1990年に設立した株式会社エプコは、主に住宅・建築業界向けに設計・メンテナンス・再生可能エネルギー関連などのサービスを提供しています。本社を東京に置き、金沢、沖縄を拠点とするオペレーションセンターと、国内外に５つの関連会社や連結子会社があります。
沖縄のオペレーションセンターには、住宅のアフターメンテナンス依頼が全国から集まり、対応するFAXは月に20000枚近くに上ります。修理依頼に基づく進捗報告書や完了報告書といった一連のFAXをCRMシステムに入力する作業を効率化しようと、スマートOCRを導入。運用を開始してわずか半年、入力時間は約65％削減され、トータルの処理スピードは最大で12倍になりました。入力の効率化にとどまらず、ペーパーレスの実現や派生する作業も削減という効果が表れています。

シェアの高いAI-OCRを探した
キー・バリュー方式の抽出が分かりやすく、設定も簡単

初めに貴社の事業内容を教えていただけますでしょうか

島尻さん： 当社は主に、住宅・建築業界向けのサービス業を展開しています。3つの事業を柱としており、一つ目は創業背景でもある住宅の給排水・電気設備の設計やコンサルティングを行う設計サービス、二つ目はコールセンター・顧客管理・住宅のアフター対応を行うメンテナンスサービス、三つ目は太陽光や蓄電池、EV充電などの設備を設置・運用する再エネサービスです。
設計から施工、さらにアフターサービスまで、住宅ライフサイクルを一気通貫で支援できるのが特徴です。2025年12月末日時点の社員数は連結含め797名、25年12月期の売上高は62億5200万円でした。

お二人の業務内容を教えていただけますか

島尻さん： 私はメンテナンスサービス部門の第１グループに所属しています。主に戸建て住宅にお住いの方からのお困りごとなどを受け付け、ハウスメーカーや工務店に対応を依頼し、進捗管理する部署です。電話やFAX、メールなどの手段を使います。
スマートOCRを導入してからは、テンプレート作成を私が担当し、グループの業務効率化を進めています。

青木さん： 私は島尻が所属する第１グループが使うシステムを開発しています。お客さまからの入電をCRMシステムに連携させ、オペレーターが画面を見ながら即時対応できるようにしたり、問い合わせ内容を取りまとめて業者の方に依頼するFAXやメールを自動送信するシステムを構築したりしています。
スマートOCRの導入では、CSVデータをCRMシステムに取り込み、顧客データと紐づけて登録するまでの開発を行いました。

スマートOCRを導入することになったきっかけを教えていただけますか

島尻さん： 当社では25年4月からDX推進の取り組みである「H-M2.0」プロジェクトが始動しています。私の部署では1カ月に15000～20000枚のFAXが届きます。プリントアウトしてCRMシステムに手入力する業務にかなり多くの時間と人員を割いていたため、業務効率化とペーパーレス化のためのツールを探すことになりました。

青木さん： 島尻から相談を受けOCRを導入するのがいいと考えて、WEBで「AIOCR シェア高い」の２つのキーワードで検索しました。シェアが高いということは多くの導入実績があるということなので、間違いないだろうと思ってのことです。
重視したのは手書きを含めた読み取り精度と、異なるフォーマットの帳票にも対応できるかということと、コストの3点です。3製品ほど資料請求をしました。

それぞれの製品をどのように比較されましたか

青木さん： 1社はコスト面で希望と合わず資料請求まででしたが、スマートOCRともう一つの製品はオンラインで説明を受けた後、無料トライアルを行いました。

島尻さん： どちらも同じタイミングでのトライアルだったので、手書きが含まれた同じFAXで読み取り精度を比較することができました。
テンプレート設定では、スマートOCRは細やかな設定機能が備わっている印象で、難なく項目が抽出できましたが、もう一つの製品は営業の方にテンプレート作成をサポートしてもらったものの、項目が抽出できないといったことがありました。
スマートOCRのキー・バリュー方式の抽出方法は分かりやすく、すぐに理解できましたし、設定もスムーズでした。
さらっと設定できて、手書きの読み取り精度も良かったので、「ここだね」とすんなり決まりました。

青木さん： システム側の観点では、スマートOCR LOADERも決め手になりました。アップロードからダウンロードまで自動化できるアプリは、API開発が不要になるので大きなメリットでした。

