申込書はAI-OCRでデジタル化しよう！特長・メリット・導入事例を解説

「申込書のデータ入力に時間がかかってしまい、何とかしたい」
「OCRを検討しているけどメリットやおすすめのサービスを知りたい」

申込書などの帳票を扱う業務をしている方は、上記のように考えることがあるかもしれません。

OCRを利用すべきメリットはたくさんあります。その代表例がデータ入力の効率化。事実、弊社のスマートOCRを導入した企業の中には、手書き書類の処理時間を50％削減させることに成功した事例もあります。その他にもペーパーレス化などといったコスト削減効果も期待できるため、AI-OCRには多くの可能性が秘められています。

そこでこの記事では、申込書を読み取る際にOCRを使用した方が良い理由だけではなく、メリット・申込書を電子化する流れ・導入事例を解説します。

「OCRを導入するのは不安・自分一人で導入を決めるのは難しい・絶対に失敗したくない」と考えている方は、ぜひ読んでみてください。

申込書はOCRソリューションでデジタル化！

申込書は、OCRソリューションでデジタル化できます。以下の3点について説明します。

• OCRソリューションとは？
• そもそもAI-OCRとは？
• 申込書をデジタル化させるならスマートOCR！
• 申込書を電子的に作成するならクリエイトフォーム！

OCRソリューションとは？

OCR※ソリューションとは、紙や画像に記載されている文字を認識してデジタル化するシステムやサービスのことです。

OCRソリューションは、デジタル化されたデータを管理・分析する機能も備えておりシステム連携もできます。

OCRソリューションは、紙を使用する業務が多い金融・サービス・小売・製造・自治体といった業種で導入されています。具体的な業務とシステム連携については以下の表のとおりです。

業務	具体例
受注処理	注文書や見積書をデータ化して販売管理システムへ自動反映
経費精算	領収書や請求書をデータ化して経費精算システムへ自動登録
本人確認	運転免許証やパスポートなどの身分証明書をデータ化して本人確認システムへ自動登録
各種申込	申込書や契約書などの書類をデータ化して申込管理システムへ自動登録

今までは手書きの申込書や契約書をデータ化するためには、手入力によるデータファイル作成が一般的でした。しかしながら、OCRのおかげで必要な情報を自動的に検出し、ExcelやWordなどのファイル形式に変換してくれます。OCRソリューションを採用すれば、業務効率化・生産性向上を期待できます。

活用事例に関しましては記事の後半で解説しますね。

そもそもAI-OCRとは？

AI-OCRとは、OCR（文字読み取り技術）とAI（人工知能）技術を融合させた技術のことです。AI-OCRには以下の特徴があります。

1. 文字情報を学習する（ディープラーニング）
2. 識字率が高い

1つ目のディープラーニングとは、人間が行うタスクをコンピューターに学習させる機械学習の手法です。学習を重ねて認識力を高めます。例えば、手書きの文字は人によって筆跡が異なります。『エ（え）』と『工（こう）』のように誤認識が発生しやすい文字でも識別が可能です。

2つ目の識別率が高いとは、手書きの文書を高い精度で読み取れるということです。申込書だと手書きの帳票が多いですよね。このような手書きの帳票も、AI-OCRであれば問題なくデータ化することができます。紙の帳票をデータ化できれば保管作業の手間も少なくなり業務効率化につなげられます。

