ナレッジ共有とは？種類・目的・成功させるコツ・主な具体例を解説

「ナレッジ共有って何？」
「社内でナレッジを共有することが重要だと聞いたことあるけど、メリットは何だろう？」

企業経営者や組織のリーダーは、上記のように考えることがあるかもしれません。ナレッジ共有には、以下のようなメリットがあります。

業務効率化
業務平準化
業務の見える化
個人のパフォーマンス向上
人材育成
社内でのコミュニケーションの活性化

業務の効率化が進み、社員のレベルアップができるなどが、その代表的な例です。個々のスキル向上が組織の全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。

そこでこの記事では、ナレッジ共有の成功のポイントについて解説。また、ナレッジ共有とは具体的に何なのか、その目的や具体例についても詳しく紹介します。同じような失敗を防いで生産性を向上させたいと思っている方は、ぜひ読んでみてください。

ナレッジ共有とは？種類も解説

ナレッジ共有とは、どのような経営管理手法なのでしょうか？以下の順で解説します。

ナレッジ共有とは
ナレッジの種類

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、組織が持つ有益な知識や知見と、個人それぞれが保有している経験・ノウハウ・事例を組織全体で共有することです。

そもそもナレッジ（knowledge）とは和製英語で、『知識・知見』などの意味を持っています。ビジネスの文脈では、『知識・ノウハウ・経験・有益な情報・事例』など、広い意味で使用されることが多いです。

つまりナレッジとは、単に知識として知っているだけでなく、経験を通して得た実践的に使用できるノウハウやテクニックを指します。

組織全体でナレッジを共有することで、個々のメンバーの生産性が向上し、結果として組織全体の生産性も向上。これにより、業務をより効率的に進めることができるのです。

例えば、過去に社内で成功したプロジェクトの事例や失敗したケースを共有することで、業務に安定性が確保されるでしょう。同じ課題に取り組む人が効果的な方法を見つけやすくなります。

ナレッジ共有は組織にとって非常に価値があり、積極的に取り組むことで業務の質と効率を向上させる手助けになります。

ナレッジの種類

ナレッジには大きく分けて、以下の2種類があります。

ナレッジの種類

特徴

暗黙知

言語化できない知識

個人の経験から成り立つ主観的な知識

職人の技術・勘など

形式知

言語化されている知識

マニュアル化された客観的な知識

操作マニュアル・料理レシピなど

上記表からもわかるように、暗黙知は個人の経験や勘などに基づくノウハウで具体的な行動や技術を言語化するのが難しいです。やってみせることはできますが、言語化して説明するのが難しい知識です。

一方、形式知は言葉や文章・図形・数式などを用いて、目に見える形で表せる知識のことを表します。

例えば、営業の仕事を覚える際、営業マニュアル・顧客に関する情報などは『形式知』です。ただしその知識を知っていても、実際に営業で成功するわけではありません。

どのようにセールストークを進めていけばよいのか、顧客の話はどのように聞けばよいのかなどは、経験の中で個人の感覚を掴む必要があります。この言語化できない個人の主観的な感覚が『暗黙知』です。

ただし暗黙知も見せて教えることは可能です。この共有が難しい暗黙知を形式知に変えることで、組織内での知識共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。

ナレッジ共有の目的を解説

ナレッジ共有はさまざまなシーンで活用できます。ナレッジ共有をする目的は、以下のとおりです。

業務効率化
業務の平準化
社員のレベルアップ

業務効率化

ナレッジ共有を行うことで、業務効率化を実現できます。仕事が速い人がどのような手法を用いているかを共有できるからです。

ナレッジ共有を行った会社では、経験の浅い新人社員・技術の未熟な社員などキャリアやスキルに関係なく、同程度のクオリティを担保できるようになりました。また、過去に失敗した経験も言語化し共有したことで、同じトラブルを未然に防ぐことも可能となりました。

