株式会社リカ・インターナショナルは、貿易のコンサルティング、ドイツ鉄鋼メーカーの日本とタイでの代理店業務、業務用洗浄液の販売などの事業を展開している企業です。

今回は、食品関連会社におけるスマートOCRを活用したFAXでの受注事務のプロセス自動化について、代表取締役・吉田さんにお話しをうかがいました。

FAXからデータ化まで全てを自動化できるのが最大の魅力

貴社の事業と今回の事例での吉田さんの役割について教えてください。

吉田さん：リカ・インターナショナルは、貿易のコンサルティングや商品の輸入販売、卸売りなどの事業を展開する企業です。

大学卒業後、家業を手伝うためにタイのチェンマイで婦人靴の企画・製造・販売事業を立ち上げました。帰国後は、日本で会社員として3社ほど勤めたのですが、やはり自分で事業をしたいという思いが強くなり、貿易関係のビジネスをするために再び起業しました。

現在7社ほどのコンサルティングを担当しており、メインの領域は業務改善や業務請負です。例えば海外の取引先とのコミュニケーションが上手くいっていない場合、間に入って情報を整理し、お互いの意思疎通を手助けするようなイメージです。

今回の案件は、コンサルティングをしているクライアントから業務改善を任されて携わりました。全国に店舗を展開をしている大手飲食チェーンのA社と、大手食品会社であるB社の間に入り、コミュニケーションをつなぎ、受発注を円滑化する仕組みづくりを進めるという内容です。

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

吉田さん：A社のそれぞれの店舗が注文書を問屋にFAXし、問屋がその内容を取りまとめてB社にまとめて注文、その内容をB社がシステムに入力して商品を発送する、というのが従来の業務フローでしたが、今回の新規案件は問屋を介さずA社とB社が直接注文書を交わすという前提で進んでいました。

B社はシステムに注文データをまとめたCSVを取り込む事が必要なのですが、A社はシステム上FAXでしか発注ができない事が判明しました。A社のシステムを変えようとすると、社全体のシステムの改修が必要で、億単位の費用がかかってしまいます。そこでB社での対応を検討したのですが、こちらも月額30万円程度の追加費用が必要でした。

人力で解決する案もありました。しかし、注文後3日目には発送が始まるため、2日目の午前には注文情報をまとめないといけません。それには人員が最低でも5名は必要となるため、こちらも余分な人件費が発生してしまいます。すでに商品の価格は決まっていたので、極力コストをかけずに、発注側と受注側が連携する仕組みを構築しなければいけなかったのです。

B社のシステム担当者がA社と解決案を協議していたのですが、A社の担当者はIT関連にあまり詳しくなく、互いの知識に差があったため調整が難航していました。そこで、ある程度知見のある私が間に入ってコミュニケーションを取り持ち、解決策を模索している過程でスマートOCRに出会いました。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

吉田さん：「FAX　注文書　自動化　OCR」でインターネットを検索し、スマートOCRの事を知りました。まず無償のトライアルでスマートOCRを実際に体験しました。その後、スマートOCRを活用して、問屋を通さずにA社とB社で直接やり取りができるフローを構築してもらい、有償トライアルでのシミュレーションを経て導入に至りました。

導入の決め手は、A社が発注書をFAXして以降、受注側であるB社の担当者のフォルダにCSVを格納するところまで、ほぼすべて全ての工程を自動化できた点です。私が探した限りですが、他社のサービスでは読み取ったFAXのデータ出力ができても、その後の工程との自動連携はできませんでした。

こちらが希望するプロセス全体を自動化できるのはスマートOCRだけでした。トライアルでいろいろ試して、必要なフローが実現できると確認できたので、導入を決めました。

新しいやり方でしたので、実際の運用方法の調整は大変でしたが、コンサルの経験を生かして何とか実現することができました。

コストカットのみならずビジネスチャンスも拡大。導入する効果は大きい

スマートOCR導入による効果を教えてください。

吉田さん：もし自動化ができていなければ、人力でFAXの仕分けをする必要があったので、膨大な事務作業が発生していました。事前の細かい調整は必要でしたが、スマートOCRで自動化したおかげで実際の作業時間はほぼゼロです。人力では5人必要な事務作業を省略できているので、その人件費にあたる数十万円のコストを削減できています。

もしB社のシステムで対応した場合は、運用コストを含めて月額30万円はかかる計算でしたので、スマートOCRのおかげで運用コストを約10分の1に抑える事ができています。

効率を考えると自動化は必須なのですが、食品業界の場合FAXでしか受発注ができない企業も少なくありません。スマートOCRであれば、FAXを使用したフローでも自動化による効率化とコスト削減が可能ではないかと思います。

事業へのプラスの影響はありましたか？

吉田さん：特にB社側に、大きなインパクトがありました。実は、商談が進んでいても取引先がFAXでしかデータを送れないことで、取引が中止になってしまうケースがたびたびあったのです。

しかし、スマートOCRを導入したことにより、FAXを使用している取引先ともスムーズに仕事ができるようになりました。これまで以上に幅広いお客様と仕事ができるようになり、ビジネスチャンスが拡大したといえます。

食料品以外にも、FAXでのやり取りが根強く残っている業界では、特にスマートOCRを導入するメリットが大きいのではないでしょうか。

今後のビジネスの展望についてお聞かせください。

吉田さん：食品関係を含め、まだまだFAXやメールで注文書などのやりとりをしている企業は少なくありません。FAXでの受発注事務を自動化できれば、大幅な工数やコストの削減・ビジネスチャンスの拡大につながります。

そういった受注事務の課題を抱える会社に対し、今回得た知見を活かし、スマートOCRを使った業務改善などのお手伝いができればと思っています。人と人の間に入って、調整するのは好きですし、得意分野です。それぞれの企業の状況に合わせたサポートをしていきたいですね。

※インタビューの内容は取材時のものになります。