領収書はデータ（電子）化させて保存！原本破棄・メリット・スキャン方法を解説

「領収書って、データ（電子）化させて保存してもいいのかな」
「保存をする際、何か要件（ルール）はあるの？」

社内で領収書のデータ化が検討されたとき、このような疑問を持つ方もいることでしょう。詳細は本文で解説しますが、領収書をデータ化および電子保存することは合法です。領収書は電子帳簿保存法により、電子保存が認められているからです。

もちろん領収書を電子保存するのであれば、電子帳簿保存法にて定められている要件を守らなければなりません。『電子保存した領収書が改ざんされていないことを証明できる』や『必要に応じていつでも表示・出力できる』ことが求められます。

しかもこのときの保存要件はスキャナ保存と電子取引データ保存で若干異なります。それだけでなく度重なる電子帳簿保存法の改正によって内容が変化していますので、要注意です。

そこでこの記事では、領収書をデータ化させる際の基本情報だけでなく、スキャナ保存などの要件・電子保存のメリット・方法・よくある質問を解説します。この記事を読めば、領収書をデータ化させる際に必要なシステムや原本の取り扱い方を理解できます。

「領収書をデータ化させるうえで重要ポイントを、一通りチェックしておきたい！」という方は、ぜひ読んでみてください。

紙の領収書はスキャンでデータ（電子）化！

まずは領収書の電子保存関連情報を解説します。

• 領収書のデータ（電子）化とは？
• 紙で受け取った領収書は電子保存が可能
• 電子的に受け取った領収書も電子データのまま保存が可能
• スキャナ保存したとき原本はどうすればいい？

領収書のデータ（電子）化とは？

領収書のデータ（電子）化とは一般的に言いますと、PDF化することを指します。具体的に言いますと、現実世界に紙として存在している領収書を、スマホなどで撮影・保存し、デジタル機器の画面上で同様に確認できるようにすることをデータ化と言います。

例えばコピー機で契約書をスキャンし、同書類をPDF化させることがありますよね。あれがデータ化です。もちろんPDF以外にも、以下の形式にすることも電子化と呼びます。

• JPG
• JPEG
• GIF
• PNG
• TIFF

どれもパソコンやスマホなどで閲覧するときのファイル形式です。パソコンなどのデジタル機器で取り扱えるようにすることが、データ化という認識で良いでしょう。

紙で受け取った領収書は電子保存が可能

紙で受け取った領収書は、電子保存が可能です。スキャナ保存による電子保存、および領収書の電子保存を国が認めているからです。

まずスキャナ保存は、以下のように国税庁が認めている電子保存方法になります。

スキャナ保存制度は、取引の相手先から受け取った請求書等及び自己が作成したこれらの写し等の国税関係書類（決算関係書類を除きます。（注））について、税務署長等の承認を受けた場合には、書面による保存に代えて、一定の要件の下で、スキャン文書による保存が認められる制度です（法４3）。

(注)　平成27年９月30日前に行われた承認申請については、契約書・領収書の一部も除かれます。

引用元：国税庁｜Ⅰ通則【制度の概要等】（2023年7月12日時点）

スキャナ保存要件を守るという大前提がありますが、国税関係書類をスキャンによって電子保存するのは合法とのこと。そして領収書は以下のように、電子帳簿保存法の対象である国税関係書類の一種です。

※国税関係書類は、さらに決算関係書類と取引関係書類の2つに分けられます。領収書は取引関係書類に分類されます。

つまり、電子帳簿保存法の対象書類『国税関係書類』の一部である領収書を電子保存することはまったく問題ありません。そして電子保存をする際に、スキャナ保存という方法を用いることは合法ということになります。安心して電子保存してくださいね。

ちなみに領収書を電子保存するのであれば、DenHoをご利用ください。DenHoであれば電子帳簿保存法に対応した電子保存が可能です。帳票の仕分けも自動で行ってくれますので、業務の効率化も実現できます。一度ご相談ください。