他者の失敗から学んで、同じ過ちを繰り返さないようにすることは、業務効率化において重要です。

したがってナレッジを必要なときに簡単に取り出せ、組織全体で利用できるようにすれば、異なる部署や支店にも展開できます。組織全体の業務に安定性が確保され、効率化が図れるのでおすすめです。

業務の平準化

ナレッジ共有を行うことで、業務平準化※も実現可能です。

※業務の平準化とは、社員のレベルや業務内容・負担などをできるだけ均一に整えること。

優れた社員のスキルをマニュアル化することで、その知識を共有し、全社員が均一なパフォーマンスが発揮できるようになるからです。これにより、誰かが体調不良になった場合でも、業務の質を落とすことなく引き継ぎができます。

このようにナレッジ共有によって、業務内容を整えるだけでなく、ストレスなどもできるだけ均一にすることが可能なのです。業務クオリティーが一定化され、社員の労働力も均一化できるので、ナレッジ共有はおすすめです。

社員のレベルアップ

チーム内でナレッジ共有を行うことで、社員たちのスキルを向上させることが可能です。これまで社内で蓄積された知見や、優秀な社員のノウハウを全員共有できるからです。

また成長した社員が新たなナレッジを共有することで、これまで教える立場であった社員も新しいことを学び、さらなるレベルアップが可能です。もし急な人事異動で担当者が変わった場合でも、業務の質を下げることなく、スムーズに取り掛かれるでしょう。

このことからナレッジ共有は個人のスキル向上、社内全体のスキルレベルも向上し、チーム全体がより高いパフォーマンスを発揮できるようになります。全体としてのモチベーションも向上し、ナレッジ共有が一層促進されるでしょう。

ナレッジ共有を成功させるコツ

ナレッジ共有を成功させるコツは、以下のとおりです。

ナレッジの管理者を決める
共有範囲を決める
共有時の手間を少なくする
検索しやすくする

ナレッジの管理者を決める

ナレッジ共有を成功に導くためには、最初にナレッジの管理者を決めることが重要です。

管理者がナレッジを促進させ、共有されたナレッジが実際に役立つかどうかを検証することで、失敗を避けることができるからです。そのため、まずはナレッジ共有の管理者を決めることが重要です。管理者は以下のような人物がよいでしょう。

ナレッジの意義や仕組みを理解している
他の社員から信頼されている
学習意欲が高い
リーダーシップがある

上記のように、ナレッジの意義や仕組みを理解しており、同時に社員を指導できるような管理者を選びましょう。そして、その人物をナレッジの管理者として育て上げることが重要です。そうすることで、社内でのナレッジ共有を定着させることができます。

共有範囲を決める

共有するナレッジの範囲を決めることも重要です。適切に範囲を定めることで、ルールの曖昧さがなくなり情報が管理しやすくなるからです。

共有の範囲がしっかり定まっていない会社は、管理者がどこまでを共有していいのか混乱してしまいますし、社員も必要な情報を見つけにくくなります。情報が多すぎて使いづらかったり、逆に過不足で使い物にならなかったりすることもあるでしょう。

そのため共有範囲を設定することで、使い勝手がよくなり、ナレッジ共有を成功させやすくなります。

なお共有範囲を決める際のポイントは、以下のとおりです。

目的を明確にする
長期的な価値があるかどうか
幅広い活用が見込めるかどうか

共有する範囲は会社・組織によっても異なりますが、迷ったら、ナレッジ共有の目的を考えましょう。

共有して何を達成したいのか、その目的をしっかりと定めることが大切です。例えば、生産性向上や業務の効率化、社員のスキル向上など目的をはっきりさせましょう。

そのほか共有する情報が、異なる部署やさまざまな状況で活用できるかどうかも検討のポイントです。幅広い場面で活用できるナレッジを選ぶことが重要です。

特定の担当者間だけで共有が行われていたり、使用される場面や期間が限られていたりする場合は、その情報は共有しなくてよいケースも考えられます。共有する範囲の選定は慎重に行い、目的に合った価値ある情報を共有範囲に含めるようにしてください。

