インボイス制度で納品書の書き方が変化！記載事項や請求書との違いも解説

「インボイス制度とは何だろう？」
「インボイス制度によって、納品書のなにが変わるの？」
「誰でも申請できるものなの？」

2023年10月1日から新たに始まる予定のインボイス制度。具体的にどのような制度なのか疑問に思っている方もいるかもしれません。

インボイス制度は事業者が仕入税額控除を受けるために必須な制度です。今までの区分請求書から適格請求書に新しく改正されたため、違いを理解しておく必要があります。誰でもすぐに導入できるわけではなく、事前登録申請が必須です。提出時に記入ミスなどがないよう、記載方法などもしっかり把握しておきましょう。

インボイス制度により納品書の書き方が変化！

2023年より新たに導入されたインボイス制度により、納品書の記載方法が変わりました。インボイス制度の詳細を下記のとおりに説明していきます。

そもそも納品書の役割とは？
インボイス制度とは？
発行書類すべてをインボイスにする必要はない

そもそも納品書の役割とは？

納品書とは、取引先へ商品やサービスを納品する際に発行する書類のことです。
記載する内容は下記のとおり。

商品内容
日付
数量
金額

自宅や会社などに商品が送られてきた際に、納品書があれば送り主などを確認できます。納品時にどの商品を納品したのか・納品物の詳細などを確認できるように発行する企業は多いです。

インボイス制度とは？

インボイスの正式名称は適格請求書等保存方式であり、税率に対する消費税の仕入税額控除の方式になります。
適格請求書保存方式とは、商品を発注した側が一度払った税金を再度支払う事態を防ぐための方法です。

インボイス制度の開始時期は国税庁のサイトに記載されているとおりです。

令和5年10月1日に開始されます。

引用元：国税庁｜適格請求書保存方式の概要｜5ページ目(2023年4月24日時点)

そのため、適格請求書の登録事業者になるためには事前登録が必須。事前の登録申請を行っていないと適格請求書は発行できないので気をつけましょう。

そして一番重要なのが、消費税の控除を受けるには適格請求書の保存が必須であるということ。

インボイス制度とは、

＜売手側＞
　売手である登録事業者は、買手である取引相手（課税事業者）から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません（また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります）。
＜買手側＞
　買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手（売手）である登録事業者から交付を受けたインボイス（※）の保存等が必要となります。
（※）買手は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項（インボイスに記載が必要な事項）が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することで、仕入税額控除の適用を受けることもできます。

引用元：国税庁｜インボイス制度の概要（2023年4月22日時点）

適格請求書が発行されない場合、発注者は仕入税額控除が適用されません。売り上げで手に入った消費税額を、そのまま支払うことになります。
そのため登録事業者にならなければ、取引先のコストが増加することになります。
これでは取引を敬遠される事態に発展するかもしれません。

このような事態を避けるためにも、2023年10月1日までに登録申請を済ませた方が良いでしょう。
納品書を適格請求書にするための記載要件は後述します。

発行書類すべてをインボイスにする必要はない

すべての発行書類をインボイスで交付しないといけないわけではありません。
下記の記載しているとおり請求書や納品書など、どれか1つでも適格請求書として交付していれば大丈夫です。

現在売上先に交付している全ての書類をインボイスに対応する必要はありません。どの書類をインボイスとするか、売上先とも相談しながら準備を進めましょう。

引用元：国税庁｜インボイス制度が始まります！|4ページ目（2023年4月24日時点）

例えば、納品書1枚のみを適格請求書として提出した場合、必要項目がすべて記載されていれば問題ありません。しかし逆に言えば、1枚だけかつ記載されている内容が不足しているのであれば、複数用意する必要があります。

ちなみに、インボイスの交付は請求書だけでなく、納品書・領収書・レシート・明細書でも可能です。

請求書や納品書、領収書、レシート等、その名称は問いません。

引用元：国税庁｜適格請求書等保存方式の概要｜5ページ目(2023年4月24日時点)

どの書類を適格請求書にするのかは受注者が決められます。インボイスに交付する際は、受注者と発注者がやりやすい書類を選ぶのがおすすめです。どの書類を適格請求書にするのかよく考えて決めましょう。

納品書を適格請求書にするために必要な記載項目

納品書を適格請求書として発行するには、いくつか記載するべき必須項目があります。記載するべき項目は下記のとおりです。

適格請求書発行事業者の氏名又は名称および登録番号
取引年月日
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