電子的に受け取った領収書も電子データのまま保存が可能

電子的に受け取った領収書も、電子保存が可能です。いや、この場合はむしろ電子保存をしなければなりません。令和5年税制改正に伴い電子帳簿保存法は改正されたのですが、紙保存をするには以下の条件を満たさなければならないからです。

イ：保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）
ロ：税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜（2023年7月12日時点）

注意点は、上記のいずれかではなく両方を満たさなければならないということ。そのため『所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合』がネックになります。認められる場合が、具体的にどのようなケースなのかが明記されていないからです。

したがって電子的に受け取った領収書は、基本的に電子保存するのが無難です。もちろんその際は、電子帳簿保存法の要件を守らなければなりません。電子取引時の保存要件に関しましては、後述します。

スキャナ保存したとき原本はどうすればいい？

スキャナ保存をした場合、以下の要件を守るのであれば原本を廃棄しても良いルールとなっています。

第６章 原本の廃棄等
（原本の廃棄）
第 16 条
作業担当者は、スキャニング処理を了した原本について、管理責任者のチェックが完了するまでの間、一時保管する。
２ この管理責任者のチェックが完了した原本については、作業担当者が文書管理規程に基づき、これを廃棄し、その旨を管理責任者に連絡する。
３ 管理責任者は、廃棄結果を記録する。
引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答｜35ページ（2023年7月12日時点）

そのため「要件を守ってスキャナ保存をしたから、原本は即廃棄しても良い」わけではありません。管理者への連絡・チェック・記録がマストになります。

スキャナ保存を導入する際、おそらく多くの場合で業務フローを見直すハズ。その際に、管理者への連絡なども組み込むことを強くおすすめします。そうすれば電子帳簿保存法に則って、スキャナ保存を実行・運用・保存管理できます。

肝心のスキャナ保存の要件に関しては、次で解説しますね。

領収書を電子保存する際の要件（ルール）

ここではデータ化された領収書を電子保存する際の要件を解説します。

• 【紙で受領】スキャナ保存要件を守る
• 【電子データとして受領】電子取引データ保存要件を守る

【紙で受領】スキャナ保存要件を守る

紙で受け取った領収書を電子保存する場合、スキャナ保存をすることになります。その際、以下のスキャナ保存要件を守らなければなりません。

要は『単に領収書をスキャンして、画像データをパソコンもしくはクラウドに送信、電子保存すれば良い』ということではないということ。仮に電子保存をしたとしても、その画像の解像度などが劣悪であり、文字や数字を読めなければ意味がないからです。

もちろん電子保存後も、対象の領収書を任意のタイミングで探し出せるようにしておかなければなりません。税務署の職員に「○○会社から受領した、××円の領収書を今すぐ見せてください」と要求されたときに、提示・提出をしなければならないからです。そのような事情もあり、検索要件もスキャナ保存要件の1つになっています。ご注意ください。

【電子データとして受領】電子取引データ保存要件を守る

スキャナ保存と同様に、『電子的に受け取った領収書を電子保存する』際にも要件があります。それが電子取引データ保存要件です。要件の詳細は以下のとおり。

内容がスキャナ保存要件と似ていますが、電子取引データ保存の場合だと真実性の確保に関しては1～4の内1つだけを満たせばOK。タイムスタンプの付与もしくは訂正・削除の履歴を確認できるシステムを導入すれば問題ありません。

4の『事務処理規定を定め、その規定に沿った運用』でも問題ないのですが、具体的な規定内容が明記されていませんよね。そのためココを重要視するのはリスキーと言えます。税務調査時に「その規定・運用ではダメです」と言われてしまうかもしれないからです。このリスクを鑑みますと、システムを導入した方が無難です。

可視性に関しましては、1～3すべてを満たさなければなりません。しかしそうは言いましてもコチラに関しましては、それほどハードルは高くありません。対象の領収書を検索・画面に表示・紙に出力できる環境を構築できればOKです。万が一プリンタなどの設備を整えていないのであれば、今のうちに準備しておくと良いでしょう。

