商業送り状（インボイス)とは貿易における商取引書類のこと！記載内容を解説

「商業送り状（インボイス）にはどのような役割があるのかわからない」
「商業送り状には何を書けば良いのだろうか」

貿易を行っている企業の担当者の中には、上記のように考えている方もいるかもしれません。

商業送り状は、貿易を行う際に欠かせない書類です。取引を円滑かつ効率的に行うための役割を持ち、輸出する貨物の詳細や金額など取引の詳細が把握できるという特徴があります。

また納める関税額の算定にも用いられ、通関時に税関へ提出しなければなりません。書類の内容が間違っていると納税額にも影響するため、不備がないように作成しましょう。

さらに、取引を行う国によっては、商業送り状とは別に公用送り状の提出が求められる場合もあります。公用送り状は、フォーマットやビザの有無などに注意が必要です。

本記事では商業送り状とは何か、役割、記載内容、貿易で使用される商業送り状以外の送り状を解説します。貿易取引で用いられる商業送り状やその他送り状作成への理解を深めたい方は、ぜひ参考にしてください。

商業送り状（インボイス）とは商取引書類のこと

商業送り状とは、海外との貿易を行う際に発行する商取引書類のことです。

商業送り状（インボイス）とは？
商業用送り状が必要な理由

具体的にどのようなものなのかを解説します。

商業送り状（インボイス）とは？

商業送り状（インボイス）は海外へ貨物を送る際に作成しなければならない書類です。有償・無償取引にかかわらず作成し、主に以下の情報を記載します。

発送元・発送先の情報
貨物の数量や金額などの詳細
取引条件

各項目の詳細は後述しますが、商業送り状は輸出者側が任意で項目を決定し、作成・発行するものです。ただし、税関や輸入者側も取引内容の確認や証明する書類として使用します。

そのため商業送り状を作成する際は、どのような貨物を・どこに・どのくらい輸送するのかが一目でわかるようにしなければなりません。場合によっては輸入者側からの要望にあわせて項目を追加するケースもあるでしょう。

また、国際的な取引で使用するもののため、送り先の国で通じる言語での作成が求められます。世界共通の言語として、英語での作成が一般的です。

商業用送り状が必要な理由

商業送り状（インボイス）が必要な理由は、通関時に税関へ提出しなければならない書類だからです。農林水産省の発表している資料では、以下のように説明されています。

インボイスは、海外へ貨物を発送する場合に、荷送人(輸出者)が荷受人(輸入者)にあてて作成する貨物の明細書です。輸出入通関の際に税関へ提出することが義務づけられた重要な書類です。

引用元：農林水産省｜農林水産物・食品輸出の手引き～国際輸送の鮮度保持技術・事例を中心に～｜参考資料2｜1ページ目（2023年10月10日時点）

商業送り状は関税や貿易にかかる消費税などの税金が正しく納められているかを確認する、関税関係書類にも該当します。輸入者は税関への輸入申告の際、商業送り状の内容をもとに関税などの税金を納付します。品目や金額などの詳細が明記されていれば、納税手続きをスムーズに行えるでしょう。

輸出入のどちらであっても、貿易取引の内容証明だけではなく、適正な納税の証明のためにも必要です。そのため、不備がないように作成することが求められます。

なお作成した商業送り状をデータ化させるのであれば、弊社のスマートOCRをぜひお使いください。スマートOCRには優れた『表認識機能』が搭載されているため、複数行項目のスムーズなデータ化が可能です。ぜひスマートOCRをご利用ください。

明細書や請求書など！商業送り状の役割は3つ

商業送り状の役割は以下の3つです。

明細書
請求書
納品書

それぞれどのような役割なのかを解説します。

明細書

商業送り状（インボイス）が担う役割の１つが明細書です。輸出入者が取引内容や金額などを明確に確認する明細書の役割を担っており、主に以下の項目を明記します。

貨物の品目
単価
数量
合計金額

どのような貨物をどのくらいの数や金額で取引をしたかがわかるようにするのが一般的です。取引先との認識に齟齬がないかを確認し、認識の相違や捉え間違いによるトラブルを防止できます。

また、商業送り状は契約内容に基づき作成するものです。もし契約した内容と齟齬があった場合は、先に契約を結び直し、結び直した契約内容に合わせて作り直します。これにより、契約内容と実際の取引に齟齬がないことを明確に示しましょう。