それぞれの項目について説明しますのでご確認ください。

適格請求書発行事業者の氏名又は名称および登録番号

納品書を発行する際の適格請求事業者の氏名もしくは名称、および登録番号の記載が必要です。
法人の場合は企業名、個人事業主なら本人の氏名を記入してください。

登録番号とは、インボイス制度の申請を行った際に受け取れる番号です。適格請求書発行事業者に登録すると発行され、税務署長による登録を受けてから税務署より通知されます。すでに法人番号を持っている場合は、法人番号は変わらないままで番号の前にTが付くようになります。企業ではなく個人での登録申請を行う場合は、頭にTが付いた13桁の固有番号が新たな登録番号です。

氏名もしくは名称・登録番号が記載されていないと申請が通らず、適格請求書を発行できません。企業での登録なのか個人での登録なのかによって、登録番号の表記が異なる点は覚えておきましょう。

取引年月日

インボイス制度開始前にあった区分記載請求書と同様に、実際に取引を行った日付の記載が必要です。区分記載請求書とは、取引先との取引内容や金額などがまとめられた書類です。取引年月日の記載において、軽減税率の対象の場合は『※』などの記号を使用した記載も特別に認められています。

取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

こちらも区分記載請求書と同じく、どのような商品を納品するかなどの取引の内容を記載します。取引内容が詳しく記載されていないと、適格請求書として認められない可能性があります。

認められなかった場合は正しく記載して再度発行し直すか、請求書などの別の書類を代わりに提出しなければなりません。

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率

税率を標準税率10%と軽減税率8%の2つに分けて、それぞれの合計した取引金額と適用税率を記載する必要があります。金額は、税抜きと税込みのどちらで記載しても問題ありません。いずれにせよ、金額の計算ミスがないように気をつけましょう。

税率ごとに区分した消費税額等

取引金額・適用税率と同様に、消費税額も記載しましょう。消費税額も標準税率と軽減税率の2つに分け、それぞれの合計金額を記載しておけば問題ありません。

インボイス制度の場合、1つの請求書に対して税率ごとに1回の端数処理が必要です。端数処理とは、出てきた数値の細かい数値を切り捨てることです。こちらも適用税率同様に、金額の計算ミスがないよう気をつけましょう。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

納品書を受け取る側の名前を記載します。企業で受け取る場合は事業者名、個人で受け取る場合は本人の氏名を記載しましょう。

【記入例】
事業者名：株式会社○○
個人名：山田太郎

事業者名や氏名が間違っているとトラブルの原因に繋がるため、しっかり確認しておくことが大事です。

納品書・検収書・請求書の違いを解説！

書類にも様々な種類があり、それぞれの違いがわからない方もいますよね。ここでは納品書・検収書・請求書について、それぞれの違いを説明します。

納品書と検収書の違い
納品書と請求書の違い

納品書と検収書の違い

納品書と検収書の違いの1つとして、発行者が異なります。納品書は様々な商品やサービスを注文した発注者に対して、受注者が商品の内容や数量などを記載して渡す書類です。検収書は、商品を受け取った発注者が内容に相違がないか確認するために発行します。納品の際にトラブルが起こらないよう、それぞれ確認できる書類を発行しておくのが安心です。

また、納品書と検収書では発行するタイミングも違います。納品書は商品を納品する際に発行するものであり、検収書は納品物を確認した後に発行する書類です。このように、納品書と検収書では発行者と発行するタイミングが別なのを覚えておきましょう。

納品書と請求書の違い

納品書と異なる点として、請求書には振込先が記載されています。前述したとおり、納品書は受注者が商品を届ける際に確認事項のため渡す書類です。

それに対して請求書は、商品を受け渡した後に予め合意した締め日までに商品代の支払いをお願いするための書類です。

また、納品書は商品を発注した回数に応じて発行されますが、請求書は同じ月に注文された商品の合計金額をまとめて請求するのが基本です。複数枚発行される納品書に対し、請求書は月締めの際に1枚だけ発行して発注者に渡されますので覚えておきましょう。

