1998年に設立された株式会社エステムプランニングは、 大阪市に本社を置く不動産総合デベロッパー、株式会社日商エステムのグループ会社です。主に投資用の分譲マンションの賃貸管理を行っています。
入居者が退去した後に必要となる原状回復費用の見積もりを協力業者から受け取り、マンションオーナー宛に内装工事の見積書を発行するための入力作業で、スマートOCRを活用しています。
スマートOCRを導入して、協力業者ごとにフォーマットの異なる見積書の入力時間が最大で約90%短縮できました。スピーディーな入退去を支える“縁の下の力持ち業務”に欠かせない存在だと話してくださいました。

※本記事では、お客さまの社内規程に基づき、お名前をイニシャルにて表記しております。また、判別を容易にするため、本文中では一部お名前の頭文字を使用しております。

繁忙期は1週間以上かかった入力作業が2～3日で完了。導入直後から効果を実感

初めに貴社の事業内容を教えていただけますでしょうか

経理 S係長： 当社は不動産総合デベロッパー「株式会社日商エステム」のグループ会社です。 主な事業は日商エステムが開発・販売した投資用の分譲マンションの賃貸管理業です。 大阪を中心とした関西地方や東京を中心とした関東地方、そのほか愛知、広島、福岡県で約1万5000戸の物件を管理しています。 2025年6月期の売上高は約154億円で、収益の大半はサブリース関連が占めており、内装工事、保険料収入などが続きます。

みなさまのご担当業務を教えていただけますか

Mさん： 私は工事管理の部署で、オーナーさま宛の内装工事の見積書や請求書などの書類を作成しています。 見積書作成の過程で、協力業者さんから原状回復費用の見積もりを受け取り、 その内容をいったん当社のシステムに入力する作業でスマートOCRを使っています。

システム T係長： 私は日商エステムのシステム課に所属しています。 この自社ビルに入居するグループ会社全社のネットワーク関連やPC端末・機材の管理、メンテナンスなどが私の業務です。

経理 S係長： 私は実務担当のMさんの上司で、家賃保証に関する業務なども担っています。

スマートOCRを導入して5年目ですね。どのように使っていらっしゃいますか

システム T係長： システム側の流れをお話しすると、協力業者さんからの見積書はメールやFAXで届きます。 約6:4の割合です。受け取ったらPDFにして専用フォルダに保存するルールです。フォルダはスマートOCR LOADER（Windows PCアプリ）が監視しており、 30分間隔で自動アップロードする設定にしています。
OCR処理後、自動ダウンロードされたデータは確認作業を経て、RPAでシステムにインポートする流れになっています。

Mさん： 私はCSVでダウンロードしたデータをエクセルで確認・修正し、再びCSVにしてRPAでシステムに反映した後、オーナーさま宛の見積書を作成しています。

オーナーさまへの見積書を作るために、まずは協力業者さんからの見積書の入力が必要なのですね。スマートOCRを導入するまではどのように処理していたのでしょうか

Mさん： 1枚1枚、届いた見積書を目視で確認しながらシステムに手入力していました。 全国の協力業者さんの見積書が集まるため月平均約200枚、繁忙期は300～400枚あります。 部屋数に比例して項目数も増えますので、1件が3～4枚にわたることもあります。 項目が似通っていて、例えばクロス張替えだけでも「洋室壁」「洗面所壁」など同じような内容が10行ほど並ぶと入力ミスが発生しやすくなり、とても時間がかかっていました。
特に月末の退去が多く、協力業者さんはオーナーさまの了承を得てからでないと工事に入れません。入居が翌月すぐに控えている場合もあり、 少しでも早く入力して見積書を発行しなければ工事が遅れてしまうので、周りが声をかけるのもためらうほどピリピリしながら入力していました。

それでスマートOCRを入れることになったんですね

Mさん： はい。業務改善に取り組んでいた当時の上司が、手入力は時間がかかり効率もよくない、ミスも起こるということで導入を進めてくれました。

導入してみていかがだったでしょうか

Mさん： 膨大な書類も一瞬でデータ化できることがとてもありがたかったです。 手入力だと、繁忙期は1日8時間フルで入力作業をしても1週間以上かかっていたのが、 導入後はチェックまで含めても2～3日で終わるようになりました。 手入力だと1件入力するのに20～30分かかることもあったため、最大90%の時間削減です。
OCRを知らなかったので、こんなに便利なものがあるのかと驚きました。