申込書をデジタル化させるならスマートOCR！

申込書をOCRで読み取り、デジタル化させるなら弊社のスマートOCRがおすすめです。なぜなら多種多様な機能があるからです。各機能を以下でご紹介します。

UI/UX※	・画像サムネイル表示 ・ファイルアップロード（複数可能） ・スプレッドシート表示機能 ・絞り込み表示 ・画像の拡大・縮小表示 ・OCR認識機能 ・誤認識文字修正 ・信憑率色分け表示 ・再OCR ・画像切り出し
入力	・画像ファイル読み込み（png・jpg・pdf・tiff・bmp） ・画像部分の切り出し ・画像アップロードAPI ・スマートフォンアプリ ・自動アップロード・ダウンロード ・FAX・メール連携
歪み・ノイズ処理	・向き判定・回転処理 ・台形補正 ・歪み補正 ・影・ノイズ処理 ・陰影除去（カラー画像） ・文字の回転
文字列エリア・文字認識	・文字列エリア自動認識 ・文字列・文字認識 ・自然言語処理補正 ・信憑率出力
枠線・表認識	・枠線・表認識 ・かすれ線修正認識 ・仮想線認識 ・はしご枠の認識 ・複雑な表の認識 ・ページをまたぐ表データ
データ抽出	・バリューデータ抽出 ・キーがない場合のバリュー抽出 ・エリア指定抽出 ・チェックボックス抽出 ・表データ抽出 ・正規表現抽出 ・マスターデータ連携 ・抽出データの加工・演算 ・抽出条件テンプレートのインポート・エクスポート ・自動ダウンロード
構造化処理	・組み・表解析 ・形態素・文字種解析 ・位置差表解析 ・空白解析 ・段落解析
ユーザー管理	・ユーザー追加・削除 ・権限管理 ・パスワード再設定 ・ユーザー履歴閲覧 ・IP制限
ステータス管理	・OCRステータス管理 ・作業ステータス管理 ・履歴検索・確定データ検索
マスター	・OCRマスター連携 ・マスターデータ登録・編集・削除 ・マスターデータインポート・エクスポート（CSV）
学習	・自然言語学習 ・文字列領域認識学習 ・辞書登録 ・辞書インポート
CSV出力	・ダウンロードステータス管理 ・複数ファイルを一つのCSVファイルに出力可能 ・明細表と基本情報を結合してデータ化 ・出力フォーマットの編集 ・CSVダウンロードの自動化

2023年7月15日時点

※UIとは、ユーザーインターフェースのことサービスとユーザーをつなぐ『接点』です。UXとは、ユーザーエクスペリエンスのことでホームページを利用したユーザー体験のことです。

以上が各機能における特徴です。多種多様なサービスとAI-OCRによる高精度な画像認識によりデジタル化を進めてくれます。さらには、ユーザーの視点に立った機能により帳票類のデジタル化を手助けしてくれます。申込書をデジタル化させるならスマートOCRをご利用ください。

申込書を電子的に作成するならクリエイトフォーム！

申込書をOCRで読み取り、最終的にデータ化するのであれば、クリエイトフォームで始めから電子的に作成しておくのもおすすめです。

クリエイトフォームとは弊社が独自に開発した、申込書をイチから作成できるWebツールのこと。クリエイトフォームであればクリック・ドラッグ・ドロップの簡単操作で、申込書をパパっと作成できます。Webツールを使うのが苦手な方でも、AI-OCRで迅速に読み取れる申込書を非常に簡単に作れます。

クリエイトフォームはそれだけでなく、申込書を作成するのと同時にAI-OCRの抽出設定も自動で完了可能。従来でありがちだった『紙の申込書を元にOCRテンプレートを作成する』という面倒な作業が一切ありません。1つの申込書を作るごとに、数十分の時間削減効果を期待できます。

極めて直感的に操作できるシンプル設計であり、なおかつ業務を大幅に効率化できるクリエイトフォームを、ぜひ一度お試しください！

AI-OCRで申込書を電子化する流れ

AI-OCRで申込書を電子化する流れを、スマートOCRの例で解説します。

1. ファイルのアップロード
2. OCR変換前の画像の処理
3. 文字を認識
4. 文字の確認や修正
5. データ出力

ファイルのアップロード

ファイルのアップロードは、以下の4つの方法があります。

1. WEB（ブラウザ上）
2. 自動アップロード（デスクトップアプリ）
3. スマホアプリ（iOS・Android）
4. API※

※API：Application Programming Interfaceの略称でソフトウェアやプログラミングをつなぐインターフェイスを意味します。

1つ目のWEB（ブラウザ上）では、複数の帳票類をスキャンしてアップロードできます。『歪み補正』や『アップロードと同時にOCR依頼』も可能です。

2つ目の自動アップロードでは、常時アップロードの必要がありません。フォルダを指定するだけで自動アップロード→OCR変換→CSV出力まで行ってくれます。インターネットFAXサービス連携、メールの添付ファイルも自動的にアップロードしてくれます。つまりは、RPA※を利用しなくても自動化ができるということです。

3つ目のスマホアプリは、出張先などにてスマートフォンで撮影した帳票類をアップロードできます。そうすることで会社の担当者がパソコンで確認することができます。そして担当者により経理システムへ反映することが可能です。

最後の4つ目のAPIについては、Web画面を介さず直接アップロード処理を行うことができます。ちなみにsalesforceとの連携も可能。salesforceとは、クラウドサービスのひとつです。営業活動の効率化を目的に使用されています。紙の請求書を変換したデータは、ボタン一つでスマートOCRと連携が可能です。

