注文書とは？必要性・発注書との違い・書き方・保管期間を丁寧に解説

「そもそも注文書って何？」
「注文書は作成・発行義務があるのだろうか」

仕事にて注文書を発行する際、このような疑問を抱くことがあるかもしれません。まず注文書とは、商品やサービスを購入する際に『注文内容・金額』などを記載した文書を指します。簡単に言いますと、相手に依頼をする際に送付する書類のことですね。

この注文書は、基本的に発行義務はありません。そのこともあり注文書を発行せず、口頭で依頼をする企業も多いことでしょう。ただし下請法の対象になる取引においては、注文書を交付することが義務付けられています。そのため注文書を発行する際は、確認すべきこと・注意点がいくつかありますので要注意です。

そこでこの記事では注文書の基本情報以外に、発注書との違い・作成方法・注意点・よくある質問を解説します。この記事を読めば、一般的な注文書の記載事項はもちろんのこと、下請法に対応した注文書の作り方も把握できます。ぜひご参考ください。

注文書とは？必要性や発注書との違いを解説

注文書とはなにか、その必要性や発注書との違いを押さえておきましょう。

注文書とは
必要な理由
注文書と発注書の違い

注文書とは

注文書とは、製品や商品、サービスを購入する際に注文者が取引先に対して発行する書類のことです。

内容については、企業名や担当者名・品名金額・納期・支払い方法など、取引に必要な最低限の情報が記載されます。通常の契約書に比べると簡易的ですが、簡単な条件の取引や基本契約書をすでに取り交わしている相手との取引に使用されるのが一般的です。

注文書を受理した側は、その注文内容に承諾したことを示すために注文請書を発行することがあります。実際には口頭で受理したことを伝えることも多く、企業によっては注文請書を発行しないこともあるでしょう。

そして注文書や注文請書の発行は、絶対に必要なものではありません。法律で義務付けられているものではないので、書類での取り交わしではなく口頭で取引することは間違いではありません。

ただし、取引内容が下請法の対象となるのであれば、注文書（発注書）の発行は必須となります。下請法に関する詳細は後述しますね。

なお、もしも作成した注文書を電子保存するのであればDenHoをお使いください。DenHoとは、電子帳簿保存クラウドサービスのこと。DenHoは電子帳簿保存法に対応していますので、安心してご利用いただけます。ぜひご相談ください。

必要な理由

注文書が必要な理由としては、取引先との認識の相違をなくし、トラブルを未然に防げることが挙げられます。

書面での証拠が残っていない場合、言った・言っていないなどのトラブルが発生する可能性があるので注意が必要です。また、勘違いや誤解が生じてしまうと、取引がスムーズに進行しません。こういったトラブルを未然に防ぎたいのであれば、注文書はきっちり発行しておくのが無難です。

注文書と発注書の違い

注文書と発注書には、法的な違いはありません。言い方の違いだけで、書類がもつ役割や記載する内容は同じです。簡単に例えますと、果物のオレンジを『みかん』と言っているようなもの。本質的には変わらないということですね。

その証拠に注文と発注という言葉の意味を比べてもみても、さほど違いはありません。

言葉	意味
注文	種類・寸法・数量・価格などを示して、その物品の製造や配達・購入などを依頼すること。また、その依頼。
発注	注文を出すこと。

引用元：goo国語辞書｜注文／註文（ちゅうもん）とは？（2023年9月12日時点）
引用元：goo国語辞書｜発注／発註（はっちゅう）とは？（2023年9月12日時点）

言葉の意味がほぼ同じことはもちろんなのですが、発注の意味が『注文』と書かれていますよね。この時点で注文と発注はイコールの関係、つまりは注文書と発注書に違いがないことが伺えます。

なお、『注文・発注』のどちらの言葉を使うべきかは、社内規則や業界の慣習によるところが大きいかもしれません。発注書を作成・発行することになったときに、もし「注文書と書くべきか、発注書と記載すべきか？」と迷うのであれば、上司に一度確認すると良いでしょう。

