OCRは伝票や帳票の読み取りも可能！業務効率化などのメリット・活用事例を解説

「OCRで伝票って読み取れるのだろうか」
「OCRの導入を検討しているけれど、導入時の確認点を知りたいな」

OCRの導入を考えている管理部門の方の中には、上記のような悩みも多いと感じます。コストが必要になる以上、導入について慎重になるのは当然とも言えるでしょう。

導入するシステムの性能や読み取り対象の状態にもよりますが、OCRで伝票を読み取ることは可能です。その他にも以下のことを実現できます。

OCRは画像や印刷物の文字をデジタルコードに変換できる
人件費削減や書類の検索性向上
OCRの導入時は『読み取れる文字・表組・無料トライアル』などを確認
文字の変換以外に転記業務やデータベースの構築にも貢献

OCRはアイデア次第で活用の幅も広くなります。現場に取り入れられれば、業務効率向上も十分期待できるでしょう。

本記事では、より詳しくOCRの活用方法や導入時の注意点についてご紹介いたします。OCRの導入をご検討の際には、ぜひ参考にしてみてください。

OCRなら伝票や帳票の読み取りが可能です

OCRを用いれば、伝票や帳票を読み取り、ネットワーク上で利用できるデジタルデータに変換できます。

OCRとは？
OCRの仕組み
OCRの種類（オンプレミス型・クラウド型）

そもそもOCRとは何か、といった点から解説いたします。

OCRとは？

OCRとは紙媒体の書類やPDFに書かれた文字を、パソコン上で編集できる文字へ変換するツールです。

紙媒体で送られた請求書は通常、そのままではパソコン上で扱えません。目視で確認し、手動入力する必要があります。請求書を画像としてパソコンに取り込むこともできますが、画像そのものがデジタルコードに変換されるため、画像内の文字を編集できないことは同じです。

また画像のままでは文字部分のコピー&ペーストもできません。紙媒体からペーパーレス化への移行は可能ですが、必要な文字の転記は人の手で行う必要があります。

しかしOCRを利用すれば、文字を抽出・デジタルコードへの変換まで自動で行えます。文字の1つ1つをデジタルコードに変換することで、パソコン上での編集も可能です。

またOCRには従来のOCRの他に、AI-OCRと呼ばれるDeep Learning機能を搭載したツールもあります。文字認識の精度が従来のOCRより高く、手書きの請求書にも対応が可能です。弊社のスマートOCRにはAI-OCRが搭載されていますので、ぜひ利用ください。

OCRの仕組み

OCRが文字を認識する仕組みは、画像全体を分析して背景とテキスト部分を解析することから始まります。以下、従来のOCRが文字を認識するステップです。

画像を解析して背景とテキスト部分を振り分ける
テキスト部分を行や文字単位で切り分ける
1つずつに切り分けられた各文字の認識を行う
認識できた文字や文章をデジタルコードに変換

一般的なOCRでは文字として認識された記号を、辞書と照らし合わせながら既存の文字として判断していきます。しかし1文字ごとに認識することは、類似文字の判別が難しいという側面も持っているのです。数字の『1・0・5』をアルファベットの『I・L ・O・S』などと間違いやすくなります。

したがって、手書き文字の読み取りをOCRで行う場合には、できるだけわかりやすく記入することも重要になります。

OCRの種類（オンプレミス型・クラウド型）

OCRの提供方法は主に、オンプレミス型とクラウド型の2種類の形があります。

オンプレミス型の特徴

クラウド型の特徴

セキュリティレベルが高い

処理スピードが速い

カスタマイズ性が高い

導入コストを抑えられる

スピーディに導入できる

運用・保守専門の人材が不要

オンプレミス型は、サーバーやソフトウェアを自社内の施設に設置して、運用・保守を行う形です。自社内で完結する『スタンドアロン』での運用なので、情報流出やウィルス流入などの可能性を抑えられます。したがって、セキュリティレベルが高い点が大きな特徴と言えるでしょう。

外部のネットワークを使わないので、処理スピードが速い点もメリットになります。またオンプレミス型はカスタマイズ性が高く、企業の特性に合わせた拡張を行いやすい点も特徴です。

