申込書はデータ（電子・スキャナ）保存管理しよう！メリット・デメリットを解説

「申込書をデータ（電子）化させるメリット・デメリットって何？」
「申込書を電子保存する方法を知りたいな」

申込書をデータ化させる際、このような疑問を抱くことがあるかもしれません。詳しいことは本文で解説しますが、申込書をデータ化させることで得られるメリットは数多くあります。『申込書の回収を迅速にできる』が、その代表例です。最初のステップともいえる回収業務を迅速に完了させることで、その後の業務をスムーズに進められるでしょう。

しかしそうなると「申込書をデータ化させる方法がなおさら気になるな。スキャナ保存以外に実現させる方法があるのかな？」と気になることでしょう。

そこでこの記事では、申込書をデータ化させるメリット・デメリット以外にも、電子保存する方法・その際によくある質問にお答えします。この記事を読めば、申込書をスキャナ保存・データ入力代行などの方法で、データ化させるべきか否かを判断できます。

「顧客に記入してもらった申込書をデータ化させて、業務時間の効率化や人件費のカットをどうにかして実現させたい！」と考えている方は、ぜひ読んでみてください。

申込書はデータ（電子・スキャナ）保存が可能

申込書のデータ化に関する基本情報を解説します。

申込書の電子化とは？
申込書の保存期間は？

申込書の電子化とは？

申込書の電子化とは、紙の申込書をPDFなどに電子データ化することです。

具体的に言いますと、記入された紙の申込書をコピー機などでスキャンし、画像を読み取る行為を指します。電子データ化されたファイルを保存することにより、申込書を電子的に管理することが可能です。

なお申込書の電子化されたファイルの様式は、PDF化以外にも以下のような3つの方式があります。

JPEG
GIF
PNG

PDF形式であれば、データを忠実に再現できるので、正確に見られるという利点があります。JPEGの利点は画質がきれいで、ファイルを圧縮するのでファイルサイズが小さいことです。GIFはファイルサイズが小さく軽いのが特徴です。PNGは圧縮しないで、ファイル容量の小さなデータで保存できます。そのため画像の鮮明さを残すことができます。

申込書をスキャン・データ化させた際、画像が鮮明であるかどうかをチェックすることは大切です。申込書が手書きで記入されている場合、小さな文字も鮮明に読むことができるかどうかをチェックします。不鮮明であると読み間違いなどのミスが発生する可能性が多くなるので注意が必要です。

申込書の保存期間は？

申込書の保存期間は、その申込書がどのような役割を果たしているのかで以下のように変化します。

ケース

保存期間

申込書が契約書に該当するケース

申込書が取引記録に該当するケース

7年間

申込書がその事業に関する重要な資料に該当するケース

10年間

まず契約書に該当する申込書なのであれば、法令で定められている申込書の保存期間は7年間です。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。

（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

引用元：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間（2023年7月16日時点）

このように法令で定めている7年間の保管期間は、税務調査などに備えて定められていると思われます。そのため申込書が契約書に該当する場合は7年間の保管が必要です。

さらに金融庁は以下のとおり規定しています。

(2)金融機関等は、取引記録を、当該取引の行われた日から七年間保存しなければならない。

引用元：金融庁｜金融機関等による顧客等の本人確認等に関する法律要綱（2023年7月16日時点）

申込書が契約書に該当する保管期間は国税庁が定めている7年間と同じ期間ですが、金融庁でも7年間と法令が定められています。お金にかかわることですので、業務の透明性の確保も必要ですし、金融庁の査察に備えて7年間の保管期間が定められているのでしょう。金融関連の申込書が契約書に該当する場合には、国税庁だけでなく金融庁の法令の確認も必要です。

ただし、他にも『事業に関する重要な情報』に申込書が該当する可能性がある場合は、会社法第432条にある法令を守る必要もあります。

第四百三十二条　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
２　株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

引用元：e-Govポータル｜会社法（平成十七年法律第八十六号）会計帳簿の作成及び保存（2023年7月16日時点）

法人は内部や外部の監査に備えて10年間の保管が必要だと判断しているのでしょう。そのため申込書が事業に関する重要な情報に該当する場合は、会計帳簿閉鎖から10年間保存しなければなりません。

