インボイス制度導入後も領収書は適格簡易請求書扱いにできる!書き方を解説

インボイス制度導入後も領収書は適格簡易請求書扱いにできる!書き方を解説

「インボイス制度で領収書はなにが変わるんだろう」
「領収書は適格簡易請求書扱いにできるの?」
「インボイス制度に対応した領主書を発行する際、注意すべきことはなに?」

2023年10月1日(日)にインボイス制度が導入されますが、領収書に対してこのような疑問を抱く担当者・個人事業主の方は多いのではないでしょうか。

詳細は本文で解説しますが、インボイス制度により領収書は以下の点で変わりました。

  • 適格請求書・適格簡易請求書の記載事項が増加
  • 消費税の端数処理が変化
  • 3万円以下の領収書でも保存が必須
  • 登録事業者は相手から発行を求められたら発行義務が生じる

そのため適格簡易請求書扱いにできる領収書を発行するには、記載要件を必ず確認しておく必要があります。しかしそうなりますと「どのように書けばよいのか不安だな」と思うかもしれません。

そこでこの記事ではインボイス制度と領収書の基本情報だけでなく、書き方・発行時における注意点・よくある質問を、国税庁のオフィシャル情報を交えて解説します。この記事を読めば、インボイス制度導入後の領収書関連の情報を深く理解できます。

インボイス制度の導入に備えて領収書の発行および受け取り時の要点を知りたい方は、ぜひ読んでみてください。

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インボイス制度後も領収書は適格簡易請求書に!

こちらではインボイス制度の導入にともなう、請求書や領収書の取扱いについて解説いたします。

  • インボイス制度ってなに?
  • インボイス(適格請求書・適格簡易請求書)とは?
  • インボイス制度における領収書の役割

インボイス制度ってなに?

インボイス制度とは、複数税率に対応した仕入税額控除を受けるための制度を指します。詳しくは以下のとおり。

インボイス制度とは、
<売手側>
売手である登録事業者は、買手である取引相手(課税事業者)から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません(また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります)。
<買手側>
買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手(売手)である登録事業者から交付を受けたインボイス(※)の保存等が必要となります。
(※)買手は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項(インボイスに記載が必要な事項)が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することで、仕入税額控除の適用を受けることもできます。
引用元:国税庁|インボイス制度の概要(2023年4月23日時点)

インボイス制度の正式名称は『適格請求書等保存方式』であり、2023年10月1日(日)に導入されます。そのため適格請求書の発行事業者になるためには、2023年9月30日(土)までに登録申請をしなければなりません。

万が一2023年10月1日(日)までに登録が間に合わなかった場合、取引先が消費税の控除を受けられなくなります。つまり自社との取引で、コストが無駄に増えてしまうということ。場合によっては、何かしらの苦情や契約内容の見直しを要求されるかもしれません。

このような事態を回避するためにも、インボイス制度が開始する前に登録申請を済ませておくことをおすすめします。

なお登録方法に関しては記事の後半で解説しています。ぜひ読んでみてください。

インボイス(適格請求書・適格簡易請求書)とは?

インボイス(適格請求書・適格簡易請求書)とは以下のように、売り手が買い手に対して『適用税率・消費税額』などを伝える書類を指します。

適格請求書(インボイス)とは、
売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。
具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータをいいます。

引用元:国税庁|インボイス制度の概要(2023年4月23日時点)

インボイス制度の実施後は、記載要件を満たしていれば領収書も適格請求書扱いが可能です。記載要件は後述します。

その一方で適格簡易請求書とは、記載事項が適格請求書よりも簡略化されている請求書のことです。具体的に言いますと、適格請求書から『書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称』を省力された書類が適格簡易請求書になります。この点が、適格請求書と適格簡易請求書における最大の違いになります。

そして適格請求書・適格簡易請求書の記載事項は、それぞれ以下のとおり。

適格請求書
①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
⑤税率ごとに区分した消費税額等
⑥書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

適格簡易請求書
①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)
⑤税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率

引用元:国税庁|適格請求書等保存方式の概要|6ページ目(2023/04/21)