クラウド型はインターネットを通して、オンライン上のサーバーで提供されるOCRのシステムを利用する方法を指します。システムを提供している運営の『サービス』を利用する形になるので、導入コストを抑えられる点が大きなメリットです。サービスを提供する側が運用・保守を行うのでリソースの確保も必要ありません。

また、オンプレミス型のように構築の必要がないので、導入から実際の運用までのスピードが速い点もクラウド型のメリットです。

業務を効率化！OCRを導入するメリット

OCRを導入することで得られるメリットは、大きく分けると以下の2つです。

人件費の削減効果を期待できる
書類を探しやすくなる

それぞれのメリットと、OCRの関係について見ていきましょう。

人件費の削減効果を期待できる

OCRを導入すると、人件費の削減効果が期待できます。従来まで人が行ってきた『データ入力』の作業を、OCRに任せられることで、データ入力に伴う手間や人材が必要なくなるからです。

データ入力という作業は、正確性が求められることもあり、考えている以上に時間がかかる作業でもあります。データ入力に時間を取られたことで、本来の業務に当てる時間が足りなくなるケースも考えられるでしょう。データ入力の量が膨大になると、データ入力専門の人材が必要になり、新たな雇用が必要になるケースも出てきます。

しかしOCRを導入すれば、データ入力はツールに一任することが可能です。データ入力に割かれていた時間を、より生産的な業務に当てることができます。また人手が足りない部署へのサポートに当てることも可能なので、人材を増やす必要もなくなるでしょう。

さらにOCRによるデータ化が進めば、RPAと組み合わせて事務業務の一部を自動化することも可能です。ルーチンワークの多くをIT化できることで、少数の従業員でも生産性の高い業務をこなせるようになります。

生産性の高い業務に人材を集中させることで、タイムパフォーマンスの底上げによる生産性向上・残業代削減効果も期待できるでしょう。

書類を探しやすくなる

OCRを導入することで、書類を探しやすくなります。検索機能を使い、必要な書類に関係するKWを入力するだけで、一覧がピックアップされるからです。

例えば2020年の請求書が必要な場合は、パソコンの検索窓に『2020年・請求書』と打ち込みます。するとファイル名に『2020年・請求書』と書かれている書類をまとめて見つけ出すことが可能です。

また必要な年月の帳票が簡単に探せるほか、特定人物の履歴書などを探す際にも有用だと言えます。人材配置の際など、人物の詳細な情報が必要になると、履歴書を見直すケースもあるでしょう。すでに雇用している従業員の履歴書を探す作業は、非常に手間がかかります。

入社年月日がわかっていればまだしも、名前と現在の部署名しかわからないようでは、膨大な量の履歴書を一から確認しなければなりません。人の手で確認している場合、見落としてしまうことで余計に時間がかかる可能性もあります。

このような問題もOCRでデータ化することで解決できます。ファイル名に人物名が記載されている書類を、検索機能にて迅速に見つけ出すことが可能だからです。OCRを導入して、かかる手間を最小限に抑えていきましょう。

ただし、ファイル内の文章検索ができるツールは、『全文検索機能』がある製品に限られるのでご注意ください。

AI-OCRなどの機能はマスト！導入前の確認点

OCRの導入を成功させるには、以下6つの点を導入前に確認することが重要です。

AI-OCR機能があるか
無料トライアルがあるか
手書き文字に対応しているか
画像に対してどのような前処理を行うのか
複数ページの伝票をデータ化できるか
複雑な表組みでも読み取れるか

ポイントを抑えた選択で「導入したけれどイマイチ使えない」という事態を防げます。

AI-OCR機能があるか

OCRを選ぶ際には、AI-OCR機能があるかも確認しましょう。なぜならAI-OCRは、機械学習アルゴリズムにより、文字認識精度の大幅な向上に成功しているからです。文字列で文字を同定していくので、類似文字の間違いを起こしにくい点も特徴です。

また認識・同定を間違えたとしても、Deep Learningによる学習で次回の文字認識精度を自動で向上させられます。例えば『口（くち）』という漢字をカタカナの『ロ』と間違えたとしても、次回は『口（くち）』と正しく認識できる可能性が出てきます。そのためAI-OCRは利用すれば利用するほど、文字認識の精度を向上させることが可能です。