したがって、申込書の保存期間は申込書が契約書に該当する場合には7年間保管しなければなりませんが、関係する会社法なども参考にしながら保管期間を決める必要があります。

なお申込書が契約書に該当するケースは、後述します。

申込書をデータ化させて保存するメリット

申込書をデータ化させるメリットは以下の通りです。

申込書の回収を迅速にできる
コストを削減できる
入力業務を効率化できる

申込書の回収を迅速にできる。

申込書をデータ化することで、回収を迅速にできます。データ化された申込書は、メールにて授受できるからです。

具体的な例で考えてみましょう。沖縄在住の方が東京の会社に申込をした場合、申込書を郵送すると手元に届くまで数日かかります。

その間は申込書の確認ができず、業務効率が悪くなります。さらに沖縄に台風が来た場合、その間は郵便物の物流はストップしますよね。また、繁忙期には配達が遅延する可能性もあります。つまり確実性が低いのが欠点だと言えるでしょう。

一方で申込書がデータ化されていた場合、申込時にその場で回収できます。その後はクラウドデータとして保存するので、申込書の返送は不要です。

まとめると、申込書の郵送と返送を省略すると、回収が迅速に可能です。また、クラウドデータはいつでも申込書の確認ができ、便利です。

コストを削減できる

申込書のデータ化は、紙の申込書と比較して、印紙代・紙代・梱包費が削減できるのが魅力です。なぜなら、紙の場合は申込書を印刷し、紙代も発生します。また、紙をまとめて保管する場合にダンボールなどで梱包する必要もあるため、梱包費もかかります。

印紙代についても考えてみましょう。そもそも印紙代とは、印紙税法に基づく税金です。申込書に契約者双方の署名又は押印があれば、課税対象となり印紙代が必要になります。

しかし、電子化された申込書は国税庁による見解において「電磁的記録に変換された書面は課税文章ではない」と以下に示されています。

注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしてもファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文章を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。

引用元：国税庁｜請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について別紙1-3（2023年7月16日時点）

つまり、申込書のデータ化は印紙代も不要になるので、コストを削減できます。

さらに、申込書はスキャンを実施すると、無料でデータの保存が可能です。紙と違い保管費用も不要です。データ容量もPDF化すると圧縮可能であり、コスト削減に繋がるので、検討する価値があります。

入力業務を効率化できる

申込書のデータ化は入力業務を効率化できます。
なぜなら申込内容を自動で読み取り、転記まで自動化できるからです。

さらに、Web上で完結するタイプの申込書だと、申込者自身が記入する場合が多いです。この場合だと、記入の手間が減り、転記ミスを防ぐ可能性が高まります。

逆に、申込書を手入力する場合を考えてみましょう。申込書を目視で確認し、パソコンで打ち込みます。手間がかかる上に、誤字脱字や数字の入力ミスが生じる可能性があります。特に数字は一桁間違ってしまうと、大変です。10,000円と100,000円では金額の重みが違います。

申込書のデータ化は、自動読取やスキャン保存で入力業務を効率化できると断言できます。

スキャンなどで申込書を電子化させるデメリット

申込書のデータ化にはデメリットもあります。以下の2点に注意して導入を検討すると良いです。

社内の業務フローが変わるかもしれない
サイバーセキュリティを強化しなければならない

社内の業務フローが変わるかもしれない

申込書のデータ化は既存の方法と比較し、以下のように業務フローが変わる場合があります。

申込書が紙の場合	1. 印刷 2. 発送 3. 署名 4. 返送 5. 確認 6. 保管又は手入力
申込書がデータの場合	1. メールで送付又は画面提示 2. 署名 3. 確認 4. 保存

紙の場合の業務フローだと、初めに印刷が必要です。一方で、申込書を電子化する場合、印刷そのものが不要で、メールで送付する。または、インターネット上の画面に表示して申込が可能になります。

署名に関しては紙の場合は直接記入しますが、電子化された場合は電子署名や電子スタンプなど、インターネット上で完結できます。

署名後の申込書を返送する場合も考えてみましょう。紙の申込書では届けるのに手渡し、もしくは郵送をしなければなりません。申込書をデータ化した場合は、メールやWeb上で完結できます。