Excelでも作成可能！注文書の書き方

注文書をExcelで作成する際には、以下の9項目を記載しましょう。

タイトル
発注先情報
発注日
発注元情報
注文内容
納期
小計金額
合計金額
備考

タイトル

文書のタイトルには、『注文書』と記載します。受け取った側に、なんの書類か伝わりやすいようにするためです。大きめのフォントで記載すると、誰が見ても注文書だとわかりやすい書類になります。

発注先情報

発注する相手方（受け取る側）の会社名・担当者名を記載しましょう。取引先が誰であるかを示す目的があります。
相手が個人事業主の場合は、屋号や名前を記載してください。会社名のあとには『御中』、個人名のあとには『様』と記載します。タイトルのすぐ下、左側に位置するのが一般的です。

発注日

発注日には、注文書の作成日を記載しましょう。タイトルのすぐ下、右側に位置するのが一般的です。

発注元情報

発注元（発注する側）の会社名・住所・担当者名・電話番号などの連絡先を記載してください。受け取った側に、誰からの発注であるかを伝える役割があります。
取引金額が少額の場合は、担当者の認印のみでよいことがほとんどです。しかし、高額取引の場合は上司や会社の押印が必要なこともあります。会社によって異なるので、事前に確認しておきましょう。正式な押印があると、取引先に安心感を与えられるメリットもありますよ。

注文内容

商品名・カラー・サイズ・数量などの注文内容を正確に記載します。納品・検品時の確認や後日見返したときの作業がスムーズに行えるよう、間違いのないよう具体的に記載しましょう。

納期

注文した製品や商品、サービスを納品してほしい日時を記載しましょう。ほしい日に間に合わないなどのトラブルを防止するためにも、希望納期は必ず記載することをおすすめします。あわせて、事前に相手方と取り決めた支払い条件や注文書の有効期限を記載しておくとよいですよ。

小計金額

小計金額には、税抜きの合計金額を記載してください。小計金額の下に『消費税』欄をつけることもあります。消費税の項目には、小計金額に対する消費税額を記入するようにしましょう。

合計金額

合計金額には、税込の合計金額を記載します。小計・消費税の合計金額と一致していること、見積もり金額とぴったり合っていることを必ず確認しましょう。

備考

特筆すべき事項がある場合は、備考欄に記載します。例えば、納品方法・納品場所に指定がある場合は記載しておくとよいでしょう。また、支払い方法などについて詳しく記載しておくのも、トラブルを回避するのに有効です。

保管期間など！注文書における注意点を解説

注文書における注意点は3つあります。

下請法の対象取引だと発行義務がある
再発行時にトラブルが起きないよう気を付ける
保管期間に気を付ける

下請法の対象取引だと発行義務がある

下請法の対象になる取引を行っている場合、注文書は発行をしなければなりません。事実、公正取引委員会は以下のように交付義務を明記しています。

親事業者は，下請事業者に製造委託等をした場合は，直ちに，必要記載事項を記載した書面を下請事業者に交付する必要があります。
※「委託」とは，物品等の規格，品質，性能等を指定して依頼することをいいます。

引用元：公正取引委員会｜下請法知っておきたい豆情報その1（2023年9月11日時点）

『必要記載事項を記載した書面』が、いわゆる注文書・発行書に該当します。記事の前半にて『注文書の必要性』にて『言った・言っていない』に関して言及しましたが、ひょっとしますとそのようなケースを避けるために、下請法にこのようなルールが定められたのかもしれません。記録に残らない口約束ではなく、正式な注文書さえあればこのような事態は容易に避けられるからです。