請求書

商業送り状（インボイス）は請求書としての役割もあります。請求書の役割は以下の通りです。

金額に関する取引先との認識の相違やトラブルを防止
支払い情報の明示および共有
自社の売上・利益の証明

請求金額を書面で明確に示すことにより、取引先との認識の相違を防げます。取引にかかる金額をすべて明記しているため、取引相手へ請求金額の提示と互いに認識を共有したうえでの支払いの請求が可能です。

輸入者は商業送り状の内容に基づき支払いを行うため、輸出者側にとっては自社の売上や利益を証明する書類にもなります。支払い期限も明記するのが一般的であり、どの取引がいつ請求できるのかといった請求管理も可能です。

納品書

商業送り状（インボイス）は納品書としても扱われます。納品書とは主に以下の役割を担う書類です。

納品物の詳細を伝える
どの発注に対する納品かを明確にする

取引内容の詳細を明記するため、商業送り状だけで納品内容を把握できます。商業送り状は輸出者が任意で番号を振って管理するのが一般的です。番号をもとに契約書や取引に関連する書類をまとめて管理を行えば、輸入者側も届いた貨物がどの発注に対するものか把握しやすくなります。

また、商業送り状とほかの取引関連書類を紐付けて管理することで、納品済みかどうかの把握が効率的に行えます。

輸出貨物や船積港など！商業送り状の記載内容

商業送り状には以下の項目を記載します。

インボイス番号（Invoice No.）
発行日（Date）
輸出者情報（Shipper/Exporter）
輸入者情報（Consignee）
積載予定の船もしくは飛行機情報（Shipped Per or Air Freight）
出航予定日（Sailing on or about）
船積港情報（Port of Loading）
仕向港情報（Port of Distination）
貿易条件（Trade Terms）
支払い条件（Payment Terms）
貨物品名（Description on Goods）
貨物単位（Quantity）
貨物単価（Unit Price）
数量と単価を掛け合わせた金額（Amount）
合計金額（Total）
原産国（Certificate of Origin）
荷印（Shipping Mark）
支払い先情報（Bank detail）
輸出者のサイン（Sign）

それぞれどのような内容を記載するのかを解説します。

インボイス番号（Invoice No.）

インボイス番号は作成者（輸出者）側が任意で設定する番号です。インボイス番号を契約書などほかの取引関連書類にも明記することで、関係性を明らかにできます。これにより取引の管理がしやすくなります。

また、インボイス番号を関連する関税関係書類にも付与すれば、取引内容と納税手続きが適正に行われていることの証明も可能です。

発行日（Date）

発行日は、商業送り状（インボイス）を取引先へ発行した日を記入するのが一般的です。月日だけではなく年月日を記入します。年の表記は元号ではなく西暦です。なお、場合によっては貨物を出す日（出航予定日）を発行日として記載するケースもあるでしょう。どちらを記載すべきかを、取引先に事前に確認するのが良いでしょう。

輸出者情報（Shipper/Exporter）

輸出者情報では、以下の項目を記載します。

輸出する事業者名
部署名
担当者名
事業者の住所
電話・FAX番号
メールアドレス

上記のほか、会社のロゴを記すケースもあります。輸出者を明らかにするために必要な情報のため、不備のないようにしましょう。

輸入者情報（Consignee）

輸入者情報では、以下の項目を記載します。

輸入する事業者名
部署名
担当者名
事業者の住所
電話・FAX番号
メールアドレス

輸出者情報と同じく、住所や連絡先などを記載します。配送先が輸入者情報とは異なる場合は、配送先の情報も必要です。

なお、輸入者情報欄を以下の英語表記にしているケースもあります。

Messrs
Shipped to
Accountee

いずれも輸入者情報を指しているため、捉え間違えないように注意しましょう。

積載予定の船もしくは飛行機情報（Shipped Per or Air Freight）

積載予定の船もしくは飛行機情報には輸送手段を記載します。具体的には、貨物の輸送時に利用する船や飛行機の便名です。便名を明らかにすることにより、取引を行っている貨物を輸送する船や飛行機が特定できるようにします。

船を利用して海上輸送する場合は『Shipped Per』と英語表記しますが、飛行機による航空輸送の場合は『Air Freight』や『Air』と表記します。

出航予定日（Sailing on or about）

出航予定日は、貨物を載せた船が港を出航する予定日のことです。飛行機の場合はフライト予定日です。場合によっては『On or About』や『On』と表記されているケースもあるでしょう。

船積港情報（Port of Loading）

船積港情報には貨物を積んだ港と港のある国名を記載します。船積港情報は、貨物がどこから来たものかを明らかにする情報です。船荷証券にも記載する情報のため、内容に齟齬がないようにしましょう。

