株式会社米澤商事は、修学旅行の荷物配送などの運送業や衣料品の卸売りなどの事業を展開しています。

今回は、修学旅行の荷物配送の書類処理にスマートOCRを導入し、効率化を実現した事例について、代表取締役の米澤さんと担当者の小田嶋さんにお話しをうかがいました。

無料トライアルで性能の高さを実感。書類処理を大幅に効率化できると確信した

貴社の事業について教えてください。

米澤さん：弊社の主な事業内容は、運送業と衣料品の卸売り、ユニフォーム・クラスTシャツなどの製造・販売です。運送業は主に、修学旅行の荷物配送をしています。修学旅行の荷物配送は、修学旅行を担当している旅行会社様からの依頼で、修学旅行生たちの荷物を学校で集荷して現地に送り、現地から自宅等に届けるといったサービスです。

もともと弊社は、衣料品の卸売りからスタートしています。私が大手旅行会社で添乗員として働いていたときに、海外の衣料品を仕入れ日本で販売するビジネスを始めました。その後、添乗員時代にお世話になった旅行会社からの依頼がきっかけで、修学旅行の荷物配送を請け負うようになりました。他社があまり参入していない分野なのもあり、本格的に取り組むようになり、今に至ります。

荷物の配送状況の報告をこまめに行うなどの配慮が評価され、東京都や神奈川県の中学校を中心に、多くの学校からお問い合わせをいただいております。特に東北地方に関しては、95％と高いシェアを占めており、弊社のメイン事業といえるまでに成長しました。

スマートOCRを導入する前の貴社の課題はどのようなものだったのでしょうか？

小田嶋さん：修学旅行の荷物配送の受注フローは、旅行会社からFAXで送られてきた発注書に記載されている学校名・日時・旅程をもとに、弊社で受注確認書を新たに作成し、FAXで送信。アプリに情報を入力して共有するという流れです。1日あたりの件数は約15件です。

スマートOCRを導入する前は、1件あたり15分ほど作業時間がかかっていました。担当者は私1人で他の業務もしながら作業しているので、1日何十件もFAXが来ると、なかなか回りませんでしたね。特に、修学旅行が多い5月・6月は、1月あたり100件弱の発注書が来るので非常に大変でした。

新しい人材を入れても業務を教えるのに時間がかかりますし、せっかく教えても退職してしまう場合もあり、コストが無駄になっていました。また、ヒューマンエラーがどうしても起きてしまうのもネックです。なかなか打開策を見出せなかったというのが導入前の状況でした。

スマートOCRを導入した経緯と決め手をお聞かせください。

米澤さん：発注書処理の業務改善を目指し、システム化を検討していた時に、コンサルティング会社から、紹介されてスマートOCRを知ったのがきっかけです。

コンサルティング会社から何社か候補をいただいて、私が順次問合せをしました。インフォディオさんは一番レスポンスが早く、説明がわかりやすかったです。私たちはデジタルに詳しくないので、専門用語を使いすぎずに説明してくれるのも好印象でした。

無料トライアルが100枚までできて納得するまで試せた点、営業担当者との距離が近く不明点などを聞きやすかった点が決め手となり、導入を決めました。

無料トライアルが充実しているのは、それだけ「使えば便利さがわかってもらえる」と性能に自信があるからだと思います。実際に使ってみると、性能の高さを実感できました。

作業時間が約半分に。今後は他の書類にも活用していきたい

スマートOCR導入による効果を教えてください。

小田嶋さん：導入後のフローは、お客様からFAXでいただいた発注書をスマートOCRでスキャンしてアップロードを行い、Excelデータに転記するという流れです。

1件あたりの作業時間は約半分になり、入力ミスも導入前と比べて減りました。手書き部分の細かい読み取りは完ぺきとはいかないので、多少修正は発生していますが、初めから手入力するよりもずっと早くて楽ですね。

特にピーク時は、非常に頼りになると感じています。ピーク時の処理件数は、1ヶ月100件です。スマートOCRの導入前は、1件あたりの処理時間は15分だったので、月に25時間を費やしていた計算になります。導入の結果、発注書処理の時間が半分になり、1ヶ月あたり10時間以上も作業時間を短縮できました。

今後のビジネスの展望についてお聞かせください。

米澤さん：修学旅行の荷物配送のニーズがいつまで続くかわからないので、これまで培ったノウハウを活かして、インバウンドに関連する荷物の輸送など、今後は海外にも目を向けていきたいですね。海外から古着を買い付けているため、その人脈も活かせるのではと考えています。東南アジア全域からのインバウンドが増えている印象なので、積極的に取り組んでいく予定です。

また、現在は旅行会社1社分の注文書のみにスマートOCRを活用していますが、今後は他の旅行会社からの発注書やクラスTシャツの注文書にも活用できたらと考えています。それらの書類は手書き文字の比率が高いため、読み取りの精度の点で導入をためらっていました。

しかし、インフォディオさんが設定やフォーマットづくりなどをサポートしてくれるとのことなので、試してみるつもりです。今回、スマートOCRの導入によって、満足の行く結果を出せました。他の書類にも導入できれば、業務効率が大幅に向上すると考えています。新しい事業にも積極的に活用していきたいですね。

※インタビューの内容は取材時のものになります。