インボイス制度で支払通知書にも登録番号の記載が必須！保存方法を解説

最近目にする機会が増えてきているインボイス制度。2023年（令和5年）10月1日より消費税の仕入税額控除方式の方式として採用されます。インボイス制度導入後は一定の要件が記載された適格請求書、もしくは適格簡易請求書がなければ消費税の仕入税額控除を受けられません。

またインボイス制度の導入によってこれまでは法的な効力がなかった支払通知書も立場が変わり、一定の要件を満たせば適格請求書になります。

今回は、インボイス制度の導入で変化する支払通知書の変更点などについてお伝えします。インボイス制度導入後、スムーズに対応できるよう備えておきましょう。

支払通知書とは？インボイス制度導入でどうなる

ここでは、インボイス制度の基本的な内容を解説します。

• 支払通知書とは？
• インボイス制度による支払通知書の変更点
• インボイス制度とは？
• インボイス制度の経過措置は？

支払通知書とは？

支払通知書とは、既に取引が完了し支払いが確定しているものに対して、取引や支払いなどの内容を通知する書面です。取引日時や案件名、取引金額などが記載され、請求書が発行される前のタイミングで発注者（買い手）が発行します。

支払通知書により売り手側は、取引内容と金額を請求書の発行前に再確認することが可能。支払通知書を確認した後に請求書を発行すれば、単価や数量などの記載ミスは減るでしょう。

インボイス制度による支払通知書の変更点

インボイス制度の導入により、支払通知書に関しても仕入税額控除を受けるための適格請求書として保存することが可能となりました。

相手方から確認を受けた仕入明細書を仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等とする
には、次の事項が記載されていることが必要です（区分記載請求書等保存方式における仕入明細書の記載事項に加え、次の②、⑤及び⑥の下線部分が追加されました。）（新消法30⑨三、新消令49④）。また、保存すべき請求書等には仕入明細書に係る電磁的記録も含まれます（新消令49⑤）。

① 仕入明細書の作成者の氏名又は名称
② 課税仕入れの相手方の氏名又は名称及び登録番号
③ 課税仕入れを行った年月日
④ 課税仕入れに係る資産又は役務の内容（課税仕入れが他の者から受けた軽減対象資産の譲
渡等に係るものである場合には、資産の内容及び軽減対象資産の譲渡等に係るものである旨）
⑤ 税率ごとに合計した課税仕入れに係る支払対価の額及び適用税率
⑥ 税率ごとに区分した消費税額等

引用元：国税庁｜請求書等の保存｜109ページ目（2023年4月25日時点）

回りくどい言い方なのですが、要するに記載要件を満たしていれば支払通知書でも適格請求書にできるということ。肝心の書き方に関しては後述します。

インボイス制度とは？

インボイス制度とは、複数の税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式の略称で、正式名称は『適格請求書等保存方式』です。

インボイス制度の導入後は、一定の要件を満たした適格請求書（インボイス）を売り手が買い手に発行し、保存することで消費税の仕入税額控除の対象となります。つまり、インボイス制度導入後に仕入税額控除を受けるためには、適格請求書が必要となります。

また適格請求書を発行できるのは、以下のように適格請求書発行業者のみです。

適格請求書を交付できるのは、登録を受けた適格請求書発行事業者に限られますが、適格請求書発行事業者の登録を受けるかどうかは事業者の任意です。

引用元：国税庁｜お問合せの多いご質問（令和５年４月14日掲載）｜6ページ目（2023年4月25日時点）

インボイス制度は2023年10月1日から導入されます。適格請求書発行業者となるためには、2023年9月30日までに登録申請を済ませましょう。登録方法は後述します。

インボイス制度の経過措置は？

インボイス制度の導入により起きる変化は非常に大きなものであるため、経過措置が用意されています。

この経過措置による仕入税額控除の適用に当たっては免税事業者等から受領する区分記載請求書と同様の事項が記載された請求書等の保存とこの経過措置の適用を受ける旨控除の特例を受ける課税仕入れ50%・控除80%である旨）を記載した帳簿の保存が必要です

