株式会社NEWOLD CAPITALニューオールド キャピタルは2022年に設立したM&A仲介会社で、 「M＆A支援」を軸に「経営人材紹介」「M&A教育研修」の3事業を展開しています。「NEWOLD」という社名には、企業や人、 地域が生きてきた歴史を知り、その上で新しい未来、価値を生み出したいという温故知新の思いが込められています。 スマートOCRを導入して約1年。それまで当たり前に行っていた決算書データの入力時間が大幅に短縮し、 今では決算書以外の書類にもスマートOCRの活用が広がっています。 取締役CFOの岩木保樹さんと、スマートOCRを活用して業務効率化を実現している品質本部の後藤さんにお話をお聞きしました。

会社の成長に比例して増える業務を効率化したい。トライアルで精度を実感

初めに貴社の概要とお二人の役割を教えてください

岩木さん：当社は2022年、大手M&Aコンサルティング会社でM&A支援業務を行ってきたメンバーで創立しました。「企業・人・地域の成長を実現し、次世代の幸せを増やす」を志として、M&A支援にとどまらず、お客さまの成長を実現するパートナーになることを目指しています。 この志に基づいた支援にM&Aアドバイザーが注力できるよう、必要な資料を正確かつ迅速に作成し、サポートするのが品質本部です。私は全体を統括し、後藤は実務担当者としてスマートOCRを使って数十人のアドバイザーを支えてくれている、頼もしいメンバーです。

どのようなきっかけでスマートOCRを導入することになったのでしょうか

岩木さん： 元々、提案資料に使用する企業評価シートの作成はエクセルに手入力していました。 ですが、少人数で対応するには負担が大きく、会社の成長に比例して増える業務なので、効率化できるツールがないかと考えたのがきっかけです。 同じ業界の会社がスマートOCRを使って大幅に業務効率化を図っていたのを知り、早速トライアルすることにしました。

トライアルで使ってみていかがでしたか

岩木さん：本当にOCRでできるのかなという気持ちだったのですが、スマートOCRのスプレッドシート機能を見て、「これにしよう」と決めました。 しっかり読み取っていて、コスト的にもこれ以上の低価格製品はないようでしたし、使いやすかったので比較は考えませんでしたね。

※ スプレッドシート機能で読み取ったイメージ画像です

トライアルで精度にご満足いただけて何よりです。使い始めたのは後藤さんということになりますでしょうか

後藤さん： 私が携わるようになったのは、導入後半年ほど経ってからなんです。スプレッドシート*1 の該当箇所をエクセルで作った企業評価シートにコピペするよう教わりました。 ただ、決算書に慣れていなかったのでコピペ先が分かりにくく、実は手入力してしまっていたんです。
決算書を見慣れてくると、どこにコピペしたらいいのか分かるようになり、手入力より早くなりました。 使っているうちに、さらに効率がよくなる方法を工夫して、今はもっと早くなっています。

では手入力も経験して、どのくらい効率化されたかもご存じなんですね

後藤さん： はい。セル単位でのコピペでも、手入力よりかなり効率化されました。工夫したのは、先にスプレッドシートの列を整えたことです。 まとめてコピペできるようになって、手入力の時は1時間半くらいかかっていたのが、今では30分程度で終わります。 読み取り精度が高いので修正も少なく、負担に感じません。同じ業務をしている担当者と共有して、全体の効率化にもつながりました。

テンプレートの活用でまさに「あっという間」に入力完了。ＰＤＦのエクセル化が必要な業務に最適

スプレッドシートに加え、最近はテンプレートもご活用くださっているとお聞きしました

後藤さん： スプレッドシートを使いながら、スマートOCRはもっといい使い方があるはずだと感じていたんです。画面上のマニュアルボタンを押して、テンプレートの存在を知りました。 タイミングよくカスタマーサクセス部から無料のハンズオンレクチャーの案内をもらい、テンプレート作成を教えてくれるとのことだったので、参加しました。
教わってみて、「これはすごい！」と思いましたね。早速、勘定元帳に使ってみようとテンプレートを作成しました。分からないところはカスタマーサクセス部の方に教えてもらいながら進められました。 テンプレートを使うと2~3時間かかっていた入力作業が、文字通り“あっという間”に完了しました。

ご活用の幅を広げてくださりありがとうございます。決算書に特化した「決算書パック」はご存じですか

岩木さん：決算書パックはつい最近トライアルしました。

後藤さん：スプレッドシートを整える作業が全く不要になって驚きました。私は慣れてしまったので5分くらいの作業ですが、決算書パックを使うと0分です。

岩木さん：5分でも毎月100件くらいあるので、それが0になるのは大きいです。導入検討の余地がありそうですね。

1年間使ってきて、スマートOCRの評価はいかがでしょうか

岩木さん： 導入して生産性が非常に上がりました。アドバイザーの手入力がなくなり、可処分時間が増えています。営業活動やM&Aディールに全社的なリソースを割けていますし、効率的な資源配分ができています。 同じような資料を扱う地方銀行、証券会社、税理士事務所さんや、PDFをエクセル化して使いたい会社にもお薦めしたいですね。 後藤がスプレッドシートを使いながらさらに工夫してくれたこともあり、資料作成は1週間くらいの納期で受けていたのが、今は当日です。

後藤さん： 元帳もテンプレートで早く処理できるようになったので、名簿などほかの資料作成でも支援できるようになりました。

薦めていただけるほど効果を感じてくださりうれしいです。今後の目標を教えていただけますでしょうか

岩木さん： 生産性の高いM＆A仲介業務の実現です。支援する私たちの部署が効率的に業務を行えればアドバイザーの負担が減るので、スマートOCRを活用しながら徹底的に効率化を進めていきたいと思っています。

インフォディオへの要望はいかがでしょうか

後藤さん： スプレッドシートを使う場合は、列を整える作業が少なからず発生しますので、PDFをそのままのレイアウトでスプレッドシートにできるとうれしいです。テンプレート作成ももっと簡単になるといいですね。

岩木さん： 困った時にはこれからもすぐに相談に乗ってもらえると心強いです。後藤の要望を加味して、95点の満足度です。これからもよろしくお願いします。

ありがとうございます。開発部にご要望を伝えます。サポート体制も引き続き充実させて、スムーズにお使いいただけるよう、これからも取り組んでまいります。

※インタビューの内容は取材時のものになります。