ペッツファースト＆グレイス少額短期保険株式会社は、 ペットに最良の医療を選択できるようにと設立されたペット専用の保険会社です。飼い主は動物病院で受け取った診療明細書を写真に撮り、 同社の専用アプリにアップロードして保険の申請を行います。病院によって診療明細書のフォーマットが異なる上、撮影する角度や大きさ、明るさもさまざま。 アップロードされた写真を見ながらシステムに必要事項を手入力する負担は大きく、写真からの文字入力を効率化するためにスマートOCRを導入しました。事業を開始してわずか10カ月で月約3000枚を超える診療明細書が届いていますが、 スピーディーかつ正確に処理し、審査業務も滞りなく行われています。

写真データを見ながらの入力を自動化したい。精度とスピード重視でAI-OCRを探した

初めに貴社の事業内容とお二人の業務を教えていただけますでしょうか

齋藤さん：当社はペット専門の保険会社です。 ペットが病気やけがをした際に飼い主の方が経済的な不安を感じることなく最良の医療を選択できる環境を提供したいという想いから、 ペットの総合企業であるペッツファーストグループによって設立されました。約2年半の準備期間を経て、2025年2月から事業を開始しています。 田中は主にシステムを担当し、私は主に保険金の手続きを担当しています。

なぜAI-OCRを導入しようと思われたのですか

田中さん：保険請求は、飼い主の方が動物病院で発行された診療明細書を写真に撮り、 専用アプリからアップロードして申請します。私たちはその写真に写っている診療明細書の内容を基幹システムに入力し審査・査定を行います。 スピーディーな対応のためには、写真からの文字起こしは必須のプロセスでした。

齋藤さん：写真の内容を一つひとつ確認しながらの手入力は効率が悪く、 請求件数が増加するといずれ追いつかなくなります。IT関連に詳しい上司が、 文字を読み取り自動入力するAI-OCRというツールがあることを教えてくれました。webで調べるとかなり多くの製品があったので、 早速それぞれの特徴をホームページで確認し10社以上に資料請求して、検討を開始しました。

どのようにして選定を進めましたか

齋藤さん：資料請求して連絡をくれた会社に目的を伝え、できるかどうか確認しました。
「難しそうだ」と終わってしまう会社もありましたし、「試させてほしい」と言われ、 サンプルを渡して試してもらったところもありました。読み取った結果を見て判断し、トライアルが可能なところはトライアルも行いました。

選定には何を重視したのでしょうか

田中さん：スピードと読み取り精度の高さは必須条件でした。 特に読み取り精度に大きく影響する写真の撮り方は人によってさまざまで、テーブルに置いたり手に持ったりと、 それぞれ違います。撮る場所によっても明るさに差が出るため、どのような撮り方でも高精度に読み取れることは重要でした。 また、診療明細書は病院ごとにフォーマットが異なるので、多種多様なフォーマットでも手間をかけずにテンプレート作成ができることや、 自分でも楽に作れることは重視しました。

スマートOCRを選んだ決め手を教えてください

齋藤さん：実際の操作まで無料でトライアルできたのはインフォディオだけだったのですが、 操作も分かりやすく、スピードに伴う読み取り精度の高さ、コスト面も比較してスマートOCRに決めました。 トライアルの時に作ってくれたサンプルのテンプレートで設定方法を確認できましたし、 比較検討のために他社製品にできることがスマートOCRにもできるのか、一つひとつ質問したこともクリアしたので、安心して導入できました。

月3000枚超を人に依存せず処理。自動振り分け機能で最適なテンプレートを選択

実際に使ってみていかがだったでしょうか

田中さん：実は開業前の準備期間中に導入を済ませたかったのですが、 選定が間に合わず、事業開始後3カ月間ほど一人で1日5時間以上かけて手入力していました。 スマートOCR導入後は50%以上の業務効率化になった実感があります。保険加入も右肩上がりで、 今では処理枚数が月に約3000枚を超え、導入時の10倍近くになり3人で対応しています。
3人ともほかの業務との兼任で、月曜日には金、土、日曜日の3日分の処理が発生しますが、 その日のうちに読み取り確認、CSVダウンロード、RPAで基幹システムに流し込むまで終えることができています。

齋藤さん：導入して感じたのは、処理が人に依存しないということです。 手入力だと人によってスピードに差が出ますし、誰かが休んだ時に処理が遅れるかもしれません。 スマートOCRがあればそのような懸念はなく一人でもその日の処理を終わらせられるので、不安になることはありません。
入力時間の短縮で審査・査定に進むまでの時間も早く、書類の不備に対応する時間も大幅に短縮できています。 スピード感のある審査業務につながっており大変助かっています。

導入わずか半年で業務効率化を実感していただけて何よりです。気に入っているところはありますか

田中さん：テンプレートをコピーして、柔軟に加工して増やせるところはいいですね。 トライアル時に作ってもらったテンプレートを増やし、今は13種類のテンプレートをメインで使っています。 自動振り分け機能で複数の病院の診療明細書を1つのテンプレートに割り当てられるのもずいぶん助かっています。
また、病院によって税込・税抜の表記がまちまちなので数式を作り、チェック用の項目としてテンプレートに追加できるのも便利です。

齋藤さん：設定のカスタマイズがしやすいのもいいですね。 読み取った文字列から単位などの不要な部分を削除して、必要な数値だけをテンプレートに抽出できるところも気に入っています。
精度の高さと使い勝手の良さは全員一致で気に入っている部分です。スマートOCRにしてよかったと思います。

たくさん気に入ってくださりありがとうございます。ほかにもスマートOCRが使えそうな業務はありますか

田中さん：紙ベースで届く保険契約申込書にも使えそうです。 まだ手入力で対応できているので、後回しになってしまっていますが、今後テンプレートを作成してみようと思っています。

ありがとうございます。新しいテンプレート作成はサポート窓口や、以前ご利用くださったハンズオンレクチャー*1も引き続きご活用ください。今後の貴社の目標を教えていただけますか

齋藤さん：保険契約の増加に伴い拡大する保険事務業務に対し、 AI査定を始めとする最新のデジタル技術を積極的に活用して業務の高度化・効率化を推進したいと思っています。
これにより、少人数でも高品質で安定的な保険運営が可能な体制を確立し、持続的な成長と顧客満足度の向上を目指していきます。

貴社のさらなる発展と目標達成のお役に立てるよう、引き続きご要望にお応えできる製品を開発してまいります

※インタビューの内容は取材時のものになります。