電子帳簿保存法対応、インボイス制度対応で書類の電子保存を今後どの事業者においても求められるようになります。これから対応を検討する事業者も、既に対応済みである事業者も頭を悩ます問題は少なからずあることでしょう。
表向きはペーパーレスによるDX推進という名目はあれど、今回の制度施行により、これまでなかった作業が必須業務として加わるのですから、作業に関わる担当者にとっては負担が増えることには違いありません。
当事者にとっては面倒な仕事が増えたという印象を持つことは否めません。
少なくとも多くの人には歓迎されていないことは間違いないでしょう。
前向きでない新規の追加業務に対してのモチベーションは決して高いとは言い難いでしょう。
追加業務が複雑で覚えることがたくさんあるとしたら尚更モチベーションは上がらないものです。
したがって、電子帳簿保存法対応・インボイス制度対応はシンプルで覚えやすく、簡単に運用できることが理想です。
そこでこの記事では電子帳簿保存法対応・インボイス制度対応をシンプルに運用する方法についてご紹介いたします。
目次
電子保存における負担のかかる作業
電子帳簿保存における負担のかかる作業
電子帳簿保存法の要件として可視性の確保というものがあります。こ取引先名、取引金額、取引日の３つの項目にてそれぞれを検索できるようにしなければならないというものです。
今後はこれら３つの項目においては、ファイルのメタデータとして登録する必要性があります。
1枚の書類であれば、3つの項目データを登録することは苦にはならないでしょうが、書類の数が増えるにつれて、作業への負担は大きくなります。
しかも、経理業務や電子帳簿保存法に精通している人が３つの項目を登録するのであればまだよいのですが、不慣れな人が入力する場合には、「日付はどれを登録すればよいのか？」「金額の記載がない証憑はどうすればよいのか？」「金額は税抜き、税込みどちらを登録すればよいのか」など登録を迷う場面に多々遭遇するため、思いのほか時間を労することになりがちです。
インボイス制度対応における負担のかかる作業
インボイス制度下においては、買い手側企業においては消費税の仕入税額控除を適用するために、仕入先から受領した請求書がインボイスとして適格な書式を満たしているかチェック・保存することが必須となります。
具体的なチェック作業の一つとして、請求書に課税事業者の登録番号が記載の有無を確認し、真正性を確かめる作業があります。
インボイスに不備があれば取引先に再発行してもらわなければならず、不備のあるインボイスでは仕入税額控除の対象外となってしまうため、登録番号の有無を確認することは重要な作業とも言えます。
インボイスの書式は取引先ごとに様々なフォーマットが存在し、個々のインボイスで登録番号の記載場所も異なることから、登録番号の有無を確認するだけでも、思いのほか簡単な作業でないことに気づくこともあります。
電子帳簿保存・インボイス制度対応は自動化が鍵
電子帳簿保存の自動化ポイント
電子帳簿保存の作業負荷軽減のためにシステムによる自動化を考える場合に、ポイントは２つあります。
一つ目のポイントは先ほど説明した、検索用の３つのメタデータの登録を自動化することです。
３つの項目を自動でデータ化するには、書類の画像データから該当の文字列を抽出するOCR機能が必要になります。
また、画像から文字列を取り出しても、どの文字列が取引先名で、どの文字列が取引金額なのかといった文字の意味を判別した上で抽出する機能も必要になります。
OCRでテキスト化し、項目ごとに抽出する機能を有した電子帳簿保存システムを採用することでこれらは実現可能です。
二つ目のポイントは、保存作業の入り口の使い勝手と操作性はシンプルにすることです。
理想としては全てを自動化することができればよいのですが、多くのケースでは書類を受け取るのは人間である以上、電子保存における最初のアクションは人の手が介在します。
ここでの書類受領者は、経理や事務作業を得意としない現場担当者だったりもします。
したがって、電子ファイルの保存作業は、極力手間のかからない、迷わない、ミスが生じにくい、シンプルな作業にとどめることが理想です。
DenHoの電子帳簿保存
電子帳簿保存システムのDenHoでは、ローカルの共有フォルダを監視し、自動でクラウド上へアップロードして、タイムスタンプ付与やAI-OCRによる検索用メタデータの作成、書類の振り分けが自動で行われます。
