大同興業株式会社は、大同特殊鋼グループの特殊鋼専門商社として、鉄鋼、素形材、原料、機械、磁材の5事業部体制で、国内外に向け販売などをしている会社です。

今回は、請求書をはじめとする書類のデータ化にスマートOCRを活用し、効率化を実現した事例について、システム企画チーム チームリーダーの松元さんと、スマートOCR担当の安藤さんにお話しをうかがいました。

トライアルでじっくり使い勝手を確認。さまざまな形式の書類を読み取れる点が魅力だった

導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか。

松元さん：業務改革プロジェクトのメンバーとして、すでにRPAを導入するなどのDX化を進めていましたが、紙の書類をどうするかは重要な課題でした。

紙ベースの書類が保管場所を取るため、スキャンしてPDF化するようにしたところ、社内のスキャナを特定の部署が占有してしまうという問題が発生しました。そこで、OCR機能を搭載したハンディスキャナを購入し、読み取ったデータを利用しようとしたものの、残念ながら全く使えなかったですね。

私は10年以上前にOCRを使用したことがあるのですが、当時は実用に耐えられるような読み取り精度ではありませんでした。しかし、現在はもっと技術が進歩しているのではないかと思い、調べてみたところAIを搭載したAI-OCRというものがあると知りました。読み取りをすればするほど学習して認識率が高くなるのであれば、実務に充分使えるかもしれないと思い製品を探し始めました。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

松元さん：数年前までAI-OCRはあまりメジャーではなく、日本の製品は限られていました。さらに当社の場合、いろいろなフォーマットの書類を大量に取り扱っているので、フォーマットの制限がない非定型のものでなければいけません。そこで「AI-OCR 非定型」で検索してインフォディオさんを見つけ、トライアルをお願いしました。

インフォディオさんを含めて2社にトライアルをお願いし、フットワークの軽さが気に入りスマートOCRに決めました。トライアルは利用条件が厳しい場合が多いのですが、私個人がトライアルをした後に「チームでトライアルして検討したい」と伝えたところ、快諾してもらえて助かりました。実際に使ってみて初めてわかる部分も多いので、納得いくまで試せるのは大きなメリットだと思います。

機能面でも、ファイルをアップロードするだけで読み取れ、昔私が使ったことのある製品とは全く違って「すごいな」と驚きました。

RPAとの組み合わせで力を発揮。業務改革に欠かせないツールとして13チームが活用中

スマートOCR導入後の業務フローを教えてください。

松元さん：サプライヤーから商品を仕入れ、得意先に販売するという流れで、私たちはいわば中継地点です。サプライヤーから送られてくる請求書の書式を、得意先に送るにあたり、当社の書式に置き換えなければいけません。導入前は、社員が請求書の明細に記載されている商品名などを目で見て全て打ち直していたため、非常に手間がかかっていました。

安藤さん：紙の請求書が郵送で送られてくることもあれば、FAXやメールに添付したPDFが送られてくることもあります。PDFといってもExcelなどのデータをPDF化したものではなく、紙の書類をスキャンしたものなので、コピー＆ペーストはできません。大部分の書類をスマートOCRで読み取って、データ化しています。

スマートOCR導入による効果を教えてください。

松元さん：導入当初は、テンプレートの設定が上手くできずに正直なところ使いにくい印象でした。また、8割以上の精度で読み取れるもののどうしても手で修正する必要があるため、なかなか現場に浸透しなかったですね。

ですが、実際に使っていくうちに8割読み取れることで、業務効率化が大幅に向上したと実感でき、他部署でも使いたいという声が上がるようになりました。スマートOCRで書類を読み取り、そのデータをRPAで自動的に処理するという流れが確立できたのが大きいと思います。スマートOCRとRPAの組み合わせは、請求書の打ち直しのような定型的な作業に強いですね。

安藤さん：今では13チームが利用しており、なくてはならない存在です。直近でも、1チームから新たに導入したいという申し出がありました。

まだ効果測定できていない部署もあるものの、月15時間程度の削減効果を確認できています。いろいろなテンプレートを設定したので、今後はさらに多くの部署で活用できるようになり、より業務効率化に貢献してくれるのではないでしょうか。

今後どのようにスマートOCRを活用される予定でしょうか。

松元さん：スマートOCRで何ができるのか現場に伝え切れていない部分もあるので、私たちでテンプレートを作成し活用の仕方を伝える講習を実施するなど利用促進を図っていきたいです。

安藤さん：インフォディオさんと相談しながら、出荷データを読み取るためのテンプレートの作成に取り組んでいます。しっかり読み取れるようになれば、全社的に使えるので大幅な業務効率化につながると考えています。会社全体でスマートOCRの活用を促進し、業務改革を進めていきたいですね。

※インタビューの内容は取材時のものになります。