VALX株式会社は2006年、WEBページやロゴ制作の会社としてスタートしました（旧社名 株式会社レバレッジ）。自社メディアを展開し、パーソナルジムの総合メディアとして日本最大規模に成長した後、通販事業に進出。現在はサプリメントとジムを2本柱に、フィットネス業界で大きな存在感を示しています。サプリメントの販路拡大に伴い、発注書の手入力作業が大きな課題になり、スマートOCRを導入した結果、出荷担当部署に連携するまでの時間が３分の１に短縮されました。
さらに読み取り精度の高さに着目し、キャンペーン応募レシートの判定にも活用。これまで発生していた個別の内容確認や応募者からの問い合わせ対応もほぼなくなりました。生み出した時間で新規商談に出かけられるようになって、業績も好調とのことです。

サプリメントの販売を店舗でも開始
受注の増加に比例してミスも増えてしまった

初めに貴社の事業内容を教えていただけますでしょうか

薮田さん： 当社はフィットネスブランドVALXバルクスを掲げ、サプリメントの開発販売とVALXGYMバルクスジムを運営しています。2006年創業時の社名は「株式会社レバレッジ」で、WEBページとロゴの制作を行っていました。次なる挑戦として16年に自社メディア「ダイエットコンシェルジュ」を開設し、翌年にはパーソナルトレーナーの総合メディア「トレーナーエージェンシー」をリリースしました。
さらに19年、身体づくりに必要なアミノ酸「EAA9」の販売を始め、翌20年にサプリメント通販事業に本格的に進出しました。22年にはVALXGYMをオープンし、社名をブランド名に変更。現在はサプリメントとジムを2本柱として、フィットネス業界で事業を展開しています。社員数は約40名です。

お二人の業務内容を教えていただけますか

薮田さん： 私は卸課とSCM（サプライチェーンマネジメント）課の課長を兼務しています。卸課では、卸問屋や小売先との商談、出荷、請求、納品といった一連の流れを滞りなく行うためのマネジメントをしています。SCM課では、サプリメントの材料からパッケージの選定までに加え、顧客に商品が届くまでの販路を出荷担当部署と連携して、マネジメントしています。責任者として全体を見つつ、各メンバーとともに事業を遂行しています。

播間さん： 私は卸課で営業事務を担当し、スマートOCRを使った受注処理や納品書発行までの事務処理を行っています。

スマートOCRを導入することになったきっかけを教えていただけますか

薮田さん： ECサイトのみで販売していたサプリメントを、24年から店舗でも販売開始しました。当初1社だった取引先が徐々に増え、物量も増えていきました。取引先ごとに異なるフォーマットの発注書を播間と2人で手入力、ダブルチェックして、CSVで出荷担当部署に連携して小売先まで納品していましたが、作業量の増加に比例してミスも増えていきました。
ほかの業務も圧迫され、新規商談もままならない状態だったので、いずれかの作業を楽にできないかと検討したのがきっかけです。
生成AIや変換ツールを使って発注書のPDFをエクセル化することを試したもののミスがあり、目視チェックも必要となり、大きな効果は期待できそうにありませんでした。
そこでOCR製品を探すことにしたんです。「OCR 発注書」で検索したと思います。多くの製品資料を比較検討して3社に絞り、トライアルに進みました。

「精度高く読み取って人の手を放す」
受注処理時間が３分の１になりフォロー業務もなくなった

3社を比較していかがだったでしょうか

薮田さん： 入力に一番時間のかかる発注書で試したところ、A社は20％ほど、B社は30％ほどの読み取りミスがありました。インフォディオのミスはゼロ。100％正しく読み取れていました。
費用の面では、A社やB社に比べて少し単価が高かったですが、導入の一番の目的は「精度高く読み取って、人の手を放すこと」だったので、精度優先でスマートOCRにしました。
UIも分かりやすく、トライアルの段階でも自分たちでテンプレートをカスタマイズできた操作性の良さも選んだ理由です。

導入して７カ月ですが、導入前と比較していかがでしょうか

薮田さん： 導入前は1受注2時間かかる処理もありました。入力に1時間、ダブルチェックに1時間です。月60時間ほどかかっていた受注処理が今は20時間くらいになりました。
一日中必死で手入力をしていた頃は、一時期ミスが頻発して取引先からお叱りを受けることもありましたし、納品差異による返送依頼や追送作業といったフォロー業務が発生していました。
この7カ月間、スマートOCRの読み取りミスはゼロです。処理時間が３分の１になっただけでなく、ミスを挽回するためのフォロー業務もなくなっています。
これから先、さらに取引先が増えても安心して対応できそうです。