したがって下請法に該当するのであれば、注文書を作成・発行しなければなりません。

なお下請法に該当するかどうかは、取引内容と資本金で判断します。まず対象となる取引内容ですが、詳しくは以下の通り。

取引内容	詳細
製造委託	物品を販売し、または製造を請け負っている事業者が、規格、品質、形状、デザインブランドなどを指定して、他の事業者に物品の製造や加工などを委託することをいいます。ここでいう「物品」とは動産のことを意味しており、家屋などの建築物は対象に含まれません。
修理委託	物品の修理を請け負っている事業者がその修理を他の事業者に委託したり、自社で使用する物品を自社で修理している場合に、その修理の一部を他の事業者に委託することなどをいいます。
情報成果物作成委託	ソフトウェア、映像コンテンツ、各種デザインなど、情報成果物の提供や作成を行う事業者が、他の事業者にその作成作業を委託することをいいます。情報成果物の代表的な例としては、次のようなものがあり、物品の付属品・内蔵部品、物品の設計･デザインに係わる作成物全般を含んでいます。例プログラム影像や音声、音響などから構成されるもの文字、図形、記号などから構成されるもの
役務提供委託	他者から運送やビルメンテナンスなどの各種サービス（役務）の提供を請け負った事業者が、請け負った役務の提供を他の事業者に委託することをいいます。ただし、建設業法に規定される建設業を営む事業者が請け負う建設工事は、下請法の対象とはなりません。

引用元：公正取引委員会｜下請代金支払遅延等防止法ガイドブック｜2ページ目（2023年9月11日時点）

表中からは、メーカーによる部品の製造依頼をはじめ、親事業者が受けた業務（生産・修理・情報成果物の作成・役務提供）の外部委託が下請法の対象取引となることが読み取れます。このように適用対象となる取引の範囲がかなり広いため、委託事業発注の際は下請法の対象となるかをあらかじめ確認する必要があります。

次に資本金ですが、公正取引委員会の公式ホームページによりますと以下の通りです。

ケース	親事業者の資本金	下請事業者の資本金
物品の製造・修理委託および政令で定める情報成果物作成・役務提供委託を行う場合のケース1	3億円超	3億円以下（個人を含む）
物品の製造・修理委託および政令で定める情報成果物作成・役務提供委託を行う場合のケース2	3億円以下 1千万円超	1千万円以下（個人を含む）
情報成果物作成・役務提供委託を行う場合（上記で定める情報成果物・役務提供委託を除く）のケース1	5千万円超	5千万円以下（個人を含む）
情報成果物作成・役務提供委託を行う場合（上記で定める情報成果物・役務提供委託を除く）のケース2	5千万円以下 1千万円超	1千万円以下（個人を含む）

引用元：公正取引委員会｜下請法の概要（2023年9月11日時点）

親事業者と下請事業者によって、資本金の金額は変化しています。つまり自社だけでなく、取引先の資本金で対象になるかどうかが変わってくるということですね。そのため下請法の対象取引を行っているのであれば、取引先の本社所在地にある商工会議所などに資本金を問い合わせてみると良いでしょう。

もちろん取引先の企業サイトでも資本金は調べることはできます。しかし、そこに記載された資本金情報は古いかもしれません。確証の高い、リアルタイムでの資本金情報を得るのがおすすめです。

再発行時にトラブルが起きないよう気を付ける

注文書の再発行は、清算トラブルなどが起きないように気を付けてください。新旧ふたつの注文書が残ってしまうと、二重発注や受注などといったトラブルの原因となり得るからです。

当たり前の話なのですが再発行となりますと、以下の項目は1枚目の注文書とまったく同じ内容になります。

金額
発注者
受注者
注文内容
納期
備考欄

そのため関係者以外が再発行された注文書を見た場合、その文書が2枚目であることに気づけないおそれがあります。そうなりますと二重の発注・受注といった事態が起きても不思議ではありません。

このような事態を避けるため、再発行したのであれば以下のような対応が望ましいです。

1. 2枚目の注文書には『再発行』と明記する
2. 1枚目の注文書を破棄するよう関係者に通達する

このような簡単な対応でも、重大なミスを未然に防ぐことは十分に可能です。ご参考ください。

保管期間に気を付ける

注文書には保存義務があり、法人と個人事業主で保管期間が異なります。まとめますと以下の通り。

項目	法人	個人事業主
保存期間	7～10年	5年

まず法人の場合だと、以下のように7年間が原則です。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。
（注1）「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
（注3）青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。

引用元：国税庁｜No.5930帳簿書類等の保存期間（2023年9月11日時点）

上記資料で言いますと、注文書は『書類』に該当します。そのため基本的には7年間が保存期間となります。

しかし欠損金を繰り越す、災害損失金額が発生した場合は話が別です。保存期間が9～10年に延ばされます。このようなケースですと納税額が大きく変わることがあるため、国税庁からすれば正確に確認する必要性が出てきますよね。そのこともあり税務職員が期日に余裕をもって確認できるよう、保存期間が延ばされているのかもしれません。