さらに、申込書のデータ化は保存方法も紙と違います。紙の場合には直接移動して保管場所に届ける必要があります。一方で、データ化するとクラウド上に保存するだけで済むので、効率的です。

このように、業務フローが変わる場合があるので、申込書のデータ化を導入すると社内が混乱する可能性があります。

混乱を避ける方法として申込書データ化の導入ルールを事前に検討し、ルールを周知しておくことで、混乱を防ぐ手段になります。

サイバーセキュリティを強化しなければならない

申込書のデータはクラウド上に保管するため、サイバー攻撃に対する備えが必要です。なぜなら、外部からのネットワーク攻撃が想定され、情報が流失する可能性があるからです。以下は電子工場がサイバー攻撃を受け制御不能になった事例になります。

ある日突然、サイバー攻撃によって生産ラインが制御不能に！制御システムはインターネットとは接続せず、管理を徹底していたのだが…。

引用元：警視庁｜CASE3『制御システムに対する攻撃』（2023年7月16日時点）

上記事例のように、インターネットと切り離していても、サイバー攻撃を受けて業務に支障が出ることもあります。特に、申込書は個人情報を扱うので、その被害は個人に及びます。個人への被害を防ぐ重要性は論じるまでもなく、サイバーセキュリティ対策は必須です。可能であれば、セキュリティ対策の専門家も交えると良いでしょう。

さらに、外部だけでなく内部のセキュリティ対策も大切です。申込書の観覧基準やログを取得し、不必要な個人情報の観覧を防ぐ必要があります。なぜなら、個人情報流出は企業イメージ悪化のリスクになります。よって、内部のセキュリティ対策も重要です。

データ入力代行も！申込書をデータ化させる方法

申込書をデータ化させる方法は2つあります。

スマートOCRで申込書をスキャナ保存する
クリエイトフォームで電子的に作成する

スマートOCRで申込書をスキャナ保存する

申込書をデータ化させるのであれば、弊社のスマートOCRがおすすめです。スマートOCRとは紙の申請書などをスキャンし、文字などのテキストデータを読み取る製品のこと。

スマートOCRには以下のエンジンを搭載しており、読み取り精度が優れているだけでなく、操作性にもこだわり抜いた製品となっています。

エンジン名	機能
AI 文字列エリア認識エンジン	ノイズがある画像でもテキスト変換可能
AI文字認識エンジン	手書き文字などの読み取りが可能
AI歪み補正エンジン	歪み・たわみの補正が可能
スマートEXデータ抽出エンジン	WEBブラウザにてデータ抽出設定が可能
AI-EXデータ抽出エンジン	AI学習により高精度なデータ抽出を実現

2023年7月12日時点

最たる特徴は、なんといってもAI機能が備わっていること。AIが学習を繰り返すことにより、読み取り精度のさらなる向上を期待できます。そんなこともあり、スマートOCRの文字認識精度はなんと99.8％を記録！「文字認識精度の高いAI-OCRを導入したいな」と考えている方は、ぜひお問い合わせください。

クリエイトフォームで電子的に作成する

作成した申込書をデータ化してしまうのであれば、クリエイトフォームで始めから電子的に作成してしまうのもおすすめです。

クリエイトフォームとは、クラウド上で申込書やアンケートを作成できるWebツールのこと。マウスのドラッグ＆ドロップ操作で、記入枠の移動・サイズ変更が可能など、直感的に使うことができます。

もちろん作成だけでなく編集も超簡単！すでに用意されているテンプレート（氏名・生年月日など）をクリックし、選ぶだけ。Webツールの扱いに慣れていない方でも、わずか数分で申込書を編集してしまうことが可能です。従来では考えられなかったスピード感で、申込書を作成・編集できることでしょう。

「申込書を用意しなければいけないけど、他の業務で忙しいからパパっと作りたいな。でもWebツールの扱いに慣れている人材はいないし、どうしようかな」と考えている方に、クリエイトフォームはまさにうってつけのWebツールとなっています。