なおAI-OCRは、帳票のフォーマットを自動で判断できる点も大きな特徴です。事前にフォーマットの指定を行う必要がないので、OCRの利用時間を短縮できます。

無料トライアルがあるか

OCRを導入する際には、無料トライアルがあるかも重要です。OCRはデータ入力の時間や手間を低減させられる便利なツールですが、使用感は製品や導入する企業によって大きく異なります。

OCRの種類によっては事前に帳票フォーマットの指定が必要です。複数の企業と取引を行うことで帳票フォーマットが不ぞろいな場合、フォーマットが変わるたびに指定をし直さなければいけません。結果的にフォーマットの指定で時間を取られ、業務効率につながらない結果に終わることもあるでしょう。

反対に、帳票フォーマットが統一されている企業であれば、指定が必要なOCRでも文字の抽出・認識レベルに満足できれば十分に利用できます。このような使用感を判断するには、実際のOCRを使ってみることが近道です。無料トライアル期間がある製品であれば、導入前に使用感を試せるでしょう。

特に現在まで、ITツールを導入してこなかった企業の場合、実際に扱う従業員もツールに不慣れな方が多いと考えられます。事前確認をしないまま導入して、業務効率につながらなかったという結果にならないためにも、無料トライアルで使用感を試してみる方法をおすすめします。

手書き文字に対応しているか

導入しようとしているOCRが、手書き文字対応であるかも重要なポイントです。現在多様な種類のOCRが発表されていますが、OCRによって対応できる文字の種類も異なります。活字や図・表からの抽出は十分だが、手書き文字にはそもそも対応していないタイプも存在するのです。

対応している場合でもOCRによって、得意・不得意な文字タイプがあります。特に手書きの帳票を扱う企業では、手書き文字の対応可否を確認することはマストと言えるでしょう。

また手書き文字対応のOCRであっても、実際にどのレベルまで対応できるかは未知数です。人の目で確認した場合でも認識しにくいような、崩した文字でも対応できるのかなど、細かな点まで確認してみましょう。手書き文字の読み取り・認識精度が高い製品を選びたいなら、従来のOCRよりAI-OCRがおすすめです。

なおOCRは製品によって、文字の読み取り・認識性能が異なりますが、どれだけ精度が高いと謳っている製品でも100%の読み取りは難しいと考えられます。人の目による目視作業は必要だと考えたうえで、製品を選択することも重要です。

画像に対してどのような前処理を行うのか

画像に対して、どのような前処理を行うのかも確認してください。行える前処理が多いほど、文字の認識精度を底上げできるようになります。

画像の前処理とは、OCRが画像からの文字認識・抽出を行いやすくするために行う仕組みのことです。現在は、OCR自体が画像の前処理を行える製品も発表されています。製品にもよりますが、一般的に行われる前処理は以下の通りです。

画像の歪み補正
回転・反転補正
ノイズの除去
明暗の調整
コントラスト強調

画像の歪みや回転・反転補正は書類を読み取った際にでる、歪みや向きの誤りを補正する前処理です。大量の書類をスキャンしていると流れ作業になり、書類の傾きに気を配れない場面も出てきます。そのような場合でも、歪み補正の機能があるOCRならば、スキャンをやり直す必要がありません。

またノイズの除去や明暗の調整は、OCRを使う前に別途行う必要がある作業です。パソコンに画像として取り込んだうえで、OCRにとって読み取りやすくなるように、ペイントソフトなどで調整します。パソコンに詳しい方は、これらの処理をプログラムすることで自動化しているケースもあります。

しかし、前処理機能があるOCRを選べば、ただスキャンするだけで認識精度の底上げが可能です。現在取り扱われているOCRは、前処理機能が搭載されているものばかりではないので、ツールを選択する際にはしっかり確認してください。

複数ページの伝票をデータ化できるか

OCRを選ぶ際には、複数ページの伝票をデータ化できるかも重要です。複数ページにわたるテキストを一度に抽出できれば、大量のデータや伝票を扱う際の手間を最小限に抑えられます。