なお電子保存するのであればDenHoがおすすめです。DenHoにはタイムスタンプ機能が備わっていますので、真実性の確保を簡単に実現できます。ぜひご相談ください。

管理がラク！領収書をデータ化させて得られるメリット

領収書をデータ化させますと、以下のようなメリットを得られます。

• コスト削減を期待できる
• 領収書を迅速に探せる
• 紛失リスクを下げられる

コスト削減を期待できる

領収書をデータ化させると、コストを削減できます。紙保存したときに発生しがちなコストがほぼなくなるからです。例えば領収書を紙で取り扱うとなりますと、以下のようなコストが発生します。

• 台紙代
• キャビネット台
• 専用の管理ボックス代
• 整理作業などの人件費
• 印紙代
• 封筒代
• 郵送費

領収書をデータで取り扱うのであれば、これらは不要となります。領収書をパソコンやクラウド上に保存すれば『台紙・キャビネット・管理ボックス』は必要ありません。物理的に保管する必要がないからです。

その結果、購入費用や買いに行く手間がなくなります。もちろん、分類・整理・廃棄などにかかっていた人件費もなくなります。他に集中すべき業務に人手を回せることでしょう。

それだけでなく領収書を送る側として考えますと、データをメールで送信すれば、『印紙代・封筒代・郵送費』が一切かかりません。領収書をPDF化し、メールに添付、送信するだけ。1つの領収書を取引先に手渡す際のコストを、数百円単位で削減できます。取引数が多ければ多いほど、この効果は絶大でしょう。

これらのコスト削減効果だけで、領収書をデータ化する際にかかるシステム導入費用を回収できるかもしれません。

領収書を迅速に探せる

領収書をデータ化させることで、迅速に探し出せるようになります。保存先がパソコンにせよクラウドにせよ、検索機能を使えるからです。

そもそも領収書を紙保存させるとなりますと、企業規模によっては膨大な枚数になります。領収書だけでも数千枚になるかもしれません。そうなりますと特定の領収書を迅速に探し出すのは困難です。仮に定期的な整理整頓を行っていたとしても、数分はかかってしまうことでしょう。

しかし領収書をデータ保存すれば、このようなことにはなりません。検索機能の記入欄に金額などを入力するだけで、該当の領収書が自動表示されるからです。使用しているデバイスのスペックや管理状態にもよりますが、少なくとも数分もかかることはないでしょう。

もちろん金額だけでなく日付なども記入すれば『1～2枚のみ表示される』など、よりピンポイントで検索にヒットします。数千枚もの領収書の中から、対象書類を数秒で探し出せます。これは紙保存では考えられなかったメリットです。

もしも特定の領収書を探し出すのに苦労しているのであれば、データ化および電子保存が間違いなくおすすめです。業務の大幅な効率化を期待できます。

紛失リスクを下げられる

領収書をデータ化すれば、紛失リスクを下げられます。データ化された領収書はパソコンの故障や意図的な削除をしない限り、紛失することは基本的にないからです。

例えば領収書を紙保存するとなると、以下のような紛失ケースが考えられます。

• ファイリング時に領収書を落としてしまう
• ファイルごと領収書を紛失する
• 別の領収書と間違えて廃棄してしまう

パソコンやクラウド上にアップロードをすることで、ファイリング時に紛失・ファイルごと失くす・誤って廃棄といった事態を回避可能。人の手に触れる機会を減らすことで、結果的に紛失確率を下げられます。

「どうも領収書の紛失回数が多いな。管理方法を根本的に変えたい」と考えている方は、データ化させるのがおすすめです。

システムは？領収書のデータ化を実現させる方法

もしも領収書をデータ化させるのであれば、まずは以下の方法を実践してください。

• 業務フローを確認する
• 領収書のスキャン方法を決める
• 電子保存管理システムを導入する

業務フローを確認する

まずは業務フローを見直しましょう。紙保存から電子保存に切り替える場合、手順が変わる可能性が高いからです。

そもそも紙保存と電子保存とでは、保管業務が完了するまでのプロセスが以下のように大きく異なります。

上記のとおり、手順と内容がまったく違いますよね。そのため既存業務フローのままデータ化を推し進めますと、電子化させる際の手順が現場に上手くフィットしないおそれがあります。これでは現場が混乱するかもしれません。最悪の場合だとトラブルに発展するおそれがあります。