作業としては、共有フォルダへ投げ込むだけとシンプルなため、すぐに現場でも導入を進めることができることでしょう。
共有フォルダの代わりに、boxやDropboxのようなクラウドストレージを指定することも可能です。
他にも、メールの添付ファイルを自動で電子保存する機能もシンプルで便利です。
特定のメールアドレスを電子保存用アドレスとすることで、電子帳簿保存の対象ファイルをメールで送るだけで、電子帳簿保存が終わってしまいます。
もちろん、DenHoにも他の電子帳簿保存システムと同様にログインしてファイルアップロードするシステム画面は用意されていますが、システム画面を開く機会を極力無くし、運用をシンプルにしたほうが学習コストも軽減でき、ミスや事故の減少にもつながります。
インボイス制度対応の自動化ポイント
インボイス制度対応を自動化する場合も同様にOCRにより登録番号を画像データから抽出することで、インボイスの適格判定を自動化することが可能になります。
課税事業者の登録番号においては、国税庁のWEBサイトで全事業者の番号が公開されており、APIで取得することで照合確認のシステム化が可能となっています。
DenHoのインボイス制度対応
電子帳簿保存システムのDenHoでは、インボイス制度にも対応しております。
AI-OCRでインボイスの登録番号を自動で抽出し、国税庁のデータベースと照合し真正性をチェックいたします。
電子保存された書類の一覧から、インボイスの適格性に問題がある書類を簡単に見つけられるアラート表示も用意されています。
電子帳簿保存・インボイス制度対応システム
電子帳簿保存・インボイス制度対応をうたうシステムの多くは、会計システムや経費精算システム、ファイルストレージのオプションサービスが中心です。
既存システムのアドオンとして生まれた電子帳簿保存システムは、元となるシステムの制約や仕様を踏襲せざるを得ないため、その制約は電子帳簿保存にフォーカスした使い勝手にも影響を及ぼします。
そこで少し視点を変えて、実際に運用する現場目線でシステムを選定する観点から、電子帳簿保存のためだけに開発されたシステムという選択肢を検討されてみるのはいかがでしょう。
インフォディオの提供するクラウドサービスDenHoは電子帳簿保存のために開発されたシステムであり、現場目線でのシンプルでわかりやすい運用をコンセプトにしたクラウドサービスです。
DenHoはタイムスタンプ、AI-OCRは標準搭載されているため、料金もシンプルです。
電子帳簿保存システムの多くは、タイムスタンプやAI-OCRはオプションで別途従量課金というパターンも多く、思っていたよりもコストがかかることにも・・・。
国勢調査や確定申告などでも採用されているAI-OCRエンジンを組み込んでいるからOCR読み取り精度の高さも特徴です。
今なら無料トライアルキャンペーンを実施中です。1週間無料で利用可能ですのでお気軽にお試しください。
最新記事 by OCR-Lab編集部 (全て見る)
- タクシー会社のDX化を促進！ スマートOCRを使ったタクシーチケットの集計方法とは - 2025年3月19日
- テクニカルショウヨコハマ 2025にご来場いただきありがとうございました - 2025年2月10日
- ぐんま Tech EXPO 2024にご来場いただきありがとうございました - 2024年12月20日
こちらの記事もどうぞ
検収書は電子帳簿保存法の対象書類！納品書との違い・電子化の方法・要件を解説
電子帳簿保存法の義務化は2024年1月から！対象書類・猶予期間も解説
電子帳簿保存法改正で見積書の保存要件が変化！電子取引時の保管方法を解説
インボイス制度と電子帳簿保存法改正の関係は？適格請求書や対応方法を解説
インボイス制度導入後も領収書は適格簡易請求書扱いにできる！書き方を解説
電子帳簿保存法改正で納品書は電子化しやすくなる！メリットや保管方法を解説
電子帳簿保存法改正で請求書の電子保存が容易に！要件や保存方法を解説
棚卸表が在庫管理に必要な理由｜表の記載項目や無料で作成する方法を解説
領収書の書き方にはルールがある！金額・内訳・但し書きの注意点を解説
DenHo（デンホー）がJIIMA認証を取得しました
領収書をOCRでデータ化するときに知っておきたいこと
関西 総務・人事・経理Week にご来場いただきありがとうございました