そうなりますと、記載事項が少ない適格簡易請求書を利用したくなりますよね。しかし、適格簡易請求書を発行できる事業者は以下に限られています。

① 小売業
② 飲食店業
③ 写真業
④ 旅行業
⑤ タクシー業
⑥ 駐車場業(不特定かつ多数の者に対するものに限ります。)
⑦ その他これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業

引用元:国税庁|消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A |26ページ目(2023年4月21日時点)

そのため上記に該当しない企業・個人事業主は、適格請求書の記載事項を満たしている領収書を発行しなければなりません。気を付けましょう。

インボイス制度における領収書の役割

これはインボイス制度の実施に関わらずですが、領収書の役割は主に以下のようになっています。

  • 金銭の支払いが完了したことを証明する
  • 二重請求もしくは過払いの防止を期待できる
  • 税務調査があったときの証拠書類になる
  • 経費精算において不正を防止できる

要するに『何かトラブルや疑いがあったときに、問題解決の糸口となる働きをしてくれる書類』が領収書といえます。事実、国税庁によりますと領収書は以下のように、金銭もしくは有価証券の受取書に該当すると定義されています。

金銭または有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭または有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭または有価証券の受取書に該当します。

引用元:国税庁|No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書(2023年4月23日時点)

領収書は証拠証書という書類にも分類されるようですね。この呼ばれ方から察するに、領収書が如何に重要な書類なのかがよくわかります。例えば「金銭を受け取っていない!」と取引先から言われたとしても、領収書を提示すれば金銭を支払っていることの証明になるわけです。

そのため業界を問わず、領収書を必要とする・されることは大いに考えられます。領収書を発行するにせよ受け取るにせよ、今のうちにインボイス制度に向けた準備を進めておくことが大切です。

書き方に注意!インボイス制度で変わったこと

インボイス制度により、請求書の取扱い方法が変わります。以下のポイントについて確認してまいりましょう。

  • 適格請求書・適格簡易請求書の記載事項が増加
  • 消費税の端数処理が変化
  • 3万円以下の領収書でも保存が必須になった
  • 相手側から発行を求められたら発行義務が生じる

適格請求書・適格簡易請求書の記載事項が増加

先ほど適格請求書と適格簡易請求書に触れましたが、インボイス制度の導入により各書類の記載事項が増えます。増加した記載事項は以下のとおり。

適格請求書 適格簡易請求書
登録番号
適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
登録番号
税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率

インボイス制度が開始される2023年10月1日(日)以降は、上記項目に対応したフォーマットで領収書を発行してください。

消費税の端数処理が変化

インボイス制度導入後、消費税の端数処理は以下のように規定されます。

適格請求書等保存方式においては、適格請求書に記載すべき「消費税額等:の計算方法が定められており、取引に係る税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額に対して、10%又は8%(税込の場合は10/110又は8/108)を乗じて得た金額に対して端数処理を行い「消費税額等」を算出します。

したがって、適格請求書の記載事項である「税率ごとに区分した消費税額等」に1円未満の端数が生じた場合には、一の適格請求書につき、税率ごとに1回の端数処理を行います【例①③】。

引用元:国税庁|適格請求書等保存方式の概要|9ページ目(2023年4月23日時点)

非常にわかりづらいのですが、つまり端数処理は『税率8%・10%の商品ごとに、まずは金額を合算。そして各合計金額に対して、端数処理を行う』ということ。詳しくは以下のとおり。

商品名 税抜き金額 消費税額
人参※ 12,432円
ジャガイモ※ 15,678円
バラ 4,389円
チューリップ 12,432円
8% 対象計 28,110円
↑この金額に対して端数処理を実行する
2,248円
10%対象計 16,731円
↑この金額に対して端数処理を実行する
1,673円

※軽減税率(税率8%)の対象商品

8%の対象は『人参とジャガイモの合計金額』です。10%は『バラ・チューリップの合計金額』。これらに対して端数処理を行うということです。

『合算せずに各商品(人参・ジャガイモ・バラ・チューリップ)の金額に対して、端数処理を逐一行うのはNG』ということですね。何度も端数処理を行うのではなく、国税庁が言うように『税率ごとに区分して合計した金額』に対してのみ、1回ずつ端数処理を実行しましょう。

