1988年に服飾雑貨の製造、卸売業として創業した有限会社ジェイアイエヌ（現：株式会社ジンズホールディングス）は、 2001年に福岡市で1号店「JINS 福岡天神ビブレ店」を出店し、アイウエア事業に参入しました。 企画から販売まで一気通貫のSPA（製造小売業）方式で、従来の常識を打ち破る価格体系や購入体験の提供で成長を続け、 2024年12月には国内500店舗を達成。全国の店舗から集まる精算書の入力作業の効率化を図るため、 約1年前にスマートOCRを導入しました。今後は海外店舗への活用も検討中で、グローバルな業務効率化を目指しています。

7種類のテンプレートで150店舗分を処理。入力作業が減りスキルアップできる業務に就けるようになった

初めに御社の概要とお二人の役割を教えてください

原島さん： 当社は1988年に、服飾雑貨の製造・卸売業として創業しました。福岡・天神に1号店を構えて今年で23年。 12月には国内500店舗を達成しました。2024年8月期の売上高は829.9億円です。 アメリカ、中国、香港、台湾、フィリピンなど海外にも展開し、グローバル企業を目指しています。
私が所属するITデジタル部は、システムの企画から運用保守までを担い、私は主にバックオフィス系を担当しています。 各部署の要望を受け、業務プロセスを見直したり必要に応じてシステム選定・導入などを行ったりします。

大谷さん： 私は経理・財務部で経理を担当しています。当社の店舗は多くがデベロッパーのテナントとして入居していて、 私は主にテナント店の売掛金や精算書などの債権債務管理をしています。

どのような経緯でスマートOCRを導入することになったのでしょうか

大谷さん： 全社的な業務効率化の一環として、部署ごとに業務プロセスから課題を洗い出す機会がありました。 私の部署では各テナントから送られてくる売上精算書を会計システムに入力する業務に時間も人手も 多く取られていたため、OCRで解決できないかと、原島に相談しました。

原島さん：手入力ではミスを見つけづらいですし、 店舗はこれからも増えていきますので、OCRの導入を検討しようと10社以上に問い合わせました。 機能の比較や打ち合わせなどを経て4製品に絞り込み、トライアルをして決めました。

多くの製品からスマートOCRを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか

原島さん：精度の高さはもちろんのこと、ほかの業務にも活用できる拡張性や、システム連携ができることは必須でした。トライアルした中で、スマートOCRは一番使いやすかったですね。

大谷さん：UIがしっかりしているので、マニュアルを見なくても使えましたね。 テンプレート作成も難しいとは感じませんでした。 説明動画が、使用感と同じ時間配分で作成されていたのも馴染みやすかったです。

ご評価いただきありがとうございます。導入して約1年になりますが、導入前と比較してどのくらい業務効率化されたか、教えていただけますか

大谷さん： 導入前は、約400店舗を対象に月2回、合計800枚の売上精算書の手入力が発生していました。 1枚あたり20項目ほどあり、Wチェックも行います。派遣社員2人で200店舗ずつ入力し、社員1人がWチェックする体制でした。 入力は1人当たり月80時間ほどかかり、仕事の半分は入力作業ということになります。大きなルーティン業務になっていました。
スマートOCR導入後は、まず出店の多いデベロッパーさんの分からテンプレートを作成し運用を始めました。一つのテンプレートで対応できる店舗数が多く、効果が大きいと判断したからです。 順次テンプレートを増やし、今は7種類のテンプレートで150店舗分くらいを処理できています。 最終的にはすべての店舗に対応しますが、現段階でも月の手入力作業が4割ほど減りました。

原島さん： スマートOCRの導入によって入力の効率化だけでなく、入力ミスがなくなることでWチェックの時間も減っています。 うまく読み取れなかった箇所はスマートOCR側に合わせてマスターを変更するほか、 誤り辞書で置換機能を使えば修正不要になります。全店舗分の自動化と、チェックレスを目指しています。
人材面のメリットも大きいです。入力作業に追われていた派遣社員が、 スキルアップにつながる経理業務を行えるようになり、業務の質が向上しました。

フォルダの設定で適切なテンプレートを割り当てる。全社への展開と海外店舗での活用も検討中

多方面への効果が表れているのですね。自動でアップロードするローダー（アプリ）について、使用感などいかがでしょうか

大谷さん： 普段は指定のフォルダに帳票を格納しておき、作業のタイミングで実行ボタンを押しています。 フォルダごとにテンプレートを指定しているので、違うテンプレートに読み込まれることがありません。 実行ボタンを押した後はほかの業務を行い、終わったころにCSVにして作業しています。
売上精算書だけでなく、リースに関する契約書類にもスマートOCRを使っていて、どちらもローダーでアップロードしています。 手間がかからず、操作を教える時も「実行ボタンを押すだけ」と簡潔に伝えることができるので、操作ミスの心配もありません。

ローダーでさらに効率よく使っていただきありがとうございます。契約書類にも活用してくださっているのですね

大谷さん：ほかにも使用可能枚数の上限に余裕がある月など、スプレッドシート機能を使って表だけ出したりしています。精度が高いので、大変助かっています。 表にする時に行や列が増える点については、見たままの表が出るようになればもっと活用の幅が広がります。
スプレッドシート機能の使い方としては、OCR後にCSV化したデータのWチェックにも使い、効率よく行えています。

スプレッドシート機能をもっと手軽に広くご活用いただけるよう、ご要望を開発部に伝えます。今後の目標を教えてください

原島さん： 全社的に効率化できる業務を、スマートOCRで実現していけたらと思います。 また、店舗で手入力が発生している手書きの処方箋にも使えないか検討しているところです。 海外の店舗からも要望があがってきているので、日本だけではなく海外でも利用できるように検討していけたらと考えています。

手書き文字の認識にも定評がありますので、実現していただけると思います。 店舗からのアップロードにはwebカメラが便利にお使いいただけます。 サポート体制も整っておりますので、全社展開時のご相談など、お気軽にご連絡ください

※インタビューの内容は取材時のものになります。