OCR変換前の画像の処理

OCR変換精度を向上させるために様々な画像の前処理が行われます。各処理機能については、以下の表のとおりです。

機能	詳細
向き判定 回転処理	自動で向きを判定し正しい文字位置にできる
台形補正	自動補正を行い文字認識ができる
歪み補正	自動補正で高精度の歪み補正により文字認識ができる
影・ノイズ処理	荒いドットを認識し、文字のみを抽出することができる
印影除去 （カラー画像）	印影を除去して判子などのカラー認識ができる
文字の回転	横向きになっている文字でも読み取りができる

以上がOCR変換前の画像の処理例です。文字の向きや歪み、ノイズがあっても画像処理が行われます。そのおかげで、高精度なOCR変換を実現可能となりました。

文字を認識

OCRエンジン※により、高度な文字認識ができます。OCRエンジンには以下の表のとおり3点があります。

AI文字列エリア認識エンジン	ノイズ画像でも文字列を探しテキスト変換
AI文字認識エンジン	文字列単位認識エンジンを採用し高精度の認識
AI歪み補正エンジン	プロジェクションマッピング技術を採用

上記はあくまで弊社のスマートOCRの例なのですが、ディープラーニングによる自動文字列認識機能があります。そのため、ノイズのあるスキャンされた帳票も文字列を探しテキスト変換をしてくれます。具体例は以下のとおりです。

• 白文字
• 網掛け文字
• 透かし文字
• はなれ文字
• 隣接文字
• 罫線隣接文字
• 手書き文字
• 陰影除去

以上のような文字でも高精度な認識が可能です。

AI歪み補正エンジンは、撮影した画像の歪みやたわみを補正してくれます。ご経験があるかもしれませんが、申込書をスマホやスキャナ機器などで撮影する場面を想定してください。対象物に対して斜めに撮影することから角度がついて『台形』に映ることはよくあることです。その台形の画像でもエンジンにより補正をしてくれます。

文字の確認や修正

ドキュメントの確認・修正・辞書登録ができます。詳細は以下のとおりです。

スプレッドシート機能	文字の位置や表組を自動処理してスプレッドシート表示
データ抽出画面	直感的な確認・修正操作が可能
ステータス表示	ステータス別のファイル絞り込み表示
確定データ一覧	必要データを抽出し一括CSVダウンロードが可能
OCR信憑率表示	信憑率を色分け表示
誤認識した言葉の登録	誤認識箇所を登録することで次回以降の認識精度向上

1つ目のスプレッドシート機能は、従来のように座標指定による帳票定義の必要がありません。ページ内のOCR結果データを対象に文字の位置や表組を判断します。そして、OCR読み取り結果の表示が可能です。

2つ目のデータ抽出画面では、画面上でドキュメント画像とOCR変換結果データが連動して表示されます。テンプレートのスプレッドシートのセルを選択するとドキュメント画像の文字列がアクティブになります。そのため、一目でわかりやすくなり確認・修正がしやすくなります。

3つ目のステータス表示は、読込完了・OCR完了・未確認・保存済・確定済・ダウンロード済のステータスが存在。進捗度合いにより分けられているので楽に絞り込みが可能です。

4つ目の確定データ一覧は、帳票から必要データを抽出した結果を検索することができます。さらに一括でCSVダウンロードすることが可能です。五つ目のOCR信憑率表示は、OCRの信憑率を色分けして表示してくれます。『高』は青・『中』は黄色・『低』は赤といったような色分けです。

そのため一目で変換ミスを見つけることができます。6つ目の誤認識した言葉の登録は、2つの機能があります。誤り辞書機能では、同様の誤認識が発生した時に正解の文字列へ一律変換が可能です。辞書機能では、自然言語学習により4文字以上の語は正解率が上がります。

データ出力

OCR変換したデータをエクセルで読み込み可能なデータ（CSV形式）に出力できます。

機能	詳細
①個別出力	各帳票類を個別にCSV出力が可能
②データ一括出力	一括CSVファイルとしてダウンロードが可能
③API連携	Web-APIの提供によるシームレスなデータ連携
④自動CSV出力	CSVデータ作成・出力までの一連の流れを自動化

汎用性の高いエクセルに読み込み可能なCSV形式でデータを出力することもできます。さらにはシステム連携と出力形式もカスタマイズできます。そのため、ビジネスシーンに応じて容易に必要なデータを出力することが可能です。