このような事態を回避するために、いきなり領収書をデータ化するのではなく、まずは現在の業務フローを確認してください。そして逆に手数が多くなっていないか、複雑になっていないかをチェックしましょう。

問題点がなさそうであれば、領収書の電子保存をスタートさせても不満は噴出しにくいハズ。その結果、領収書のデータ化をスムーズに推進できます。

領収書のスキャン方法を決める

領収書をスキャンする方法を決めましょう。望む効果や方針によって、選ぶべきスキャン方法が変わってくるからです。まず一言でスキャンと言っても、方法は大きく分けて3つあります。

• スマホ撮影する
• コピー機でスキャンする
• スキャン機器で読み取る

もしも『営業などの担当者がその場でスキャナ保存をする』ことを基本方針とするのであれば、スマホ撮影がおすすめです。出張先などの社外でも、領収書をいつでも・どこでもデータ化できます。その結果、領収書の破損や紛失を防げるでしょう。

その一方で現場の負担を増やしたくないのであれば、コピー機もしくはスキャン機器でデータ化するのが良いでしょう。従来通り『領収書は担当者に渡す』を主軸とし、その後に『担当者がまとめてスキャナ保存をする』ことを基本方針とすれば、問題ないハズ。現場の負担を増やさず、領収書のデータ化を推進できます。

もちろんこの場合だと、スキャナ保存担当者の負担が増えることが予想されます。しかしすべての領収書をファイリングするのと、スキャナ保存をするのとでは、後者の方が負担は軽いハズ。導入するシステムの操作性や本人のITリテラシーにもよりますが、それほど不満は出ないでしょう。数カ月もすれば、結果的に業務を効率化できているハズです。

このように基本方針によって、選ぶべきスキャナ保存方法は変わります。ご注意ください。

電子保存管理システムを導入する

電子保存管理システムを導入しましょう。電子保存管理システムを導入すれば、スキャナ保存や電子取引データ保存の要件を簡単に満たせるからです。

そもそも電子保存をするとなった場合、上述しましたように真実性と可視性の確保がマストです。特に真実性の要件である『タイムスタンプの付与』や『訂正や削除の履歴を残す』といった機能は、パソコンへの保存だけでは実現できません。しかしだからと言って、システムをイチから自社開発するのは容易ではありませんよね。

その一方で電子保存管理システムを導入すれば、真実性の確保や検索要件を満たすのははるかに簡単です。事実、弊社のDenHoであればタイムスタンプ機能が標準搭載されているため、真実性の確保を簡単に実現できます。標準搭載ということで追加料金は一切なし。ローコストで運用できます。

その他にも、取引先・取引日付・取引金額をAI-OCRが自動でデータ化。パソコンに保存したときのような、面倒な手動入力が一切必要ありません。それだけでなく全文検索も可能ですので、対象の領収書を探しやすくなります。「検索したのに、なぜか見つからない……」と言った事態を回避しやすくなります。

「データ保存後の運用を手軽かつ手堅く行いたいな」と考えている方は、ぜひDenHoをお使いください。

領収書をデータ化！AI-OCRを選ぶ際のポイント

領収書のデータ化には、AI-OCRがおすすめです。しかし性能差を検討しないと、業務改善に至らない場合もあります。そこで、以下5つのポイントの検討が必要です。

• 非定型帳票に対応できる
• 手書き文字の読み取り精度
• スマホでもデータを提出できる
• 画像の前処理の精度
• 背景模様のある帳票の読み取り精度

非定型帳票に対応できる

AI-OCRは非定型帳票にも対応できるか検討が必要です。なぜなら非定型帳票にも対応できるAI-OCRだと、非定型帳票の入力業務を自動化でき、不要な業務を削減できるからです。

例えば、1つのパターンにしか対応できないAI-OCRと、非定型帳票型にも柔軟に対応できるタイプがあったとします。

前者だと1つのパターンしか読み取れないため、多くの場合で読み取りエラーが発生します。その場合、手動入力で登録を実施する必要があるので、業務効率が悪いです。場合によっては入力ミスも懸念されます。

