電帳法対応だけが目的ではもったいない！電子保存でさらなるDX推進メリットを享受するには

電子帳簿保存法が令和４年から改正されて、電子取引で授受した請求書や領収書等の書類においてはデータでの保存が義務化されました。

改正法施行の直前で２年の宥恕（ゆうじょ）が決まり、令和５年１２月３１日まではやむを得ない事情があれば紙での保存も認められることになりましたが、令和５年１２月３１日までに電子保存ができる環境を整備しなければなりません。

企業によっては取り扱う書類の量が多いようであれば、電子帳簿保存に対応したシステム化も検討することになるでしょう。

法律で規定された義務である以上、取り組まないわけにはいかないのですが、そもそも電子帳簿保存法対応というのは税務調査を円滑に遂行することが目的ということもあり、電子帳簿保存法対応のシステムが利益を生むことはありません。そのため電子帳簿保存法対応へのシステム投資への優先順位が低いなんてことも・・・。

電子帳簿保存法対応のシステム投資を稟議に上げるにしても、予算を取りにくい、わかりやすいコストメリットがないと決裁が通りにくい等の悩みをお持ちの担当者も少なくないでしょう。

電子帳簿保存法対応というのは、取引先名・日付・金額の３つの検索用データを登録する作業が新たな業務として負担が増えるので、これらをいかに効率的に処理するかというのが、電子帳簿保存法対応システム導入の柱となるポイントです。

しかし、法改正前はもともと存在しなかった業務だったので、新たに増えた利益に結び付かない業務が効率化されたところで、システム化のインパクトは小さいといわざるを得ません。

そこで、電子帳簿保存法へ対応しつつも、さらに社内の他の業務のDX推進につながるようなソリューションを導入するという提案にすることで、社内説得に挑むのはいかがでしょうか。

電子保存にもう一つプラスしたDX推進メリットを

実は、電子帳簿保存法に特化したAIソリューションである「DenHo（デンホー）」では、電子帳簿保存法に対応し、スキャナ保存や電子取引の書類を簡単・効率的に保存することはもちろんのこと、使い方次第で、企業の官公庁のDX推進につながる便利な機能が搭載されています。

その一つが、全文検索機能です。

DenHoでは、OCRにより画像から文字を読み取る際、画像の中にあるすべての文字を読み取り、データベースへ保存するという特徴があります。そして、これらすべての文字を検索することが可能です。他のAI-OCR製品では指定した項目やエリアのみの文字しか読み取ることがなく、検索できるのは限られた項目内の文字列であるのに対し、DenHoでは何でも検索対象になるという大きな違いがあります。

DenHoの全文検索機能は、ファイルを横断して高速で検索することができるため、検索したいキーワードが文書内に記載されているファイルを瞬時にリストアップすることが可能です。

これまで、スキャンした画像ファイルや、写真などは、せっかく保存しても探し出すことが難しく、有効利用されずに眠っていることがよくありましたが、DenHoを利用すると簡単に探し出すことができるようになり、保存した書類が有効活用できるようになります。

利用例１　営業資料の保存

卸売業や小売業など、数多くのメーカー商品を取り扱う企業では、多くの商品カタログを抱えているかと思われます。
多くの商品を扱っていると、カタログを保管する場所も取る上、目的のカタログを探し出すことも労力が要ることでしょう。メーカー・型番がわからないと探すのに苦労することも多いはずです。
DenHoへカタログをアップロードすることで、カタログの中に記載された文字から検索できるので、あいまいな記憶からでもキーワード検索で目的のカタログを探し出すこともできるでしょう。

DenHoはクラウドサービスなので、外出先でタブレットやスマートフォンでカタログを探すなんてことも可能になります。もちろん、営業担当にはカタログ検索のみに限定した機能制限をかけてアカウントを作成して運用することもできます。

自社の取り扱い製品のカタログだけではありません。競合他社の製品カタログを展示会で集めてきても、引き出しに眠らせて有効活用できずにいるなんてことは誰しも経験があることでしょう。
競合他社に関する資料もDenHoにアップロードすることで、社内で共有することもできる上、いざというときに即座に検索して探し出すことができるようになります。

利用例２　古い社内文書の保存

システム化が進み、現在の運用においてはシステム内でデータ検索ができるので普段は困ることはないが、システム化以前の社内資料においては紙で保存しており、古い文書を探すときには苦労されるというのは社歴の長い企業ほどよくあります。

めったに利用しないのですが、ごくまれに利用することがあるので捨てられない。かといって検索できるようにデータ起こしするコストまではかけられない。そんなときはDenHoにアップロードしてしまえば、文書を検索できるようになり、文書保管倉庫もすっきりします。高速スキャナーを利用すれば、短期間でのデータ化も実現するでしょう。

OCRのイメージから文字中心の文書を連想しがちですが、文字で構成される書類ばかりではありません。設計図のような図面にも活用できます。図面を探す際には、図面に記載された文字を手掛かりに探すので、図面の中の文字を全文検索できるDenHoなら目的の図面を探し出すことだって可能です。