以上『申込書をAI-OCRで読み取る際の流れ』を、スマートOCRを利用した際の手順で解説しました。これまでにご紹介した機能にて何か気になる点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

精度は？申込書をAI-OCRで読み取るメリット

申込書をAI-OCRで読み取るメリットは以下のとおりです。

• 従来のOCRに比べて読み取り精度が高い傾向にある
• 入力ミスの大幅削減を期待できる
• 入力スタッフの削減が可能である
• ペーパーレス化できる

従来のOCRに比べて読み取り精度が高い傾向にある

AI-OCRは従来のOCRに比べて読み取り精度が高い傾向にあります。なぜなら上述しましたように、ディープラーニングにより文字の補正結果を学習するためです。

そもそも従来のOCRは画像データの文字を認識して文字データに変換します。しかしながら、決められたパターンでしか変換ができないため限界がありました。

一方のAI-OCRは、間違えて変換した場合でも正しい文字を伝えることで学習します。そのため、パターンの範囲が広くなり文字認識率を飛躍的に高めることができます。

それだけでなく、フォーマットが異なる帳票にも対応します。従来のOCRは、事前に読取位置や項目の詳細を定義する必要がありました。

しかしながら、AI-OCRは、AIが読取位置や項目を自動抽出できます。そのため、紙資料をスキャンするだけで文字認識が可能です。

ちなみにスマートOCRの文字認識精度はなんと99.8％を誇ります！ 詳しくはお問い合わせください。

入力ミスの大幅削減を期待できる

AI-OCRは、入力ミスの大幅削減を期待できます。手動入力がほぼなくなるからです。

従来の紙資料をもとにデータ入力をするやり方ですと、ヒューマンエラーは避けられません。例えば見間違いにより、入力ミスが発生するかもしれません。どんなにデータ入力に慣れている方でもミスはつきものです。

しかしながら、AI-OCRを導入することで手動入力業務はほぼなくなります。入力する機会そのものが減るわけですから、ミスが起こる回数も必然的に減少することが予想されます。氏名や電話番号などの記入ミスが目立つ場合は、AI-OCRで読み取ることをおすすめします。

入力スタッフの削減が可能である

入力スタッフの削減が可能です。なぜなら、データ入力をAI-OCRがほぼ自動で行ってくれるからです。そもそも今までは、以下のような作業工程がありました。

• 紙をもとにした担当者によるデータ入力
• 担当者による入力チェック
• 別担当者のダブルチェック
• 間違った箇所の修正
• 入力したデータの提出
• 紙で出力した場合は、ファイリング保管

AI-OCRを活用すれば、時間を要するデータ入力の必要がありません。もちろん電子化をするということもあり、ファイリングなど面倒な業務もカットできます。その結果、今までは2～3人で行っていた業務を1人で回せるようになるかもしれません。

ペーパーレス化できる

AI-OCRで申込書をデータ化することにより、ペーパーレス化できます。なぜなら、電子化されたデータのため物理的に紙として存在しないためです。紙の書類を保管するには様々なコストがかかります。具体的なコストは以下のとおりです。

• 保管庫・保管室
• キャビネット
• ファイル
• 紙代
• 印刷代・インク代

上記のように紙で保管する場合、コストがかかります。しかしながら、AI-OCRを導入すれば物理的な保管スペースを確保する必要がありません。書類保管のための設備・備品コストを削減できます。

手書き書類や申込受付など！AI-OCRの導入事例

AI-OCRの導入事例について以下の3つをご紹介します。

• 保険＆物流企業｜手書き書類の処理時間を50％削減
• 国土交通省｜OCR申請書
• 足立区｜申請手続き等処理業務

保険＆物流企業｜手書き書類の処理時間を50％削減

保険事業と物流事業2部門で、スマートOCRを導入して手書き書類の処理時間を50％削減できた企業をご紹介します。ご紹介する企業は、『手書きの自転車保険申込書をデータ化する業務の効率化』を課題としていました。OCRの対象帳票は『加入依頼書・入庫依頼書』です。

保険代理店事業と物流事業におけるスマートOCRを活用した具体的な課題と効果を以下、説明します。

はじめに保険事業部では、次の課題がありました。『自転車安心パック』の手書きの申込書が月にまとめて500〜600件ほど届き、10営業日で処理しなければなりませんでした。加入依頼書のデータ登録は手作業で目視して1つ1つ手入力する必要があります。加入依頼書1枚あたりの処理時間は3分、1か月で換算すると25時間の時間を要していました。