それに付け加えてクリエイトフォームは、申込書を作成する段階で『OCRの抽出設定』も同時に自動で完了できるという、独自のシステムを採用しています。このことにより、紙の申込書を作成したときにありがちだった『申込書を作成した後に、OCRの抽出設定を行う』という作業が一切なくなります。

「申込書を作るときの手順を簡略化し、業務時間・人件費を大幅にカットしたい！」と考えている方は、ぜひクリエイトフォームをご利用ください。

もし申込書の作成・編集時間を効率化させることができれば、浮いた時間をセミナーのブラッシュアップや顧客のヒアリングなど、売り上げに直結する業務にあてられます。その結果、短期間での利益アップも夢ではありません。ご検討ください。

申込書をデータ化させる際によくある質問

申込書をデータ化させる際によくある疑問を以下に解説いたします。

e-文書法とはなんですか？
申請書が契約書扱いされることがあるのですか？

e-文書法とはなんですか？

e-文書法とは、民間事業者が法的な書面を電子データ化して保存を可能にすることを目的とした法律です。

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（２法を総称して、「e-文書法」と呼んでいます。）が平成17年4月1日から施行されています。
　本法は民間事業者等に対して法令で課せられている書面（紙）による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律となっています。

引用元：国立国会図書館｜e-文書法の施行について（2023年7月16日時点）

うえの『e-文書法の施工について』を見ていただくとわかるように、e-文書法は、2つの法律から成り立っています。そのうちの1つは『民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律』です。法律の目的は、第1条に書かれています。

第一条　この法律は、法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法（以下「電磁的方法」という。）により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。

引用元：e-Govポータル｜民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（2023年7月16日時点）

第1条には、法律の目的は書面をどのように保存するかについての共通事項を定めること。さらに、書面保存にかかる負担を減らして利便性を向上させることにより、国民生活や国民経済の発展に寄与する目的で制定されていると明記されています。

民間企業の書類は種類がたくさんありますが、関係している書類の範囲はうえに引用している法律に、『法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存に関して』と書かれています。したがって、法律で民間企業に保存期間が定められている書類と考えられます。対象となるものの例を挙げると、国税に関係する書類・建築関連や人事・医療などの書類が含まれます。

申請書が契約書扱いされることがあるのですか？

一般的に申請書と契約書は別の書類ですが、申請書の内容によっては契約書扱いされる場合があります。

国税庁のオフィシャルサイトにて、申込書・注文書・依頼書等と表示された文書の取扱いは以下のように記載されているからです。

契約とは、申込みと承諾によって成立するものですから、契約の申込事実を記載した申込書、注文書、依頼書などは、通常、課税対象にはなりません。
　しかし、たとえ、これらの標題を用いている文書であっても、その記載内容によっては、契約の成立等を証する文書、すなわち、契約書になるものがあります。

引用元：国税庁｜申込書、注文書、依頼書等と表示された文書の取扱い（2023年7月16日時点）

申請書は、契約の前に何を契約するかを申請する書類。契約書は、契約当事者が契約内容を了承したことを記す書類です。しかし、国税庁によると申請書の内容が契約の成立を証明する場合、申請書という表題の書類であっても契約書として扱われます。

さらに国税庁の文章には、申請書が契約書に該当するかどうかの判断は、『基本的にその文章上から行うことになります』と書かれていました。

契約の成立等を証する文書かどうかは、文書の記載文言等その文書上から客観的に判断するというのが印紙税の基本的な取扱いですから、申込書等と表示された文書が契約の成立等を証明する目的で作成されたものであるかどうかの判断も、基本的にその文書上から行うことになります（基通第2条、第3条）。

引用元：国税庁｜申込書、注文書、依頼書等と表示された文書の取扱い（2023年7月15日時点）

書類の表題は申請書であったとしても、内容が契約書に該当するかどうかの判断が難しいですね。上に引用している国税庁のページには、参考となる例が載せられていました。これらを参考にして関係する法律の原則をよく理解し、判断しなければなりませんね。

したがって、申請書が契約書扱いとされるかどうかは書類の表題ではなく、内容によって判断されます。ご注意ください。