3万円以下の領収書でも保存が必須になった

インボイス制度の導入後、3万円以下の領収書でも保存が必須になります。

現行においては、「3万円未満の課税仕入れ」及び「請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由があるとき」は、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる旨が規定されていますが、適格請求書等保存方式の開始後は、これらの規定は廃止されます。

引用元:国税庁|適格請求書等保存方式の概要|15ページ目(2023年4月22日時点)

保存必須化により、消費税の計算や申告に関する記録管理が厳格化され、企業間の取引の透明性が向上します。間違えて捨てないように気を付けてください。

相手側から発行を求められたら発行義務が生じる

インボイス制度により消費税の納付方法が変わり、相手側からインボイスの発行を求められた場合に、発行義務が生じるようになりました。

適格請求書発行事業者には、国内において課税資産の譲渡等を行った場合に、相手方(課税事業者に限ります。)から適格請求書の交付を求められたときは、原則として、適格請求書を交付する義務が課されます。

引用元:国税庁|適格請求書等保存方式(インボイス制度の手引き)|1ページ目(2023年4月23日時点)

インボイス登録事業者になった場合、要求されたときは断れないことを覚えておきましょう。

インボイスに必要な対応は?発行者側の確認事項

発行者側が確認しておくべき、インボイス制度に必要な対応は以下の通りです。

  • 適格請求書発行事業者の申請を行う
  • 領収書の発行方法を検討する
  • マニュアルを作成する

適格請求書発行事業者の申請を行う

適格請求書発行事業者の申請を行いましょう。適格請求書の申請用紙・記入例・注意事項は『[手続名]適格請求書発行事業者の登録申請手続(国内事業者用)』でダウンロードできます。

特に注意事項に関しては、事前に必ず読んでおいてください。そうすれば「もう一度書き直すことになってしまった。インボイス制度の開始に間に合わない……」という事態を回避できます。

なお、適格請求書発行事業者の申請は『e-Tax※』からでも行えます。

※適格請求書発行事業者の登録申請だけでなく所得税や法人税の申告もできる、国税庁が運営しているサイトのこと。

申請しやすい方法を選んでくださいね。

領収書の発行方法を検討する

領収書の発行方法を検討しましょう。2023年4月の時点ですと領収書の発行方法は以下2つがあり、任意で選べるからです。

領収書の発行方法 送付方法

電子データ
手渡し
郵送
メール
クラウドサービスから送信

企業によっては紙もしくは電子データのどちらかを望む場合があります。業務のDX化が遅れている企業であれば、紙の領収書を欲しがるかもしれません。その一方でペーパーレス化に重きを置いている企業であれば、電子データの領収書を要求することでしょう。基本的には相手の意向をくみ取った方法で、領収書を発行してくださいね。

ただし2024年1月以降だと、電子取引の場合は以下のように電子データの保存が必須となります。

令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要ですので、そのために必要な準備をお願いします。
引用元:国税庁|電子取引データの保存方法をご確認ください(2023年4月21日時点)

この制度は2024年1月から開始するのですが、電子取引を行っている企業は今のうちに電子データの領収書発行に慣れておいた方が良いでしょう。制度が開始するのと同時に切り替える場合に比べて、トラブルを回避しやすくなるハズです。

もちろんその場合は、取引先の協力が必要になるでしょう。取引先と事前に話し合っておくことをおすすめします。

マニュアルを作成する

インボイス制度が開始される前に、マニュアルを作成しておきましょう。マニュアルがあれば、現場が混乱しにくくなるからです。

極論をいいますと、例えば『インボイス制度開始後の適格請求書の記載要件』を間違えて覚えている社員がいたとします。そうなりますと消費税の控除を適切に受けられない領収書を、相手にどんどん発行してしまいますよね。

万が一この事態に気づいたのが1か月後であれば、とてつもない数の再交付依頼が来ることは想像に難くありません。これでは現場が混乱することでしょう。取引先・回数が多い場合は対応に追われ、数日間は通常業務がストップするかもしれません。その結果、残業時間の増加・人件費の高騰は免れないハズ。下手をしますと責任問題に発展するかもしれません。