スマートOCRを導入しての効果は次のとおりです。人によるチェックや処理が必要ですが約半分の時間で業務が完了したとのことです。平均して10項目のうち1項目くらいで読み込みエラーが発生しますが、すべて手作業で行うよりはるかに効率的になりました。

続いて物流事業部には、次の課題がありました。PDFで送られてきた手配依頼書から必要な情報を読み取り、項目ごとにエクセルへコピーアンドペーストする必要がありました。コピーアンドペーストは1件につき2〜3時間の時間を要する場合もあったとのこと。

スマートOCRを導入した結果、3時間かかっていた入力作業が、チェックも含めて1時間で終わるようになりました。同じアイテムの情報が複数ページにまたがるときは読み取りがうまくできない部分を手書きで埋めることで、あとはシステムにて数分で終わることができます。

以上の経緯もあり、AI-OCRを導入したことで手書き書類の処理時間を50％削減することに成功しています。

手書き書類の処理に苦労されている場合は、ぜひ弊社のスマートOCRをご利用ください。スマートOCRなら手書き文字も高精度で読み取ることが可能。従来では考えられない短時間で、処理作業を終えられるかもしれません。残業時間や人件費のカットにお役立てください。

国土交通省｜OCR申請書

国土交通省では以下のように、継続検査等の申請にOCR申請書を導入しています。

OCR申請書は電子機器で読み取るため、印刷・記入に当たっていくつかの注意点があります。
注意点に従っていない申請書の場合は、再度記入していただく場合がありますので、「OCR申請書の印刷等に関する注意事項」を事前にご確認頂いていない場合は、こちらの注意事項等をご確認ください。

引用元：国土交通省｜OCR申請書各種様式について（2023年7月5日時点）

なぜ国土交通省が申請書にOCRを導入しているのかというと、業務を効率化させるためと推測します。もともと国土交通省のOCR申請書は、約20種類。従来の紙による申請書処理で職員がやる仕事として以下の作業内容が想定されます。

• 申請書の内容確認
• 車検証を発行
• 申請書のファイリング
• 申請書の補充
• 記入の案内係

車社会の現代では、車検は不可欠のため多くの利用者が存在します。それに比例して、確認する申請書の数も相当な量のハズです。AI-OCRの導入は、申請書をデジタル化するばかりでなく車検証の発行までをシステム化しています。一連の業務をシステム化することで業務の効率化を狙い、OCR申請書を採用しているのかもしれません。

足立区｜申請手続き等処理業務

足立区は申請手続き等処理業務を、RPAを活用した業務改革モデルとして検証しました。識字率の高さから業務時間の削減を期待できるためです。課税課での特別区民税・都民税申告書入力業務を例に以下でご紹介します。

項目	数値
年間処理件数	11,000件
処理時間/1件	3分
年間の処理時間	550時間

引用元：足立区｜申請手続き等処理業務におけるRPAを活用した業務改革モデルの検証結果報告（別紙補足資料）P3（2023年7月15日時点）

課税課におけるAI-OCR読取識字率については、以下の表のように説明しています。

項目	文字数	正	誤	識字率
数値	420	389	31	93％

引用元：足立区｜申請手続き等処理業務におけるRPAを活用した業務改革モデルの検証結果報告（別紙補足資料）P30（2023年7月15日時点）

上記のとおり識字率は93％という結果を得ています。420文字に対して正しく文字を認識したのが389文字、誤った認識が31文字でした。つまりは、誤った31文字を手動で入力し直せば正しい申告書になるということです。その結果、11,000件のすべてのデータをイチから入力することに比べ、一定の業務効率化を期待できますよね。

足立区は想定の段階でこの削減効果に気づき、本格的に検証したのかもしれません。真剣に取り組む価値がAI-OCRにあるという事を物語っています。

業務の効率化に悩んでいる方は、AI-OCRを導入することで同様の効果を得られるかもしれません。ぜひご検討ください。

まとめ　申込書もAI-OCRでデジタル化！

申込書はAI-OCRを活用してデジタル化させましょう。AI-OCRを導入することで業務効率が格段に上がります。

また、コスト削減も図ることが可能。RPAと連携させれば、ロボットが自動的にデータ入力まで行ってくれます。業務の効率化を図るのであれば、AI-OCRがおすすめです。

なおAI-OCRを導入するのであれば、弊社のスマートOCRをご利用ください。スマートOCRには多種にわたる独自エンジンが積み込まれており、高精度で文字を読み取ることが可能です。ぜひご検討ください。