ありがとうございます。導入後はすぐに使い始められましたか

青木さん： 導入から2カ月間は、どのようにCRMと連携させるか島尻と相談しながら、システム側の構築を行いました。

島尻さん： 私はその間、各社ごとのテンプレートを作成し、2か月後の運用開始時には50テンプレートが出来上がっていました。複製して作れるのは便利ですね。

それぞれ準備を整えて実運用に臨まれたのですね。現在どのような流れで処理をしているのか教えていただけますか

青木さん： まずFAXで届いた帳票は、自動でデータベースに登録します。登録した帳票をスマートOCR LOADERを使って5分間隔でアップロードしています。OCR処理後、CSV出力したデータをCRMシステム側から取りにいっています。
CRMシステム側では、1画面で①データベース登録一覧、②受け付けた依頼の内容、③スマートOCRで抽出したデータ、④FAXのオリジナル画像――、の４つを見ることができます。この画面では、②と④が同じ顧客の案件であることと、スマートOCRの読み取り確認を行います。
読み取り確認は、③と④を目視で比べ、正しければそのままで、読み取りミスがあれば修正をかけて送信ボタンを押し、顧客データに反映させます。スマートOCRを導入して、FAXの入力で人が関わるのはこの確認だけになりました。
完全自動化もできますが、お客さま情報は取り違えがあると大きな問題になりますので、登録前に目視確認を入れることにしました。
どうすれば簡単に目視確認ができるか相談を重ね、画面を切り替えず①～④を1画面で操作できるように作っています。

入力工数が3分の１になり、派生する作業も削減された
生み出した人員や時間を新業務、新事業に配置していきたい

導入前と導入後を比較してどのような変化がありましたか

島尻さん： 行っていた作業は、一日平均500枚超のFAXを当日中にシステム登録することです。導入前はプリントアウトしたFAXを手作業で振り分け、8時から23時までの日中時間帯でシステムに手入力し、平均処理枚数は4人工で326枚でした。さばききれないものは23時から翌朝8時までの深夜勤務メンバーが対応していました。
当日中に登録するといっても、手入力では数時間後の対応になることもあります。催促や確認の電話がかかり、未入力のFAXを探して対応することもありました。
導入後は同じく日中時間帯で、平均処理枚数は2人工で432枚になりました。一人当たり81.5枚だった処理が216枚となり、1枚の入力時間が約3分の1に短縮、約65％の削減です。日中時間帯での処理枚数が増加したことで深夜勤務メンバーの処理枚数が減り、それぞれ他業務への対応が可能になりました。
全体を通してもFAX受信から登録まで最大で半日、6時間かかっていたとして、今では遅くとも20～30分以内に完了します。前後の2つの自動化システムと組み合わせてのことですが、約12倍のスピードです。催促や確認の電話がかかってくることはなくなりましたし、そのための諸対応もなくなりました。派生する業務も削減されたことは大きなメリットですね。
もちろんFAXのプリントアウトがなくなってペーパーレスも実現しています。

実際に使用している方たちの感想はいかがでしょうか

島尻さん： 手入力が大幅に減り、CRMシステムの確認画面でスマートOCRの読み取りに修正がある時に対応する程度なので、長文の手入力をしていた頃に比べて格段に楽になったと喜んでいます。 処理が早くなり、担当者はほかの業務に時間を割くことができるようになりました。
プリントアウトがなくなったことで、振り分けやシュレッダー作業もなくなっています。

スマートOCRで便利だと思う機能、気に入っている機能はありますでしょうか

青木さん： やはりスマートOCR LOADERでの自動処理ですね。API開発が不要なのはとても気に入っています。

島尻さん： 細やかなテンプレート設定で、抽出文字の結合や正規表現を使用した抽出ができることです。

弊社のサポート体制はいかがでしょうか

青木さん： 難易度の高いテンプレート設定をサポートデスクに相談したことがあります。レスポンスが早く早期に解決することができ、大変助かりました。

スマートOCRはほかの業務でも活用できそうでしょうか

島尻さん： FAXの手入力を行っているほかのチームにも横展開できそうです。また、アンケートの入力業務でも使えるのではないかと思います。

スマートOCRで実現したい目標への到達度は、現時点でどのくらいでしょうか

島尻さん： 現在テンプレート対応ができているものが全体の70％くらいです。30％は手入力しているので、残りの作成を進めているところです。目標は完全自動化です。読み取り精度をもう少し向上するために、テンプレート設定の見直しや誤り辞書登録の機能を活用しようと思っています。

インフォディオへのご要望はありますか

島尻さん： 手書き文字や半角カタカナの読み取り精度の向上と、引き継ぎに使えるくらいの操作手順を記載したマニュアルがあるとありがたいです。

担当部署と共有しご要望に沿えるようにいたします。今後の目標を教えてください

島尻さん： 現在のメンテナンス業務を半分の人員で遂行できる業務改革、DX化を行い、もう半分の人員を新業務、新分野、新会社への配置を実現させて、「H-M2.0」を完遂させることです。
スマートOCRを横展開して、効率化を推進したいと考えています。

プロジェクトの完遂と貴社のさらなる発展のためにお役に立てるよう、私たちも製品の性能やサポート体制の強化に努めてまいります

※インタビューの内容は取材時のものになります。