仕向港情報（Port of Distination）

仕向港情報には貨物を降ろす港と港のある国名を記載します。貨物をどこに降ろすかを明らかにする情報です。輸出した貨物の行き先を示す情報でもあるため、間違いがないか確認したうえで記入しましょう。

貿易条件（Trade Terms）

貿易条件には、あらかじめ輸出入者間で決めた条件を明記します。インコタームズとも呼ばれ、国際商業会議所（ICC）が制定した国際規則に則った貿易条件を定めなければなりません。

インコタームズは、取引条件の解釈に対して誤解や解釈の相違によるトラブルを回避する目的で制定されました。全部で11の規則が定められており、2つのクラスに分類されています。

貿易取引を行う際には、輸送方法や輸送時の保険料、関税の負担などあらかじめ輸出入者間で取引条件を決めておかなければなりません。また、輸送時に何らかのトラブルが発生するリスクもあるため、リスク発生時にどちらが対応するかも決める必要があります。

取引条件に認識の相違があった場合、トラブルが発生した場合にスムーズに対応できなくなってしまいます。そのため、両者の認識に相違がないよう、国際的な規則に則って貿易条件を記入しましょう。

支払い条件（Payment Terms）

支払い条件には、取引の決済方法を明記しましょう。決済方法は大きく分けて以下の2つです。

為替手形
送金決済

為替手形を使用する場合、信用状（L/C）に基づいた決済が一般的です。信用状を用いる場合、輸入者側の銀行が輸出側に対して代金の支払いを確約します。万が一輸入者側が支払いをできない状況になったとしても、輸出者側には銀行から支払いが行われる決済方法です。

信用状がない場合の為替手形による決済には、以下2つの方法があります。

手形支払書類渡し（D/P）
手形引受書類渡し（D/A）

ただし、どちらも輸入者側が決済をするまで輸出者は代金が回収できません。輸出者側にとっては不利な決済方法である点に注意しましょう。

送金決済の主な方法は以下の通りです。

電信送金（T/T）
送金小切手（D/D）
国際郵便為替（(Postal Money Order）

上記のほか、支払いのタイミングを支払い条件として提示します。支払いのタイミングは主に以下の3つです。

前払い（Advanced Payment）
同時払い（Cash on Shipment またはCash on Delivery）
後払い（Deferred Payment）

支払い条件は契約時点であらかじめ決めた方法をもとに記入しましょう。

貨物品名（Description on Goods）

貨物品名には輸出する貨物の品名を記載します。商品名や品番など、貨物が何であるかを明確に示さなければなりません。

関税は品目によって税率が異なるため、商品名の総称を明記する必要があります。ブランド名や品番・型番のみでは品目がわからず関税額が算出できないため、輸出申告時に税関で認められない可能性があるでしょう。ご注意ください。

貨物単位（Quantity）

貨物単位に記載するのは、輸出する貨物の数量です。どの貨物がどのくらいの量があるのかを明確に示す必要があります。貿易取引で用いられる代表的な単位は以下の通りです。

種類	単位
重量	MT（トン）、KG（キログラム）、CT（カラット）
容積	CM（立方メートル）、KL（キロリットル）、L（リットル）
長さ	M（メートル）、FT（フィート）
数量	NO（個、本、枚、頭、羽など）、DZ（ダース）、ST（組）

貨物の種類や数え方に注意し、適切な単位を記入しましょう。

貨物単価（Unit Price）

貨物単価には貨物1個あたりの単価を記載します。取引先に請求する合計金額や関税、消費税などの納める税金額にも影響する項目です。金額に間違いがないように注意しましょう。

また、国によって通貨名は異なるため、通貨コードと通貨の表記にも注意が必要です。例えば、ドル（＄）が通貨の国はアメリカ以外にもカナダ（C$）やオーストラリア（A$）など複数あります。国によって通貨単位の表記が異なるため、間違えないようにしましょう。

無償取引の場合も貨物単価が必要です。無償取引とは、プレゼントやサンプル品を国外の取引先へ無償で提供する場合などが該当します。

単価金額を『0円』と記載できず、市場価格に基づいた貨物単価を記入しなければなりません。その理由は、無償取引であっても関税がかかるからです。単価金額に基づき、関税が算出されます。無償取引だからといって0円としないように注意が必要です。