ミスへの恐れがなくなり心理的な安定が生まれた
創出した時間で新規商談ができ業績も好調

スマートOCRを使用した感想をお聞かせください

播間さん： スマートOCR導入前は、週の前半は発注書の入力作業だけで終わる日々でした。
お昼休憩もそこそこに、何度確認してもミスが見つかり、声を掛けられるたびに「また間違ったのかも」と反射的に思うほどでした。
さらに納品日ごろに取引先から電話が来ると、「ダブルチェックもすり抜けて出荷数に間違いがあったのかもしれない」と想像してしまっていました。
今はスマートOCRが100％完璧に読み取ってくれるので、ミスを恐れる心理的な負担がなくなりましたし、取引先からの電話にもおびえなくなりました。チェックする薮田の負担も減らせていると思います。
発注書の処理と並行してほかの業務を行えるようにもなりました。

薮田さん： 播間にも私にも心理的な安定が生まれ、精神的なプレッシャーから解放されているのは大きなメリットです。以前は作業が滞るので外出も控えていましたが、今は安心して新規商談に出かけられますし、新しい取り組みに使える時間も増え、業績も好調で最高です！

効率化だけでなく、気持ちの面でも業績の上でもプラスになったのですね。気に入っている機能はありますか

薮田さん： 一番は読み取り精度です。それからテンプレートを直感で作成できるところや、テンプレートの自動振り分け機能も気に入っています。
スマートOCR LOADERアプリもいいですね。CSVダウンロード後の財務経理課とのファイル共有もスムーズになり、社内の業務フローにも貢献できています。

レシートから対象商品や金額を抽出しリネーム出力
当選確認時間が80％以上短縮できた

ところで、発注書以外でもスマートOCRをご活用いただいたんですよね

薮田さん： はい、春にVALX商品を購入したレシートで応募するキャンペーンを約2カ月実施した際、レシートから対象商品を抽出して応募条件を満たしているかを判定する作業にスマートOCRを使いました。
昨年までは専用ツールを使っていたのですが、読み取りに不具合が発生すると個別フォローが必要だったり、電話での問い合わせも発生したりしていました。
専用ツールはいい面もありましたが、高コストだったこともあり、試しにレシートの写真をスマートOCRにアップロードしたところ、高い精度で読み取ってくれました。もしかするとスマートOCRでできるのかもしれないと、サポートチケットを使ってテンプレート作成を依頼しました。

どのように抽出するテンプレートだったのでしょうか

薮田さん： キャンペーンへの応募はVALX商品の購入金額が5000円以上という条件なので、お客さまが写真に撮ってアップロードしたレシートからVALX商品の金額を抽出するテンプレートです。抽出後CSVダウンロードしたファイルを開かなくても一目で確認できるように、購入日と合計金額がファイル名になるように設定してもらいました。
読み取りエラーや条件を満たしていない場合もファイル名を見るだけで分かるため、そのファイルのレシート画像だけを確認すればよく、当選確認作業が大幅に減りましたし、応募者からの問い合わせもほぼなくなりました。

キャンペーンレシートではどのくらい効率化できましたか

薮田さん： 確認作業に1日2時間割いたとしても専用ツールよりコストは抑えられる計算だったので、2時間程度を想定していましたが、実際はエラーの際の個別連絡を含めても10～20分しかかかりませんでした。
専用ツールではチェックに1日1時間程度かかっていたので、最大で50分、80％以上の時間短縮です。
コストを大幅に削減でき、問い合わせ対応などの派生する業務もなくなり、社内からもとても喜ばれました。同じ大変さを感じている会社があれば紹介したいくらいです。次のキャンペーンでもまたスマートOCRを使います。

ありがとうございます。継続してご活用いただけるのが何よりの評価です。

目標の達成度は100％以上でサポート体制にも大満足
ほかの帳票にも活用を広げたい

弊社のサポート体制はいかがでしょうか

薮田さん： 非常に満足しています！トライアルの時も一番親切でした。苦手意識を持たず積極的に使えているのは、分からないことも営業の方が一つひとつ丁寧に教えてくれたおかげです。
今はカスタマーサクセス部の担当の方にメールなどで十分対応してもらっていますし、テンプレート作成を依頼した時には、キャンペーン開始まであまり時間のない中、サポートチームの方が迅速に要望通りのテンプレートを作ってくれました。

当初の目標に対して達成度はどのくらいでしょうか

薮田さん： 100％以上です。発注書で100％、それ以上の分はレシートの読み取り分です。
一番大変だった発注書で100％達成できたので、今は欲が出て、納品書や請求書まで広げていけたらと思っています。

播間さん： 私は出荷担当部署との連携をもっと効率化できるのではと思い、次はマスター連携機能を使って、発注書上には記載がない出荷先住所をスマートOCR上で補完した、CSVデータを作成したいと思っています。

今後の貴社の目標を教えてください

薮田さん： 当社の目標は「プロテイン市場でNo.1になること」です。そのためにはエンドユーザーにはもちろん、取引先との約束を守り、信頼される安心安全の取引を続けていくことが必要です。
先日、取引先からの久しぶりの電話で「最近ミスをしなくなったね」と言われたんですよ。
読み取りミスゼロのスマートOCRを使って、No.１を獲りにいきたいです。

※インタビューの内容は取材時のものになります。