【解説】インボイスの保存で気を付けたいポイント

インボイス制度では、準備段階においては請求書のフォーマットの変更や登録番号のことが注目されがちであり、インボイス制度対応を解説するWEBの記事では、請求書の発行業務に焦点が当たっていることが多いのですが、受領した請求書の保存においても企業が注意すべき点がいくつかあります。

ここでは、インボイス（適格請求書）の保存について気を付けたいポイントについて解説いたします。

インボイスとはどんな書類？

そもそもインボイスとはどのような書類でしょうか。
インボイス制度においては、インボイス（適格請求書）の発行が義務付けられますが、インボイスは請求書に限ったものではありません。
インボイスにおいては必要な記載事項は定められていますが、様式や書類名は特に定められていません。

このため、請求書、領収書、納品書、レシート等のいずれであっても、必要な事項が記載されていればインボイスに該当します。
インボイスとして必要な記載事項については、こちらの記事で解説していますので、よろしければ参考にしてください。

OCR-Lab

インボイス制度とは？２０２３年１０月スタートまでにどうすればよい？

https://www.smartocr.jp/ocr-lab/?p=475

インボイス制度って何？という方のためにインボイス制度について要点をまとめました。インボイス制度とはインボイス制度とは正式名称を「適格請求書保存方式」と言います。請求書や領収書などの記載や保存について改めて法律で規定されました。インボイス制度では、適格請求書と呼ばれる、所定の記載要件を満たした請求書を利用することで、消費税の計算を正確に把握することを目的にしております。インボイス制度はいつから２０２３年１０月１日から開始されます。インボイス制度が影響のある人、法人消費税を納付している課税事業者...

インボイスの保存

インボイスの保存においては、令和５年１０月１日より変更があります。
現行の消費税法では、インボイスは発行者に保存義務はありませんが、インボイス制度の開始後は発行者もインボイスを保存することが義務付けられます。
また、受領した請求書等においても対価の額が３万円未満の取引の場合はこれまでは保存しなくても大丈夫でしたが、インボイス制度では金額に関係なく保存することが義務付けられています。

インボイスに不備や不正があったらどうなる？

インボイスは、税率別の消費税額や対価の額、事業者の登録番号など、規定の記載事項を満たしていなければ、消費税の仕入税額控除が認められません。
仕入税額控除が認められないということは、修正申告が必要となり消費税の納付額も増えることになります。

インボイスを受領した際には、受領者は記載項目に不備がないかをチェックすることが求められるようになるでしょう。
もし、受領したインボイスに記載不備が見つかった場合には、そのままでは消費税の仕入税額控除の対象にできないため、発行者に訂正したインボイスを再発行してもらうように依頼しましょう。

また、登録番号のないインボイスは仕入税額控除の対象にならないからと虚偽の登録番号を記載しインボイスを発行した場合などにおいては、1年以内の懲役又は50万円以下の罰金が科せられます。

受領したインボイスのチェックを効率化する方法

インボイス制度の開始にともない、今後は受領したインボイスに不備がないかを確認する業務が増えることになります。
インボイスの記載項目の要件をチェックするのは、とても手間がかかります。
取引先ごとにフォーマットが異なる上、チェックすべき項目数も多く、判断が難しい内容も含まれるからです。
インボイスの書式についてはこちらで確認できます。

OCR-Lab

インボイス制度とは？２０２３年１０月スタートまでにどうすればよい？

https://www.smartocr.jp/ocr-lab/?p=475#invoice-fmt

DenHoでは受領したインボイスの記載項目のチェック機能の搭載を予定しています。
具体的には、請求書やレシートをAI-OCRで読み取り、インボイスに必要な記載項目の有無を自動でチェックします。
事業者の登録番号においては、記載有無のチェックだけでなく国税庁の登録番号のデータベースと照合し、登録番号の真偽をチェックします。

DenHoは電子帳簿保存の業務効率化はもちろんのこと、インボイス制度対応においても業務効率化を実現することができます。

法律制度の変更に伴い、業務に変更が起こることを避けることはできませんが、最新IT技術を活用した業務効率化により負担を増やさないようにすることは可能です。その一つとしてDenHoをご検討いただければ幸いです。