令和４年１月１日から電子帳簿保存法が改正されます。

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たせば、国税に関する書類を紙で保存する替わりに電子データで保存することを認める法律です。
国税関係書類というのは、原則は紙での保存が義務化されていますが、例外として一定条件を満たせば電子データで保存することを認めた法律が電子帳簿保存法なのです。
今回の改正では、大幅な要件の緩和が含まれているため、これまでの要件では厳しすぎて電子保存に踏み切れなかった多くの企業においても、導入しやすくなったと言えます。
テレワークのような働き方の多様性が求められる今日においては、ペーパーレス化の推進を加速する上で電子帳簿保存法の改正は大きな後押しとなることでしょう。

また、今回の改正の中でも電子取引における取引書類においては、データで授受したものをプリントアウトして紙で保存するという原則から、データで保存することが義務化されるなど多くの企業に影響のある法律の変更も含まれております。

電子帳簿保存法対応をはじめるにあたり

国税関係書類の電子帳簿保存の導入検討においては、まずは、法律の内容をしっかりと把握するところから始めなければなりません。
そして、対象となる書類の種類や、受け渡しの方法によって保存方法の要件が異なるため、社内の書類について精査した上で導入を検討する必要があります。

とはいうもの、電子帳簿保存法は複雑でわかりにくいことは否めません。国税庁のWEBサイトには電子帳簿保存法に関する資料が掲示されてはいますが、探しにくさと、わかりにくさは否めません。電子帳簿保存法はけっこうなボリュームがあるので結構な労力がかかることでしょう。

最近は、情報をまとめて、わかりやすく解説してくれるサイトなども増えましたので、こういったサイトを参考にされるのも良いでしょう。

電子帳簿保存法のお役立ち情報サイト[Dencho-ho.info]

電子帳簿保存法の対応にシステムは必要？

いざ、電子帳簿保存の導入を検討するにあたっては、何かシステムを導入したほうが良いのかという疑問が、まっ先に浮かぶのではないでしょうか。

電子帳簿保存法のセミナーは数多く開催されていますが、多くはシステムベンダー主催のセミナーであることが多く、システム導入を勧めることが目的のセミナーといっても過言ではありません。

結論から言えば、システムを導入したほうが良いのかどうかは、保存する書類のボリュームによるといえます。

電子保存するための要件の中には、保存に際して人の作業が伴う部分があります。

書類の量が多ければ、作業の負荷がかかるので、自動化や作業軽減できるようにシステム導入をしたほうが良いでしょう。

逆に保存すべき書類の量が少ないようであれば、少しぐらいの手間をかけてもたいした負担にならないため、システム導入の投資までは必要ないかもしれません。

では、保存時にどのような作業が必要になるのでしょうか？

ここで少しだけ電子帳簿保存法の要件を説明させていただきます。例えば、電子帳簿保存法の要件の中には、取引先名、金額、日付の３つの項目において、保存したデータを検索できるようにしなければいけないという決まりがあります。

システムを特に導入しない場合は、社内のファイルサーバー上にエクセルでリストを作成するか、またはファイル名に取引先名・金額・日付を含めた形でリネームして保存する等の方法で運用することも認められています。
このような作業をこれから先ずっと続けていく、そして関係社員に運用を落とし込むことに問題がないのであれば大丈夫でしょう。

しかし、たったこれだけの作業でも、対象となる書類のボリュームが大きい企業においては、正確に管理することは難しいと感じるかもしれません。

電子帳簿保存法の対応にはどんなシステムが良いか

電子帳簿保存法の対応のためにシステム導入をするのであれば、作業負担が削減できる、できれば自動化できるようなシステムが望まれます。

書類の保存が紙からデータに変わっただけで、手間が変わらない、または増えたのでは導入した意味がありません。

今、電子帳簿保存対応において、注目されているのがAI-OCRです。

電子帳簿保存において、検索用のデータを登録するという点が、人による手間がかかるかどうかを大きく左右します。

AI-OCRを利用して、取引先、金額、日付を自動でデータ化して検索用データとして登録することで、大幅な作業軽減を実現することができるのです。

現在のAI-OCRの精度は飛躍的に進化しており、手書きの領収書や注文書などにおいても読み取ることができるようになりました。

そしてAI-OCRの多くはクラウドサービスなので、テレワークでも利用可能です。

そもそも電子帳簿保存法はペーパーレス化による企業のDX推進を目的として、今回の法改正につながりました。電子帳簿保存法対応により、人の作業が増えてしまっては本末転倒です。