共有時の手間を少なくする

ナレッジ共有を成功させるためには、共有の手間を減らすことも大切です。共有にかかる手間や時間が多いと、共有そのものが億劫に感じられます。その結果、ナレッジ共有が進まないのです。

そんなときはナレッジ共有ツールを導入することで、アウトプットにかかるハードルを下られます。誰もが気軽に、無理なくナレッジ共有に取り組むことができます。

なお多くのツールがクラウドのサービスとなっているので、いつでもどこでも利用できます。アウトプットするのに手間がかかりませんし、社外で確認することも可能です。

また月額制のサービスが多いので、コストを抑えた導入ができるでしょう。登録から数週間は無料で利用できるものもありますし、無料プランを用意しているツールもあるので、一度試して組織に最適なものを見つけることがおすすめです。

検索しやすくする

検索しやすくするのも、ナレッジ共有成功のコツです。情報が簡単に検索できないと、社員が必要な情報にすぐアクセスできません。結果、ナレッジ共有が進まず、失敗するおそれがあるからです。

一般企業では、WordやExcelなどを使用してナレッジを管理していることがよくあります。中には、これらのデータを印刷して紙で管理している会社もあるでしょう。

しかし、紙に印刷した場合は検索性が低下してしまいます。ナレッジを修正するたびに文章を書き換え、再び印刷しなければならない手間も発生します。

またWordやExcelでナレッジを保管している場合は、基本的にはパソコンを使わないと検索ができません。ナレッジが増えるほど整理が難しくなり、どこに何の情報があるのかがわかりにくくなります。このように検索がしづらい状況が続くと、ナレッジ共有が途切れてしまうのです。

そのため検索のしやすさが重要です。
前述したように検索性に優れており、どこからでも検索・アウトプットができるナレッジ共有ツールを使用するのが良いでしょう。

ナレッジ共有の具体例を解説

ではナレッジ共有でどのような情報を共有すればいいのでしょうか？具体例は以下のとおりです。

顧客情報の共有
業務における知識やノウハウの共有
トラブルの共有

顧客情報の共有

ナレッジ共有の具体例として、顧客情報の共有が挙げられます。

例えば、特定の会社への営業や商談を担当している社員が、都合で対応できなくなったと仮定してみましょう。もし顧客情報を共有していれば、他のスタッフもその情報を見て理解でき、スムーズに訪問や対応が可能です。

単に基本情報だけでなく、顧客の細かなニーズやこれまでの対応の仕方・成功した提案の仕方などもノウハウとして共有しておくと、さらに良い結果が期待できます。他の社員が同じ顧客に対応する際にも役立つノウハウが蓄積されるので、全体の業務が向上するでしょう。

さらに顧客からの問い合わせがあった場合でも、どの社員も適切に対応できるようになり、これが顧客満足度向上に繋がります。

何らかの理由で担当していた社員が退職してしまったときでも、事前に顧客情報を共有しておけば、引き継ぎがスムーズに行えます。

このように常に顧客へのサービスに一貫性を持たせることができるのが、ナレッジ共有の魅力です。

業務における知識やノウハウの共有

ナレッジ共有の具体例として、業務における知識やノウハウの共有も挙げられます。これまでに会社で培ってきた業務のノウハウや、豊富な経験を持つ社員が持つ知識やコツを共有します。これにより組織内の知恵やノウハウを1つの場所にまとめることができますし、業務の効率化が期待でき、全体的なスキル向上につながります。

特に、専門的な知識を持つ社員のナレッジを共有することで、組織全体の資産として活用することができます。これにより、より高度な業務が可能になるでしょう。

また新人教育を行う際にも、業務における知識やノウハウの共有は有効です。一人の社員の知識や経験を共有することで、新人が同じ業務を行う際に参考にできるので、人材育成の効率化を行うことができます。

異なる教育担当者から育った人材でも、共有される知識やノウハウによって教え方が統一されるので、同程度のパフォーマンスが期待できるようになります。その結果、会社全体の業務におけるパフォーマンスも向上するでしょう。