貨物単価を記入したうえで、無償提供であることを示す以下のどちらかを明記します。

No Commercial Value
Value For Customs Purpose Only

無償の理由も書かなければならないため、漏れがないように注意しましょう。

数量と単価を掛け合わせた金額（Amount）

数量と単価を掛け合わせた金額には、小計にあたる金額を記載しましょう。貨物単位と単価を掛け合わせ、消費税などは含まれない金額です。

合計金額（Total）

合計金額は、消費税なども含めた、取引相手に対して請求する総額のことです。支払う側は記載されている合計金額をもとに決済を行います。金額が間違っていると支払われる代金も変わってしまうため、間違いがないよう発行前にしっかりと確認しましょう。

原産国（Certificate of Origin）

原産国には、輸出する貨物の原産地を記載します。原産国の記載は、特恵関税制度を利用して輸出を行う場合に必要です。

特恵関税制度とは、特定地域の原産品に対して一般よりも関税率を低くしたり免税したりする制度です。主に開発途上国が原産地の貨物に対して適用されます。特恵関税制度を利用して貿易を行う場合は、税関への輸出申請時に、原産地証明書の提出と商業送り状へ原産地の記載が必要です。

原産国は『Made in 国名』と記載します。関税率に関わる項目のため、間違いのないように注意しましょう。

荷印（Shipping Mark）

荷印とは、輸出する貨物の外装に記載する独自のマークのことです。ケースマーク（Case Mark）とも呼ばれ、外装に記号や番号を記すことで中身の判断や仕分けなどをわかりやすくする役割を担います。荷印は取引相手に確認したうえで任意で設定するのが一般的です。

荷印には主に以下のマークを付与します。

主マークである記標と買手の頭文字を組み合わせたマーク（Main Mark）
仕向港（Port Mark）
ケースナンバー（Case No.）
貨物の原産地表示（Country of Origin；例、Made in Japan）
取扱上の注意（Care Mark）
総重量（Gross Weight）
純重量（Net Weight）
容積（Measurement）

引用元：ジェトロ（日本貿易振興機構）｜荷印（ケースマーク）の記載内容および記載方法：日本（2023年10月10日時点）

荷印があれば、輸入者側では荷印をもとに中身を判別したり、荷印ごとに仕分けをしやすくしたりできます。

また、荷印を使用する場合はパッキングリストや船荷証券などにも記すのが一般的です。荷印は簡単でわかりやすいものにしたほうが書類作成の手間を省けます。なお、国によっては荷印を義務づけている場合もあるため、取引の早めの段階であらかじめ確認しましょう。

支払い先情報（Bank detail）

支払い先情報では支払う代金の振込先の情報を記載します。為替手形や送金決済を行ったあと、代金が振り込まれる銀行名や口座情報などを明記しましょう。

支払い先情報をもとに決済を行うため、内容に誤りがある場合はスムーズな決済ができません。間違いがあった場合、海外の銀行や取引先とのやり取りが必要なため、手続きが煩雑になったり時差の関係で想定以上に時間がかかったりする可能性があります。間違いがないよう、発行前にしっかりと確認しましょう。

輸出者のサイン（Sign）

輸出者のサインには担当者の署名を入れましょう。商業送り状は電子的に作成しても問題ありませんが、サインは電子署名ではなく直筆が求められるケースがある点に注意が必要です。肩書きがある場合は名前とあわせて記入しましょう。

貿易でよく使われるその他送り状を解説

貿易で使われる送り状は、商業送り状以外にも以下4つあります。

仮送り状（Proforma Invoice）
通関用送り状（Customs Invoice）
領事送り状（Consular Invoice）
公用送り状（Official Invoice）

それぞれどのような役割を持っているのか、特徴を解説します。

仮送り状（Proforma Invoice）

仮送り状は見積書としての役割を担うものです。見積送り状とも呼ばれ、契約内容がまだ固まっておらず、金額や数量などの変動がある段階で作成されます。

見積書として発行時点で決まっている契約内容を示し、それもとに取引内容の交渉や調整が行われる可能性があります。仮送り状を確認した輸入者側から、記載項目に関する要望が出されるケースもあるでしょう。

このように、仮送り状は発行してから内容が変動する可能性があるため、正式な商業送り状（インボイス）としての役割はありません。仮送り状をもとに取引相手と内容に齟齬がないことを確認したうえで、正式な商業送り状の発行が必要です。正式に発行したあとは基本的に取引内容の変更ができないため、仮送り状の段階で両者の認識のすり合わせを徹底しましょう。

また仮送り状は、事前の輸入許可申請に必要な商業送り状の作成・発行に時間がかかる場合に作成するケースも少なくありません。この場合は、主に取引先から仮送り状の提示を求められて対応するケースが多いでしょう。どちらにせよ、取引先とよく確認することが重要です。