このような事態を回避するためにも、要点だけではなく基本および特例事項・注意点・ケーススタディなどをまとめたマニュアルは作成しておくべきです。担当者の方は、今のうちに作っておくと良いでしょう。

なお求められるマニュアルとしては、以下が考えられます。

  • インボイス発行方法や内容のマニュアル
  • インボイス紛失・訂正対応のマニュアル
  • インボイス管理・保存方法のマニュアル

これらのマニュアルは、法令や通達を参考にしながら、自社の業務やシステムに合わせて作成することが重要です。ご参考ください。

インボイス制度に対応!受注者側の確認事項

受注者側が確認しておくべき、インボイス制度に必要な対応は以下の通りです。

  • システムを見直す
  • 登録番号・記載事項・消費税区分を必ず確認する
  • 受け取った領収書を保存する

システムを見直す

インボイス制度の開始前に、受注者側はシステムを見直す必要があります。現在のシステムが適格請求書・適格簡易請求書に対応しているとは限らないからです。

例えば未対応システムのまま適格請求書を受け取ったとしても、登録番号などを記入する項目がありませんよね。そうなりますと、受け取った領収書の登録番号を自分で逐一手動入力することになるかもしれません。最悪の場合だと、端数処理も自分で計算することになるかもしれません。これでは負担が大きすぎます。

このような事態を回避するためにも、受け取る側はシステムを確認しておくべきでしょう。そうすれば現場が疲弊・混乱する確率をグッと減らせます。

登録番号・記載事項・消費税区分を必ず確認する

領収書を受け取ったときは、登録番号・記載事項・消費税区分を必ず確認してください。『消費税の控除には適格請求書が必要→適格請求書には登録番号などの記載が必須→未記入では適格請求書と認められない→その適格請求書では適切な消費税の控除を受けられない』からです。

未記入・記載ミスになっている適格請求書・適格簡易請求書を見つけた場合は、相手側に再発行を要求しましょう。

なお再交付を依頼する際に、ひょっとしますと「再発行って、依頼しても大丈夫なのかな?」と心配になるかもしれません。しかし心配はご無用です。適格請求書・適格簡易請求書の内容に誤りがあった場合、相手側には以下のように修正した各書類を再交付する義務があるからです。

適格簡易請求書は、交付した適格請求書(適格簡易請求書・適格返還請求書を含みます。)に誤りがあった場合、修正した適格請求書を交付する必要があります。

引用元:国税庁|適格請求書等保存方式の概要|12ページ目(2023年4月21日時点)

遠慮することなく、再発行をお願いしてくださいね。

受け取った領収書を保存する

受け取った領収書を保存しておくことも大切なポイントです。領収書は、商品やサービスの取引が行われた証拠となる書類であり、支払いの証明としても使われます。そのような事情もあってか、領収書は以下のように保存が義務化されています。

適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります(新消法57の4⑥)。
この適格請求書の写しや電磁的記録については、交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません(新消令70の13①)。

引用元:国税庁|5 適格請求書等の写しの保存|96ページ目(2023年4月21日時点)

領収書を保存することで、将来的に請求書と領収書の照合ができるため、支払い漏れや誤請求を防止できます。

また、税務署などからの調査に対応するためにも、領収書は必要不可欠。領収書の提示を要求されたときに、スムーズなやり取りをするため適切な保存をしておくことが重要です。

なお、保存方法については、紙の領収書であればファイルに整理し、電子の領収書であれば適切な形式で保存することが望ましいでしょう。紙の領収書に関しては、OCR技術を用いてPCにスキャナ保存するという方法もあります。その際は弊社のDenHoをぜひ使ってみください。

領収書とレシートの違いは?よくある質問

インボイス制度における、領収書関連の質問をまとめました。

  • 領収書とレシートの違いはなんですか?
  • インボイス制度により免税事業者が困るのはなぜですか?
  • インボイス制度の影響を受けない業種はありますか?

領収書とレシートの違いはなんですか?