例えば商品数が多く1枚の伝票内で収まりきらない場合でも、一括データ化に対応していれば合計金額の計算が容易になります。テキスト化したデータを、直接経理システムに流し込めれば、計算まで自動で行うことも可能になるでしょう。

商品数が多い伝票を扱う機会のある企業がOCRを選ぶのであれば、複数ページへのテキスト化に対応しているかは重要なポイントです。細かな点までしっかりと確認してください。

複雑な表組みでも読み取れるか

複雑な表組でも読み取れるかの確認も必要です。複雑な表組の読み取りが可能であれば、人の手による前処理を必要とせず、OCRを利用する時間自体の削減につなげられます。

従来のOCRは、複雑な表組みからのテキスト抽出を苦手としていました。表組内の文字もテキスト化したい場合は、表を組みなおしたり、表部分だけのフォーマットを作成したりしていたのです。またはOCRを利用せず、表組内だけ手入力が必要になったケースもあったでしょう。

しかし複雑な表組にも対応できるOCRであれば、スキャンした後はツールに一任することが可能です。高性能なOCRであれば、テキストへの変換だけではなく表組を再現できる製品もあります。したがって自社が用いている帳票、書類に使われている表組みに対応できるかは、忘れずに確認しましょう。

様々な業務にも！OCRの活用事例を解説

OCRを実際に導入した場合、ペーパーレス化への対応のほかに以下のような活用方法があります。

転記業務
データベース化業務

業務活用事例を把握して、導入後のイメージを膨らませてみてください。

転記業務

OCRで抽出したテキストを、他システムへ転記する『転記業務』での活用が可能です。昨今注目を集めていることで言えば、OCRとRPAの連携による、経理における帳票処理の自動化が挙げられるでしょう。

RPAはパソコンで行うルーチンワークを自動化することで、業務効率向上を促すシステムを指します。メールやPDFで送られる書類を取り込み、適切なタイミングで請求書などを自動で発行することが可能になるでしょう。

しかしRPAが対応できるのは『パソコン上のルーチンワーク』のみです。

紙媒体で送られてきた書類には対応できないので、人の手による転記業務が必須でした。転記業務は単純作業の一つですが、量が多くなれば手間がかかることに変わりはありません。また長時間の転記業務は、人的ミスを誘発してしまうことも考えられます。

一方OCRはスキャンするだけで、必要な文字をデジタルコードに変換できます。そしてRPAと連携させれば、デジタルコードに変換すると同時にRPAへ転記することが可能です。人の手で行う必要があった転記業務をOCRに任せることで、紙媒体の書類も含めた帳票業務の自動化を実現できるでしょう。

データベース化業務

OCRで顧客や取引先の名刺を読み込ませれば、データベース化することも可能です。複数データの一括取り込みができるOCRを用いれば、手入力でデータベース化するよりもはるかに効率的だと言えるでしょう。

データベース化ができれば、社内における情報共有をスムーズに行えるようになります。顧客の名前を検索するだけで、どのような人なのか、どのような対応が喜ばれるかの確認が可能です。顧客情報においては、営業課や企画課などで有効に活用できます

またデータベース化を進めていくことで、情報の分析が行いやすくなる点も大きなメリットです。自社に求められているものを分析できれば、新しい事業への道を開いたり、今まで見えなかった課題を見つけたりすることもできます。

少しのアイデアを用いることで、OCRを導入するメリットはどこまでも大きくなります。豊富な活用事例を確認して、自社に合った使い方を考えてみてはいかがでしょうか。

まとめ｜OCRで伝票や帳票を読み取ろう！

OCRは紙媒体の書類にとどまらず、伝票や帳票を読み取ることで、業務効率を向上できる便利なツールです。ただ、どれだけ便利なツールであっても、自社に合った機能を搭載していなければ活用できません。

手書き文字への対応や、画像の前処理がどこまでできるのかなど、導入前にしっかりとポイントを抑えて選んでいきましょう。おすすめは無料トライアルができる製品を選び、導入前に試しておくことです。使用感を確かめられるうえ、コストをかけずにツールに慣れるので、導入後の運用がスムーズになります。

なおOCRを導入するのであれば、弊社のスマートOCRをお使いください。現在は無料トライアルも実施していますので、使用感をご確認いただけます。

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