その一方で、後者は非定型帳票に対応しています。さまざまなタイプの帳票を自動判別・読み取るので、1つのパターンしか対応できないAI-OCRよりも業務効率が良いと言えます。

そもそも領収書の雛形はバラバラであることが多いです。実際に手元にあるいくつかの領収書を確認していただきたいのですが、まったく同じレイアウトのモノはほぼないですよね。その最たる例として、飲食店とBtoB系企業が手渡す領収書はレイアウトが大きく異なっているハズです。

領収書をデータ化させるのであれば、これらのようにレイアウトが大きく異なっていたとしても、それぞれ問題なく読み取れることが求められます。つまり領収書のデータ化に使用するAI-OCRには、必然的にそれ相応の性能が必須になるということ。

そのため『非定型帳票にも対応できるか否か』は、業務効率化の成否を分ける最重要ポイントと言えます。領収書をデータ化させるのであれば、非定型帳票に対応できるAI-OCRを導入してください。

手書き文字の読み取り精度

AI-OCRの導入には、手書き文字の読み取り精度も重要です。手書き文字の読み取り精度が低いと、業務効率が逆に落ちるからです。

そもそも領収書の場合ですと、手書きで書かれていることがあります。万が一、記入された文字が崩れてしまっていると、読み取れないおそれがあります。単純な話をしますと、よく人でも「文字が汚くて読めない！」ということがありますよね。あれと同じ現象が起こるわけです。

手書き文字に対応できないAI-OCRだと、この確率が飛躍的に高くなります。これでは、ほとんどの領収書を読み取れないかもしれません。せっかく導入したのに、これでは意味がありませんよね。

したがって領収書をデータ化させるという目的でAI-OCRを導入するのであれば、手書き文字への対応はマストです。

スマホでもデータを提出できる

AI-OCRはスマホの読み取り機能の有無も検討項目です。領収書を受け取った際に、そのまま電子保存・アップロードさせることでリスク回避できるからです。

どういうことかと言いますと、そもそも領収書を受け取った際、多くの方は担当者へ渡すハズ。このとき自社オフィスに近い場所で領収書を受け取ったのであれば、それほど手間ではありません。忘れるリスクもありますが、基本的には『領収書をそのままの状態』で、その日中に手渡せるでしょう。

しかし出張先などで領収書を受け取ったのであれば、話は別。自社に戻り、手渡すまでずっと所持していなければなりません。この間に領収書を汚したり、クシャクシャにしてしまったりするかもしれません。

そうなりますと、その領収書をデータ化、つまりスキャンする際に「読み取れない！」といった問題が発生するおそれがあります。領収書はただでさえ読み取りが難しい傾向にありますから、このような事態は十分に考えられます。

その一方でスマホでデータを提出できるAI-OCRであれば、このような心配は一切ありません。その場で撮影・アップロードすることで、領収書が汚れる・グシャグシャになる・破れるといった事態を防げます。『スマホで提出できるか否か』でこれだけ話が変わるのであれば、十分に検討項目と言えます。

画像の前処理の精度

画像の前処理精度もAI-OCRを選ぶ基準として重要です。なぜなら画像の前処理の精度が不十分だとエラー発生率が高まり、業務効率が低下するからです。

以下の表はAI-OCR前処理精度の低い又は高い場合に、データを読み込む場合を想定した業務手順です。

前処理精度が高いAI-OCRを導入すると、読み取りエラーの回数が減ります。結果、手動入力の回数が減るので前処理精度が低いAI-OCRと比較して業務効率が良いです。

他方、前処理精度が低いと、読み取りエラーが発生します。手動入力を行い、人的な確認が必要です。その後は一緒ですが手動入力に工数がかかるので、業務効率が低下します。

例えば、手動入力の業務が1日に10件発生し、処理に5分かかる場合を想定します。10件×5分×30日＝150分に相当します。150分あると、他の書類処理が可能です。