領収書とレシートの違いは、宛名の有無にあります。そもそも領収書は、支払いを受けたことを証明する書類です。税務や経理の処理に必要な場合や、契約や約束の証拠として必要な場合に発行されます。

本題はここからで、領収書はレシートとは異なり、購入するたびに自動的に手渡されるものではありません。希望者にのみ発行してもらえます。つまりレシートほど、発行機会はそう多くはないということ。そのこともあり領収書の作成には、宛名を逐一記載する時間的余裕がレシートに比べてあるのです。領収書とレシートに宛名の有無がある原因は、ここにあります。

インボイス制度により免税事業者が困るのはなぜですか?

インボイス制度により免税事業者が困るのは、インボイスに登録をすれば納税額が増える、インボイスに登録をしなければ取引先から敬遠されるかもしれないからです。

どういうことかといいますと、まず従来は免税事業者であった『課税対象売上高が1,000万円以下の事業者』でも、インボイス発行事業者になることで消費税の納税義務が発生します。

インボイス発行事業者は、基準期間の課税売上高が 1,000 万円以下となった場合であっても免税事業者にはならず、消費税及び地方消費税の申告義務が生じますのでご注意ください。
引用元:国税庁|消費税の仕入れ税額控除としてインボイス制度が開始されます|1ページ目(2023年4月22日時点)

つまりインボイス制度の実施前と同じ売り上げだったとしても、納税額が数十万円規模で増えるおそれがあるということ。これが免税事業者を困らせる理由になっています。

そうなりますと「インボイスに登録をしなければいいじゃないか」と思うかもしれません。しかし登録をしないとなりますと、今度は適格請求書を発行できないという問題が発生します。その結果、記事の冒頭でも触れましたように取引先は消費税の控除を受けられなくなります。そうなれば、自社が取引先リストから除外されるおそれが出てくるのです。

インボイス登録をすれば納税額が増える。インボイス登録をしなければ取引先から敬遠をされるかもしれない。インボイス制度の登場により、この2つの問題が同時に浮上したため免税事業者は困っているわけです。

正直な話、取引先・回数が減れば納税どころではありませんから、基本的にはインボイス登録をした方が良いでしょう。よく検討してみてください。

インボイス制度の影響を受けない業種はありますか?

インボイス制度の影響を受けない業種は、以下の通りです。

A インボイス制度の実施後も、免税事業者の売上先が以下のどちらかに当てはまる場合は、取引への影響は生じないと考えられます。
① 売上先が消費者又は免税事業者である場合
消費者や免税事業者は仕入税額控除を行わないため、インボイスの保存を必要としないからです。
② 売上先の事業者が簡易課税制度を適用している場合
簡易課税制度を選択している事業者は、インボイスを保存しなくても仕入税額控除を行うことができるからです。
そのほか、非課税売上げに対応する仕入れについては仕入税額控除を行うことができませんので、例えば医療や介護など、消費税が非課税とされるサービス等を提供している事業者に対して、そのサービス等のために必要な物品を販売している場合なども、取引への影響は生じないと考えられます。

引用元:公正取引委員会|免税事業者及びその取引先のインボイス制度への対応に関するQ&A(2023年4月22日時点)

上記に当てはまる業種は、それほど心配しなくても大丈夫でしょう。

まとめ インボイス制度に対応した領収書を発行しよう

ここまでインボイス制度および領収書の解説をしてきました。インボイス制度の実施により、領収書の記載要件は変化します。そのためインボイス制度が始まる前に、追加項目に対応したシステム・フォーマット・管理体制を構築しておくことが肝要です。そうすれば大きな混乱を招くことなく、スムーズに対応できるでしょう。

またインボイス制度の開始に伴い、適格請求書は保存が必須となります。今まで以上にしっかりとした管理体制が必要となります。管理体制が適切であれば、紛失などのトラブルを避けられるでしょう。それだけでなく、各領収書を探しやすくもなるハズ。業務の効率化も狙って、管理システム・体制を構築するのがおすすめです。

なお領収書をスキャナ保存する場合は、ぜひ弊社のDenHoをご利用ください。DenHoはアップロードするだけで、AI-OCRにより電子帳簿保存法の必須要件である検索用の項目(取引先名、取引金額、取引日付)を自動でデータ化し、帳票の種類も自動で振り分けてくれるため、業務負荷が増えることなく電子帳簿保存法への対応を実現します。ぜひご検討ください。


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