インボイスに対応せよ！確認事項を解説

インボイス発行後も、正しく記載されているか確認する必要があります。重要な確認事項は下記のとおりです。

取引先は課税事業者になっているか
送られてきた納品書の記載方法は正しいか

これらの確認事項について説明します。

取引先は課税事業者になっているか

納品書を受け取る場合、取引先が課税事業者であるかどうかを確認してください。万が一、相手側が課税事業者ではない場合、仕入税額控除を受けられないからです。その場合、消費税相当額を自分で負担することになります。

また、仮に課税事業者であっても事前にインボイス制度の登録申請を済ませてないといけません。登録申請を済ませていないと、適格請求書の発行は不可能です。ご注意ください。

送られてきた納品書の記載方法は正しいか

納品書には必須事項が正しく記載されている必要があります。必要事項が記載されていなければ、適切な控除を受けられないからです。（記載要件は上述したとおり）

また、納品書に書かれている内容と、実際に送られてきた商品などに相違がないかも確認しましょう。記載内容が異なった状態で保管していても、取引先との内容確認で相違が起こりかねません。取引先との信頼関係にも大きく繋がるため、納品書にミスがないか必ず確認しましょう。

納品書を作成する際によくある質問

初めて納品書を作成するとなると、わからない点が多く出てきますよね。納品書の作成においてよくある質問を下記にまとめてみました。

区分記載請求書等保存方式とはなんですか？
インボイスにおける少額特例とはなんですか？
適格請求書等保存方式における特例はありますか？
適格請求書発行事業者の登録はどこからするのですか？
納品書に印鑑は必要ですか？
納品書はPDFで発行しても大丈夫ですか？
顧客が『一般消費者だけ』の場合だとインボイスは不要ですか？

これらの質問に対する回答を1つずつ紹介していきます。

区分記載請求書等保存方式とはなんですか？

区分記載請求書等保存方式とは、区分経理に対応した帳簿及び区分記載請求書等を保存する方式です。区分経理とは、税率の異なる取引を別々で帳簿に記載する方法のこと。実は軽減税率を新たに導入したため、消費税率10％と8%の複数税率が出たのです。

① 酒類・外食を除く飲食料品
② 週２回以上発行される新聞（定期購読契約に基づくもの）
引用元：国税庁｜1 軽減税率の対象となる品目｜1ページ目（2023年4月21日時点）

これらの細かい違いを解決するために、区分記載請求書保存方式が必要となります。

インボイスにおける少額特例とはなんですか？

定められた少額金額であれば、インボイスを利用せずに必要事項を記載した帳簿の保存で仕入税額控除できます。

少額（税込１万円未満）の課税仕入れについて、インボイスの保存がなくとも一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除ができます。これは取引先がインボイス発行事業者であるかどうかは関係なく、免税事業者であっても同様です（28改正法附則53の２、30改正令附則24の２）。

引用元：国税庁｜少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置の概要）の概要(2023年4月24日時点)

少額特例の利点は、取引先がインボイス発行事業者と免税事業者のどちらでも対象になる点です。ただし、対象となるための別の要件はあります。少額特例の対象は、2年度前の売上が1億円以下・前年度上半期の売上が5,000万円以下のどちらかを満たしてないといけません。

適格請求書等保存方式における特例はありますか？

以下のような特例があり、下記の場合だと適格請求書の交付義務が免除されます。

①３万円未満の公共交通機関（船舶、バス又は鉄道）による旅客の運送
② 出荷者等が卸売市場において行う生鮮食料品等の販売（出荷者から委託を受けた受託者が卸売の業務として行うものに限ります。）
③ 生産者（農協等の組合員）が農協等に委託して行う農林水産物の販売（無条件委託かつ共同計算方式により生産者を特定せずに行うものに限ります。）
④ ３万円未満の自動販売機及び自動サービス機により行われる商品の販売等

引用元：国税庁｜適格請求書等保存方式（インボイス制度）の手引き｜19ページ目(2023年4月24日時点)

1回の金額が税込みで3万円未満だと、交付義務の対象になりません。ただし、2人以上いる場合は1人の金額ではなく、全員の合計の金額で判定されます。

農林水産大臣や都道府県知事に認定された卸売市場での食品販売は、適格請求書の対象外です。しかし、継続して開店している点や、必要な施設が設けられているなどの条件もあります。

自分達で作った農産物を他者にお願いして販売してもらった場合も、適格請求書の交付義務はありません。農産物の出荷時期や売値を関係なしに販売するなどの条件がない状態であるのが必須です。

