請求書や領収書だけじゃない。電帳法の対象帳票はこんなにある。

請求書や領収書だけじゃない。電帳法の対象帳票はこんなにある。

国税関係書類を保存する義務

企業や事業者は法人税法や所得税法において、7年間は帳簿や書類などの国税関係書類を保存する義務があります。国税関係書類は取引に関係する書類として幅広い種類が対象となります。

企業規模が大きくなるにつれて、国税関係書類の量も膨大になることから、これらの書類を電子データにて保存を認める電子帳簿保存法が制定され、電子帳簿保存法の第4条3項では、決算関係書類と、紙で授受する国税関係書類を紙に代わって電子保存することを認めることが規定されています。

電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類の電子データ保存をいざ検討されるとき、「はて?どこまでが電子保存の対象書類なのか?」という疑問をお持ちの実務担当者も多いことでしょう。

そこで、電子帳簿保存法のスキャナ保存における国税関係書類の対象となる具体例をまとめてみました。

区分 書類の名称・内容
重要な書類 契約書
領収書
預かり証
借用証書
預金通帳
小切手
約束手形
有価証券受け渡し証書
社債申込書
契約申込書(定型的約款なし)
請求書
納品書
送り状
輸出証明書
及び恒久的施設との内部取引に関する書類のうちこれらに相当するもの並びにこれらの写し
重要な書類以外の書類 検収書
入庫報告書
見積書
注文書
契約書(定型的約款あり)
これらに準ずる書類及びこれらの写し

重要な書類に区分されるものは、資金や物の流れに直結・連動する書類という位置づけで区分されています。
一方、一般書類に区分されるものは、資金や物の流れに直接・連動しない書類という位置づけです。

令和3年までの改正前の電子帳簿保存法では、書類の重要度に応じて、スキャナ保存入力までの期間制限に違いがありましたが、令和4年以降の電子帳簿保存法では保存入力の期限が統一されたため、重要な書類と一般書類における運用上の違いはありません。

電子保存はメリットもあるが、デメリットもある

国税関係書類として、保存を義務化されていた書類の種類がこれだけの数あるということでも驚きです。

電子保存できれば、紙で保存する場合に確保しなければいけなかった保管スペースの問題が解消されるというメリットもありますが、電子保存するためには、取引先名・金額・日付で検索できるようにしなければならないというハードルがあります。

人が手作業で、検索用のデータを登録するのは、かなりの労力がかかります。DX推進として電子帳簿保存を始めたのに、人の作業が増えてしまっては本末転倒です。
そこで今、注目されているのは、AI-OCRを利用して、検索データを自動生成するという方法です。AI-OCRとは画像データをAIが読み取り、画像内の文字をテキストデータとして抽出してくれる仕組みです。

株式会社インフォディオで提供する「DenHo(デンホー)」でもAI-OCRは標準搭載されており、電子帳簿保存の検索データを自動で生成するため、運用の負担なく国税関係書類の電子データ化が実現可能です。AI-OCR搭載の電子帳簿保存システムを検討の際にはDenHoも候補に入れていただければ幸いです。

意外に大変なのは書類の仕分け

AI-OCR搭載の電子帳簿保存対応システムはどれも、検索用のデータが自動で作成されることをメリットとしてうたっており、便利であることは間違いありません。

しかし、実際に導入してみると、導入前には気づかなかったことに遭遇することはよくあるようです。
例えば、書類の仕分けがその一つです。

対象の書類の種類が多くなると、書類の種類を区分するディレクトリ(またはグループ区分フラグ)などがたくさん必要になります。

保存の際は書類の種類別に人の手で仕分けして保存する製品が多くを占めます。

すると、保存の際、目的の書類の区分を見つけ選択する(または目的の書類のディレクトリを開く)のに手間がかかるようになります。

また、保存時に書類の種類を間違えて保存することも増えるようになります。

さらには、書類の中には、発注書兼納品書とか、請求書兼領収書のように、1枚の書類で複数の種類区分に分類することができるものが現れることもあり、その都度、運用方法に頭を悩ませることも増えるようになります。

ちなみに株式会社インフォディオで提供する「DenHo(デンホー)」では、AIが書類の仕分けを自動で行うため、仕分けに人の手を煩わせることもありません。また、DenHoでは、タグとして書類を分類しているため、一つの意書類に複数種類の区分を付与することも可能であり、運用方法に悩むこともなく誰もがわかりやすいシンプルな運用が可能です。

書類の仕分けという視点でも電子帳簿保存システム選びで気を付けてみることをお勧めいたします。

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