引用元：国税庁｜適格請求書保存様式の概要｜16ページ目図表（2023年4月25日時点）

インボイス制度導入後、一定期間は適格請求書発行事業者以外からの仕入の場合も一定割合の仕入れ税額控除が可能です。猶予期間を設け、制度の普及に努めているようです。

インボイス制度開始後こそ支払通知書が必要な理由

ここでは、支払通知書の必要性についてお伝えします。

• 金額の記載ミスを防げる
• 経理が業務を円滑に進められるようになる

金額の記載ミスを防げる

支払通知書の発行により、後に発行する請求書において金額の記載ミスを防げます。支払通知書の発行をすれば、買い手と売り手が取引内容を改めて確認できるからです。

万が一記載内容に相違点がある場合は、取引先に確認してみてください。場合によっては記載ミスではなく、誤認識をしているおそれがあります。

経理が業務を円滑に進められるようになる

支払通知書の発行により、経理業務を円滑に進められます。記載ミスの確率が減り、それに比例して再発行の依頼手続き回数も減少するからです。

そもそもインボイス制度の導入に伴い、経理は確認すべき事項が確実に増えています。そのため、経理の負担は可能な限り減らすのが理想です。

もしも誤記入の請求書が多く、経理の負担が余りにも大きいのであれば、支払通知書の導入を検討した方が良いでしょう。上手くいけば確認時間などを大幅に削ることができ、最終的には人件費のカットに繋がるかもしれません。

【登録番号など】支払通知書の記載項目

ここでは、支払通知書の記載内容についてお伝えします。

• タイトル
• 発行年月日
• 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
• 相手側の登録番号
• 相手方の確認を受けたことを示す文言
• 発行側の企業名・部署・連絡先
• 支払金額合計
• 支払方法
• 取引年月日
• 取引内容（商品・サービス・軽減対象資産の譲渡等である旨）
• 数量
• 単価
• 小計
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• その他備考

タイトル

「何についての文書なのか？」が一目でわかるようにタイトルを作成しましょう。書面の中央上部などの目立つ位置にタイトルとして『支払通知書」と記載をします。

発行年月日

支払通知書の発行年月日を記載します。注意点としては、記載するのはあくまでも文書・書面を作成した日付である点です。取引年月日や支払予定日などと混同しないように注意が必要です。

書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

「誰宛に発行されている支払通知書なのか？」が見てわかるよう、受け手（売り手）側の会社名や氏名を記載します。〇〇事業部など、会社相手の場合は取引をしている事業部名まで忘れずに記載するようにしましょう。

なお、会社相手である場合は『御中』を、個人相手の場合は『様』と敬称を忘れないようにしましょう。

相手側の登録番号

登録番号とは、適格請求書発行事業者になるための登録申請を行い、その申請を認められた事業者に発行される番号です。

請求書の場合は発行者の登録番号を記載しますが、支払通知書の場合は受け取り側の登録番号を記載する必要があるため注意が必要です。受け取り側が適格請求書発行事業者であれば、適格請求書発行事業者登録番号を所有していますので確認し、その番号を記載しましょう。

相手方の確認を受けたことを示す文言

発行する支払通知書の内容に対し、取引先の確認を受け、双方で合意が得られた書面であるという文言を記載します。

発行側の企業名・部署・連絡先

発行側の連絡先として、企業名・部署・連絡先を記載しましょう。連絡先としては、部署のメールアドレスや電話番号、ある場合は担当者直通のメールアドレスや電話番号を記載しておくと、よりわかりやすくなります。