AI-OCRなどの自動化による人の作業を削減する方法があることは、まだあまり知られていないようですが、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

ちなみに、電子帳簿保存法に特化したAI-OCRとして、株式会社インフォディオでは新サービスDenHoをリリースいたしました。ぜひこちらもご検討ください。

DenHo（デンホー）

DenHo（デンホー）｜　電子帳簿保存に対応したAI-OCRクラウドサービス

https://www.smartocr.jp/denho/

AI-OCRはどれも同じとは限らない？

電子帳簿保存法対応でAI-OCRは便利そうだなと感じたとしても、AI-OCRが搭載されていれば大丈夫とは限りません。

AI-OCRを電子帳簿保存法対応に利用しようと検討される際に、いくつかの注意点があります。

多くの方は、AI-OCRというと、文字の読み取り精度を一番に気にされると思います。AI-OCRのお試しで文字が読み取れると、感動して安心されてしまうことが多いようです。

実は、電子帳簿保存法対応においては、AI-OCRの選定時に読み取り精度以外に見落としがちなところが多いので注意が必要です。

①アップロードはまとめてできる？

多くの電子帳簿保存法対応システムは、１枚ずつ登録する仕様になっています。
複合機でまとめてスキャンして複数枚を１ファイルにしてしまうと電子帳簿保存ができなくなりますので、１枚ずつのスキャンが必要です。
また、複数ファイルのアップロードもできないシステムも多く、１ファイルずつのアップロードとなるため、想定以上にアップロード作業に時間がかかることにあとから気づきます。
アップロード作業に時間がかからないシステムを選定することは見落としがちです。

②テンプレートの作成が必要？

AI-OCRの多くの製品は、テンプレートと呼ばれる設定を帳票のフォーマットごとに必要とします。
テンプレートとは、読み取りたい文字が帳票のどの辺りにあるのかを指定してあげることで、読み取った文字が金額なのか、日付なのか、取引先名なのか等の属性を付与してあげる設定のことです。
帳票フォーマットの種類が多いと、テンプレートの設定が大きな負担になります。初期設定だけではありません。受領する帳票が電子帳簿保存の大部分を占めることもあり、取引先企業がフォーマットを変更するとテンプレート設定も継続的なメンテナンスが必要になります。
電子帳簿保存法は、対象帳票が多岐にわたることもあり、帳票フォーマットもたくさんの種類があります。
一般的にはテンプレートの作成が不要な非定型帳票対応のAI-OCR製品を選ぶことで、テンプレート設定の負担は軽減されますので、非定型帳票に対応するのかをまずは確認されるとよいでしょう。さらに非定型帳票対応のAI-OCR製品でも、テンプレート設定に負荷がかかる製品、かからない製品とありますので、テンプレート作成がどのようなものなのかまで確認されると尚良いでしょう。

③いろんな製品を組み合わせたことで制約がないか

電子帳簿保存法対応システムの中には、AI-OCR機能搭載とうたいながらも、別製品と組み合わせてパッケージ化して販売しているケースも多々あります。
別々の製品を組み合わせているだけの場合、システム間の連携時にインターフェースの仕様や、相互のシステム間の仕様の違いにより、カタログ上には標準機能として記載されている機能も連携時には利用できないことはよくあります。システム連携する際は、利用できない機能がないかを確認しておくとよいでしょう。
また、別々のシステムを組み合わせる場合、保守やサポートは、それぞれの開発会社へ問い合わせることになることも多く、導入後の保守やサポートにおける切り分けが複雑で不便にならないかを確認することも注意が必要です。
もちろん、一つの開発元がまとめて提供するような製品が一番シンプルで使い勝手が良いことはいうまでもありません。

株式会社インフォディオの提供する電子帳簿保存法対応特化型製品DenHoならば、前述の注意点をクリアして電子帳簿保存法対応をシンプルかつ簡単に実現することができます。ぜひご検討ください。

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