縁の下の力持ちに欠かせない存在。要望を解決してくれたサポートにも満足

では４年間、順調にお使いいただいていたのですね

Mさん： 実はそうでもなくて・・・。導入直後はほぼ読み取れていて、効果を実感していました。 ところどころ修正を加えるだけなので２～３分で完了していたのですが、だんだん読み取れないものが増えてきたんです。 時にはエクセルで開くと何もデータがないこともありました。
4年の間に取引先が20社ほど増え、それぞれ書式が違います。 導入時のテンプレートでは対応できなくなっていたからだと思いますが、 当時の上司が異動した後だったのでどうすればいいのかわかりませんでした。

読み取れていないものはどのように対応していたのですか

Mさん： 開いたエクセルの空欄に手入力していました。 導入前に戻ってしまった感もありましたが、読み取れるものもあるので、 仕方がないのかなと思いながら数年間手入力を続けていました。

経理 S係長： 導入前に比べれば何かしら良くなり楽にはなっているので、状況が変わって読み取りができなくなっても、 どうしようもないのだろうと思っていました。

ご不便を感じた期間があって申し訳ありません

経理 S係長： 相談できるという発想がなかったのですが、2カ月ほど前、カスタマーサクセス部の担当の方から困っていることはないかという連絡がありました。 読み取れない見積書があることを伝え確認してもらったところ、テンプレートを調整してくれ、1～2週間で解決しました。

Mさん： その連絡をきっかけにこちらの要望を伝えたんです。 メールのレスポンスも早く、要望に対してもひとつずつ丁寧に解決策を提示してくれました。 きめ細やかなサポートで以前のように数分の処理で済むようになり、大変助かりました。

そう言っていただけてありがたいです。 カスタマーサクセス部の担当のほか、サポート窓口もありますので、お困りごとやご要望は遠慮なくご連絡いただき、機能を十分にお使いいただきたいと思います。 現在は使っていてどのように感じていらっしゃいますか

Mさん： 業務時間短縮のために欠かせない存在です。オーナーさま宛の見積書を作成した後、営業担当者がオーナーさまと打ち合わせをして原状回復箇所を変更することがあります。 項目を削除する場合、手入力していた頃は苦労して入力したデータが削除になると、時間の大きなロスを感じていました。
今はスマートOCRが一瞬でデータ化した部分ですので、時間のロスにはなりません。 ただ、早くできるようになると、営業担当者からはもっと早くという要望も出てきます。スマートOCRがあるからこそできる対応で、縁の下の力持ちの相棒だなと感じます。

システム T係長： スマートOCRは紙ベースの見積書をデータ化しRPAでシステムに入れることができるので、当社のシステムとの相性の良さを感じています。

ありがとうございます。ほかの業務にも使える可能性はありそうでしょうか

経理 S係長： オーナーさまが住むマンションについて、オーナーさま向けのオプション工事を提案する機会があります。 その際に使用する手書きの注文書も読み込んで処理できるとありがたいです。

システム T係長：グループ会社の手入力作業がある部署で活用できそうです。

スマートOCRは手書き文字にも高い認識精度を誇りますので、試しにアップロードして読み取り精度を確認していただけたらと思います。 グループ会社さまの業務効率化にもお役に立てることを願っています。
インフォディオへのご要望や期待することなどはありますでしょうか

Mさん： 将来的に100%の精度になって、修正が不要になることを期待しています。

システム T係長： テンプレート作成の敷居が高いと感じます。 生成AIなどで、項目名を入力すれば自動で判断して作成してくれるとうれしいです。 また、システムのアップデートはインストーラーなどで簡単にできるとありがたいです。

貴重なご意見ありがとうございます。 開発部に連携します。ご要望が実現するまでのテンプレート作成は、既存のテンプレートをコピーすると少しの調整で済む場合もあります。 作成にお困りの際は遠慮なくご連絡ください。
貴社の今後の目標を教えていただけますか

経理 S係長： 当社は第30期にあたる2028年6月期に売上高192億円、管理戸数1万8500戸を目指しています。 目標達成には入退去をスムーズにすることも不可欠ですので、スマートOCRを使うメンバーを育てながら、 これからも末永く使っていきたいと思っています。

※インタビューの内容は取材時のものになります。