3万円未満の自販機の対象として、自販機による飲食物の販売・コインランドリー・手数料込みのATMが挙げられます。店頭に置いてあるセルフレジや、コインパーキング等は対象外です。

適格請求書発行事業者の登録はどこからするのですか？

適格請求書発行事業者の登録をする際は、納税地を所轄する税務署長に登録申請を提出しましょう。登録申請手順としては、マイナンバーと法人番号が記載された登録申請書と本人確認書類を税務署に提出します。提出した書類を税務署で審査して問題なければ、適格請求書発行事業者として登録完了です。審査の結果は登録番号と一緒に税務署から通知で送られてきます。

申請を出すには郵送かe-Taxのどちらかを選んでください。郵送の場合は、インボイス登録センターに送られます。e-Taxはインターネットを使っての申請のため、書類などはすべてデータで受け取り可能です。書類紛失などの心配がないため、ネットに慣れているならe-Taxでの申請がおすすめです。e-Taxはパソコン・スマホ・タブレットで利用できるため確認してみましょう。

納品書に印鑑は必要ですか？

納品書に印鑑を押すことは義務付けられていません。事実、令和３年度税制改正により令和３年４月１日以降、次に掲げるものを除いて押印は不要とされました。

(1) 　担保提供関係書類及び物納手続関係書類のうち、実印の押印及び印鑑証明書の添付を求めている書類
(2) 　相続税及び贈与税の特例における添付書類のうち財産の分割の協議に関する書類

引用元：国税庁｜税務署窓口における押印の取扱いについて(2023年4月24日時点)

納品書は上記2つに該当しませんよね。したがって納品書であれば、印鑑が押されていなくても提出書類として認められるのです。

しかし、日本国内では納品書に印鑑を押す習慣がついているのも事実です。取引先によっては、印鑑が押されていないと信頼度を下げてしまう場合があります。また、企業によっては印鑑がないと認められない場合もあるため気をつけましょう。

納品書はPDFで発行しても大丈夫ですか？

納品書に限らず、請求書や見積書もPDFなどの電子データ化として使用可能です。
詳しくは以下のとおり。

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため、令和３年度の税制改正において、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成 10 年法律第 25 号。以下「電子帳簿保存法」といいます。）」の改正等が行われ（令和４年１月１日施行）、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しがなされました。

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました｜1ページ目(2023年4月22日時点)

つまりPDFによる保存は可能ということです。PCの扱いに慣れているなら、PDFで発行した方が便利なので利用しましょう。

顧客が『一般消費者だけ』の場合だとインボイスは不要ですか？

後々は必要になってくる可能性もありますが、現時点では大丈夫です。
詳細は以下のとおりです。

消費者や免税事業者、簡易課税制度又は２割特例の適用により申告する課税事業者である売上先は、インボイスを必要としません。

引用元：国税庁｜インボイス制度が始まります｜3ページ目(2023年4月24日時点)

しかし、一般消費者だと思っていた相手が事業者だったケースもあり得ます。商品を売る前に、相手が一般消費者か事業者かを確認しておくのが大事です。一般消費者か事業者かを把握したうえで、インボイスの発行が必要か確認しておきましょう。

まとめ　インボイス制度に対応した納品書を！

今回はインボイス制度について紹介しました。インボイス制度は2023年10月1日から導入が開始されます。今までは区分請求書だったのが、適格請求書に変更されます。現時点でインボイス制度を把握していない方も多いのではないでしょうか。インボイス制度の導入は、仕入税額控除の対象になるためには必須です。

しかし、免税事業者はインボイス制度の対象外などの決まりも把握しておかなくてはなりません。インボイス制度が導入される前に、自分は免税事業者のままでいるか課税事業者になるのか考えておきましょう。適格請求書の発行を希望する際に、誤りが無く済ませるのが大事です。税額の計算ミスや二重払いを防ぐ手段にもなるため、課税事業者であるならインボイス制度の登録申請を行っておきましょう。

なお領収書をスキャナ保存する場合は、ぜひ弊社のDenHoをご利用ください。DenHoはアップロードするだけで、AI-OCRにより電子帳簿保存法の必須要件である検索用の項目（取引先名、取引金額、取引日付）を自動でデータ化し、帳票の種類も自動で振り分けてくれるため、業務負荷をかけずに電子帳簿保存法への対応を実現します。ぜひご検討ください。