株式会社 ピアラは、 広告代理事業を主力とし、インフルエンサー事業など多岐にわたる活動を行っている企業です。 海外拠点を有し、グローバルに事業を展開しています。

今回は、増加する請求書処理業務の効率化を実現した事例について、営業管理部の鈴木さんにお話をうかがいました。

費用面とシンプルな使いやすさのバランスが導入の決め手に

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか

鈴木さん： 手入力による請求書の転記ミスが大きな課題でした。 ミスを防ぐために3人体制でWチェックを行っていましたが、それでも入力ミスが多く、 人的コストがかさんでいました。また、処理件数の増加に伴い、請求書の格納漏れが発生するなど、 他の業務にも支障が出ている状況でした。

スマートOCRを選んだ理由を教えてください

鈴木さん： 転記ミスを初期段階で減らしたいと考え、OCRツールの導入を検討しました。 複数のツールを比較しましたが、費用面とシンプルな使いやすさからスマートOCRを選びました。 他に3社ほど比較検討しましたが、他ツールはRPA機能がついていて費用が高く、初期設定も複雑でした。 スマートOCRには請求書処理に特化したものがあり、まずは費用を抑えて必要最低限の機能から始めたいという当社のニーズに合っていたことが導入の決め手です。

スマートOCRをどのようにご利用いただいていますか

鈴木さん： 請求書を1カ所のフォルダに格納し、スマートOCRによって読み取った後、 最終的にはExcelファイルに変換して管理しています。月初の2〜3営業日で請求書を受領し、日ごとに処理を進めています。

現在、スマートOCRで約8割が正確に読み取れており、残りも微修正のみで済んでいます。以前のように全てを手入力していた頃と比べると、 作業効率も精度も格段に向上しました。テンプレートの調整については、BPOサービスを利用したり、 社員が隙間時間を活用したりして対応しています。

また、導入後は頻繁にバージョンアップが行われ、機能や操作性が大幅に向上しました。特に最初の1カ月間で、非常に直感的に使えるようになり、スムーズに業務に取り入れることができました。

処理時間を1/5に短縮、ミスもほぼゼロに！スマートOCRがもたらした成果

導入による効果についてお聞かせください

鈴木さん： 導入後、請求書処理にかかる工数が大幅に削減され、3人体制から1人での処理が可能になりました。 扱いやすくなったことから、BPOサービスを利用し、処理を外部委託することで、社員の工数を他業務に充てられるようになりました。 処理速度も向上し、締め日までの作業期間を従来の10営業日から5営業日に短縮できています。

導入前の課題であった転記ミスも削減しましたか

鈴木さん： 以前は月に200〜300枚の請求書のうち約2割にミスが発生していましたが、導入後は2〜3枚程度に減っています。 特に導入前は桁数の間違いなどが発生していましたが、 今はスマートOCRによって正確に読み取れており、そういった数値の入力ミスはほぼなくなりました。

また、1枚当たりの処理時間も大幅に短縮されました。以前は手入力で5分かかり、その後Wチェックを行っていましたが、現在はスマートOCRで処理が1分ほどで完了します。 Wチェックは引き続き行っていますが、指摘事項はほとんどなくなり、確認内容も「請求書自体に不備がないか」といった基本的なチェックに変わりました。

スマートOCRはどのような会社におすすめでしょうか

鈴木さん： 当社と同様、請求書処理に割けるリソースが限られているものの、月に100枚以上の請求書を扱っている企業に特におすすめです。

スマートOCRへのご要望があればお願いいたします

鈴木さん： 今後は、スマートOCRのAI機能の導入や読み取り精度のさらなる向上に大いに期待しています。 例えば、「／」の全角・半角が混在する場合や、「痩」という文字が旧字体・新字体で表記される場合でも、 正確に認識できるようになると、ますます便利になると感じています。 また、「（）」などの記号が抜けたり、他の文字と結合したりすることもあるため、 こうした部分がさらに強化されることで、業務効率が一層高まると期待しています。

現在の満足度はどのくらいでしょうか。また、今後どのようにスマートOCRを活用していくのかお聞かせください

鈴木さん： 現在の満足度は90％以上で、今後も引き続き活用していきたいと思っています。 さらに便利にするための要望としては、他システムとの連携機能やAPI連携がスムーズに使えるようになると助かります。

※インタビューの内容は取材時のものになります。