支払金額合計

該当の取引において支払う予定の金額を記載します。1度の取引で複数の商品・サービスの受取が合った場合は、それぞれの小計金額と総合計金額を記載しましょう。

支払方法

現金支払いなのか、手形での支払いなのかといった形で支払方法について記載します。

取引年月日

令和〇年〇月〇日といった形で、取引をおこなった年月日を記載してください。

取引内容（商品・サービス・軽減対象資産の譲渡等である旨）

どういった商品やサービスのやりとりなのかを明記します。1回の取引で複数の商品・サービスをやりとりした場合は、1件ずつに分けて記載するようにしましょう。商品・サービスの欄に『※』などの印を付け、適用される税率がそれぞれわかるように記載をします。

数量

商品・サービスをいくつ購入したかを1つずつ分けて記載します。水を15箱、お茶を15箱といったイメージです。

単価

1箱〇〇円といった形で、商品・サービスの単価を記載します。

小計

数量と単価を掛け合わせ、商品・サービスごとの小計額を計算し記載しましょう。

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率

8%と10%のように税率ごとに分けて小計額を合計した金額（税抜き又は税込み）と適用されている税率について記載します。

税率ごとに区分した消費税額等

8%と10%に分け、小計額の消費税額を合計し記載します。

その他備考

値引きや割引がある場合など、取引について別途記載する必要がある内容があれば記載してください。

支払通知書・支払明細書・請求書の違いを解説

ここでは、支払通知書・支払明細書・請求書の違いをそれぞれお伝えします。

• 支払通知書と支払明細書の違い
• 支払通知書と請求書の違い

支払通知書と支払明細書の違い

支払通知書と支払明細書は、発行先が異なります。

まず支払通知書は、主に企業に対して発行します。企業間のやりとりで買い手側が発行する書面です。確定した支払金額・取引内容・支払期日を記載し、取引が完了および支払う金額が確定したタイミングで発行します。

その一方で支払明細書は、主に一般消費者（BtoC）もしくは従業員が発行先になります。クレジットカードの明細書などが代表例です。

支払通知書と請求書の違い

支払通知書と請求書は、それぞれ発行者が異なります。支払通知書の発行元は、商品・サービスを購入し対価を支払う側です。

その一方で請求書の発行元は売り手側、つまり商品・サービスを提供し対価を受け取る側です。仕事の報酬やサービスの提供等で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうために発行する書面になります。

なお、支払通知書や請求書は証憑書類と呼ばれ、税務調査の際に取引の事実確認に使用されます。証憑書類とは、取引が完了した事実を示す証拠となる書類です。証憑書類にはさまざまな種類があるのですが、大きく4つの区分（『契約に関する書類』『物品に関する書類』『労働に関する書類』『そのほかの種類』）に分類可能です。

インボイス制度対応のために必要なこと

ここでは、インボイス制度導入のために必要なことをお伝えします。

• 登録申請を済ませる
• 対応フォーマットの準備
• 取引先の登録番号を確認する

登録申請を済ませる

適格請求書発行事業者への登録申請は所轄の税務署での直接申請か郵送、e-Taxへアクセスするかのいずれかで実施します。e-Taxを活用した場合は本人確認書類の添付が省略できます。

登録申請の方法は、税務署での直接申請では必要書類を持参し必要書類に記載し提出をします。郵送の場合は必要書類を取り寄せるか、国税庁のサイトからダウンロードし必要事項を記載し各国税局のインボイス登録センターへ郵送します。

対応フォーマットの準備

今まで使用していた支払通知書や請求書などのフォーマットは使用できなくなるため、フォーマットを新しくする必要があります。新しいフォーマットには、以下を記載する必要があります。

適格請求書
①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
⑤税率ごとに区分した消費税額等
⑥書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

適格簡易請求書
①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)
⑤税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率

引用元：国税庁｜適格請求書等保存方式の概要｜6ページ目（2023/04/21）

取引先の登録番号を確認する

インボイス制度導入後は、支払通知書も適格請求書（インボイス）として交付・発行が認められるようになります。つまり発行する支払通知書が適格請求書の要件を満たすためには、発行先が適格請求書発行事業者でなくてはなりません。

そのため、取引先に対して登録番号を確認する必要があります。取引先から番号を確認した後は、念のため国税庁が公開している『適格請求書発行事業者公表サイト』を使ってダブルチェックしましょう。

