うっかりやりがちなミス。電子帳簿保存法対応の運用で気をつけたいこと。

令和4年の改正電子帳簿保存法の施行で、制度が大幅緩和されたことにより、領収書や請求書等の書類の電子保存の敷居が下がりました。

紙で受領した領収書や請求書をスキャンして保存、またはスマートフォンで撮影して保存することで、原本を破棄できるようになります。
物理的な保管スペースを削減できるだけでなく、テレワークの推進にもつながることから、電子帳簿保存法のスキャナ保存は、企業への採用が広がり続けています。

電子帳簿保存法は複雑で難解な法律でもあるため、法律を部分的にしか把握していなかったことで電子帳簿保存法の規定の要件を実はクリアしないまま運用していたなんてことが起こりがちです。

そこで、電子帳簿保存法対応として、うっかりやりがちなミスの具体例をご紹介いたします。

スキャナ保存で白黒・グレースケールはNG

電子帳簿保存法のスキャナ保存においては、スキャンした書類画像、スマートフォンで撮影した書類画像においては階調は２５６階調以上でなければならないと規定されています。
わかりやすく言いかえるならば、カラーでスキャン・撮影しないとダメということです。

スマートフォンでは、標準カメラアプリを普通に利用している限りでは、カラーで撮影することになるので、問題になることはありませんが、スキャナーでスキャンするるときは注意が必要です。

複合機でプリントアウトのときにいつも白黒で印刷してるからスキャンのときも癖で白黒を選んでしまった。あるいは、レシートは白黒印刷された紙だから、わざわざカラーでスキャンする必要はないと判断し、白黒でスキャンしてしまったといったケースが考えられます。

電子帳簿保存法においては電子取引で授受した書類の場合は、送付された書類が白黒であれば、そのままの状態で保存することになりますので、電子保存により管理する書類はカラーも白黒も混在することでしょう。そのため、スキャナ保存においても白黒で保存しても良いと誤解されることがあります。電子取引とスキャナ保存の管理要件の違いについて正しい認識のもと運用するよう注意が必要となります。