要するに、画像の前処理精度が高いと業務効率が上がり、他の処理に時間を割くことができるということ。AI-OCRの導入時には、画像の前処理精度も検討する価値があります。

背景模様のある帳票の読み取り精度

背景模様のある帳票の読み取り精度も検討が必要です。その理由は、データを読み取れない場合があり、読み取りエラー時は手動入力など、余計な業務負担が発生する可能性があるからです。

まず背景模様があると文字が被り、読み取り精度に差が出る可能性があります。人の目で見ても、背景模様がある用紙と真っ白な用紙に書かれた文字では、後者の方が見やすいですよね。

それと同じことで、AI-OCRが背景模様のある用紙から文字を認識するには、背景模様と文字を区別して認識する必要があり、その読み取り精度には性能差があります。この読み取り精度の差は業務効率に直結しますので、背景模様の読み取り精度の検討も行いましょう。

領収書をデータ（電子）化させる際によくある質問

ここでは領収書をデータ化させる際によくある質問にお答えします。

• e-文書法とはなんですか？
• 電子メールそのものが領収書となっている場合はどうすればいいですか？

e-文書法とはなんですか？

e-文書法とは以下のように、従来だと紙保存が義務付けられていた書類を電子保存しても良いとした法律を指します。

民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（以下「ｅ-文書法」という。）は、民間事業者が行う文書の保存、作成、閲覧等について、原則として電磁的記録によることを可能とするもの。

引用元：厚生労働省｜「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」の概要（2023年7月12日時点）

ここのポイントは『民間事業者が行う文書』と明記されている点。実はe-文書法は電子帳簿保存法とは異なり、『一般企業にて保存義務がある法廷文書』が対象となります。

そのためe-文書法においては、国税関係帳簿書類以外の文書も対象となります。具体的にいいますと以下のとおり。

電子帳簿保存法はあくまで国税関係の帳簿や書類に特化した法律であり、e-文書法はジャンルを問わないということ。簡単に言いますと、電子保存関連の決まりを広く浅く網羅しているというイメージです。

そのため領収書などといった国税関係帳簿書類を電子保存する際は、電子帳簿保存法を確認した方が良いです。国税関係帳簿書類に限って言えば、電子帳簿保存法の方が詳細かつ明確に規定が設けられているからです。ご注意ください。

電子メールそのものが領収書となっている場合はどうすればいいですか？

PDF化した領収書がメールに添付されているのではなく、電子メールの本文に取引情報（料金など）が記載されている場合は、メールそのものを電子保存する必要があります。詳細は以下のとおり。

この電磁的記録の保存とは、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報（領収書等）が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、コンパクトディスク、ＤＶＤ、磁気テープ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。
引用元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜3ページ目（2023年7月12日時点）

そのためメール本文が領収書になっている場合は、そのメール自体をPDF化してしまうのがおすすめです。

使用しているメールソフトにもよりますが、もしもGmailを使用しているのであれば以下の手順でメールをPDF化できます。

1. 領収書化しているメールをクリック
2. 画面右上のプリンタアイコンをクリック
3. 『送信先』をクリック
4. 『PDFに保存』をクリック
5. 『保存』をクリック
6. 保存先を設定
7. 画面に表示されている『保存（S）』をクリック

10秒もあれば、領収書化しているメールをPDF化できます。ご参考ください。もちろんこの方法で電子保存をする際も、電子取引データの保存要件を必ず守ってくださいね。

まとめ　領収書はデータ（電子）化させて保存しよう

ここまで領収書をデータすることで得られるメリットなどを解説してきました。領収書を電子保存すれば、紙保存時に比べて圧倒的に探し出しやすくなります。数千枚の中から数秒で探し出せるのは、大きなメリットです。

何回も繰り返せば、最終的には相当な人件費を削減できるハズ。担当者のストレスも緩和されることでしょう。スキャンによる領収書のデータ化は、やはりおすすめです。

なお領収書を電子保存するのであれば、DenHoをお使いください。DenHo1つで電子帳簿保存法に対応することが可能です。ご検討ください。

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