電子帳簿保存法でなにが変わる？よくある質問

ここではよくある質問にお答えします。

• 支払通知書には発行義務があるのですか？
• 支払通知書には保存義務があるのですか？
• 電子帳簿保存法の改正に伴い支払通知書の保存方法は変わるのですか？
• 適格返還請求書とはなんですか？
• 取引先が適格請求書発行事業者かを調べる方法はありますか？

支払通知書には発行義務があるのですか？

支払通知書には発行義務がありません。

ただし支払通知書を事前に通知しておくことで取引がスムーズに進められます。円滑なやりとりのため、支払通知書が必要になる場面も出てくるでしょう。

支払通知書には保存義務があるのですか？

支払通知書を発行および受け取った場合は、保存義務が生じます。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。

（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。

（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

（注3）青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。

引用元：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間（2023年4月25日時点）

上記のとおり、非常に長い期間の保存が義務付けられています。電子保存なら容量・紙による保存ならスペースを確保しておくなどの対策が必要です。

電子帳簿保存法の改正に伴い支払通知書の保存方法は変わるのですか？

これまでは電子（メール等）で受け取った支払通知書もプリントアウトし、書面として保管が認められていました。

令和５年 12 月 31 日までに⾏う電子取引については、保存すべき電子データを
プリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれ
ば差し⽀えありません（事前申請等は不要）。

引用元：国税庁｜電子取引データの保存方法をご確認ください（2023年4月25日時点）

しかし2024年1月に電子帳簿保存法が改正されることもあり、電子的に受け取る電子データ（例.電子メールで受け取る請求書や領収書）は、電子データでの保存が義務付けられます。支払通知書も例外ではなく、電子データでやりとりをした支払通知書は紙での保存ができなくなるのです。

電子帳簿での保存の対象となるのは、国税関係帳簿と国税関係書類です。支払通知書は、国税関係書類に分類されるため、電子帳簿保存の対象となります。

引用元：国税庁｜電子取引データの保存方法をご確認ください（2023年4月25日時点）

紙による保存が基本となっている企業はご注意ください。

適格返還請求書とはなんですか？

適格返還請求書とは、適格請求書発行事業者が値引きや返品といった売上を減らし、取引先に返金した際に交付する書類です。あくまでも値引きや返品で対価を減らした分のみが対象となります。

そんな適格返還請求書は、以下のように交付が義務付けられています。

適格請求書発行事業者には、原則、以下の義務が課されます。
適格返還請求書の交付
返品や値引きなど、売上げに係る対価の返還等を行う場合に、適格返還請求書を交付する

引用元：国税庁｜適格請求書保存様式の概要｜10ページ目（2023年4月25日）

取引先から要求されたときは、必ず交付してくださいね。

取引先が適格請求書発行事業者かを調べる方法はありますか？

取引先が適格請求書発行事業者かどうかを調べるには、『適格請求書発行事業者公表サイト』の利用が一番おすすめです。取引先から提示された登録番号を入力すると、適正に登録されている番号か、現在も有効な番号として機能しているかがわかります。

もしも面倒なのであれば、取引先に直接聞くのが良いかもしれません。

まとめ　インボイス制度後も支払通知書は必要

2023年10月より実施されるインボイス制度。今回は、支払通知書とはどういったものなのか、インボイス制度の導入により取り扱いはどのように変化をするかについてお伝えしました。電子帳簿保存法の改正と合わさり、処理や手続きの流れの大幅な変化が予想されます。

支払通知書をうまく活用できれば、売り手側・買い手側のやりとりの円滑化や書類作成・発行業務の軽減などが見込まれる可能性もあります。支払通知書は適格請求書（インボイス）として認められる証憑ですので、インボイス制度導入後も必要な書類となります。

ただし、適正な証憑となるためには要件を満たす必要があるため注意が必要です。支払通知書についての理解を深め、2023年10月から実施されるインボイス制度にうまく対応できるようになりましょう。

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