このことを考えますと、10年間保存しておくのが最も安全と言えます。

その一方で個人事業主の場合の保存期間は5年です。詳細は以下の通り。

保存が必要なもの	保存期間
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など）	7年
決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など）	7年
現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など）	7年※
その他の書類（取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類）	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年9月11日時点）
※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年

雑所得を生ずべき業務を行う方で、前々年分のその業務に係る収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。

保存が必要なもの	保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

引用元：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告（2023年9月11日時点）

最初の表が青色申告時、2つ目が白色申告時の保存期間です。確認するとわかりますが注文書の場合だと、いずれにせよ5年間になることがわかりますよね。

青色申告であれば『その他の書類（取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類）』、白色申告ならば『業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類』に該当するためです。

したがって個人事業主の場合は、注文書は5年間保存しなければなりません。覚えておきましょう。

注文書を作成・発行時によくある質問

ここでは注文書を作成・発行するときによくある質問を解説します。

下請法に対応した注文書のテンプレートはありますか？
注文書を作るのは面倒なので購入したいのですが？

下請法に対応した注文書のテンプレートはありますか？

公正取引委員会が作成した注文書のテンプレート（具体例）があります。その注文書には以下のような項目が記載されています。

品名及び企画・仕様等
納期
納入場所
検査完了期日
数量（単位）
単価（円）
代金（円）
支払期日
支払方法

引用元：公正取引委員会｜下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に関わる参考例｜2ページ目（2023年9月12日時点）

上記は汎用例なのですが、一般的な注文書とは異なり『納入場所・検査完了期日』などが設けられています。下請法の対象取引が製造や運送などということもあり、このような特殊な項目が設けられているのかもしれません。下請法の対象となる事業者は、このテンプレートに基づき注文書を作成するのが最も安全です。

また、この資料では取引対象別のテンプレートや注意事項も細かく記載されています。非常に参考になりますので、注文書を作成・発行する前にぜひチェックしてみてください。

注文書を作るのは面倒なので購入したいのですが？

注文書を自分で作成するのが面倒なときは、ネットショップをチェックしてみるのがおすすめです。注文書の既製品が数多く用意されているからです。

例えば代表的なネットショップである『ASKUL』では、以下のような注文書が用意されています。

製品名	販売価格（税込）
コクヨ　NC複写簿ノーカーボン注文書　ウ-327N	268円～
コクヨ　NC複写簿（ノーカーボン）注文書　ウ-317　1冊	358円～
コクヨ NC複写簿（ノーカーボン） B6	265円～
コクヨ複写簿注文書 B6縦 50組ウ-27 1冊	298円～
ヘッズケーキオーダーシート CK-OD	2,880円～
コクヨ NC複写簿注文書明細記入欄付 B6縦ウ-328 1セット（4冊）	1,482円～
コクヨ NC複写簿（ノーカーボン） B5	539円～

引用元：ASKUL｜注文書の人気売れ筋ランキング（2023年9月12日時点）

上記のような既製品を使用することで、以下のメリットを得られます。

レイアウトが見やすい
文字を書きやすい
薄くて丈夫な紙を使用
過不足なく必要記載事項を網羅

注文書は100円ショップなどでも販売されていますが、信頼が第一のビジネスシーンにおいては、定評のある書面の利用が堅実です。

フォーマット作成の手間を省きつつ、円滑な取引を行いたい法人・個人事業主の方々は信頼できる注文書を利用してみてください。

まとめ｜注文書を作成・発行するときは要注意

ここまで注文書の解説をしてきました。基本的に注文書に発行義務はないのですが、解説した通り下請法の対象となる取引を行うのであれば、話が別になります。取引内容や資本金に応じて、発行する必要が出てくるからです。その場合は公正取引委員会が公表しているテンプレートに基づき、作成および発行することを強くおすすめします。

また下請法の対象ではない場合は、ASUKLなどのネットショップにて既製品の注文書を買うと良いでしょう。自分で作成する手間を省けます。自分で作成する時間がないときに、重宝することでしょう。